ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Делегирование полномочий и обязанностей: что это такое, основные принципы

Делегирование полномочий — это передача некоторых задач или функций руководителя другим сотрудникам. Необходимость в делегировании появляется, когда количество обязанностей управленца растет вместе с бизнесом или проектом.

Принцип делегирования заключается в постепенном освобождении руководителя от работы, которую способны выполнить другие сотрудники. Это дает менеджеру возможность сосредоточиться на управленческой работе: развитии бизнеса, планировании, а также организации и контроле работы команды.

Например, копирайтер-фрилансер получает много заказов, с которыми уже не может справиться в одиночку.  Тогда ему приходит идея зарегистрировать ООО, чтобы нанять сотрудников, которым можно будет доверить несложные тексты.

Делегируя часть текущей работы с клиентами, наш копирайтер получит возможность выйти на новый профессиональный уровень: брать более сложные и интересные заказы, заниматься развитием фирмы и прокачивать управленческие навыки, расширять финансовые возможности.   Если дело будет расти, то следующим этапом станет делегирование функций руководителя узким специалистам — юристу, бухгалтеру, маркетологу.

Зачем делегировать полномочия

Чем лучше управленец умеет делегировать, тем эффективнее он как лидер.

У руководителя всегда слишком много задач. И если он пытается все их сделать самостоятельно, то не успевает выполнить и половины, быстро выдыхается и выгорает. Сил на самые сложные, но несрочные задачи, связанные с развитием, уже не остается.

Кроме того, если большое количество процессов завязано на одном человеке, это очень рискованно для компании. Менеджер может заболеть или уволиться, тогда пострадает вся команда.

Если лидер не боится передавать ответственность и делает это правильно, то выигрывают все:

• У делегирующего освобождается время на задачи, которые может и должен решать только он сам.
• Члены команды принимают на себя дополнительную ответственность и получают новые возможности для профессионального роста.
• Повышается уровень доверия руководителя к подчиненным, растет синергия команды (когда совместная работа сотрудников существенно превосходит по результатам простую сумму возможностей каждого из них).

Чтобы использовать все преимущества делегирования, нужно знать, какие именно задачи можно передавать подчиненным и как делать это правильно.

Виды делегируемых полномочий

В классическом менеджменте выделяют два вида делегируемых полномочий — линейные и штабные.

Линейные полномочия передаются по цепочке от топ-менеджера к нижестоящим управленцам, а от них — к непосредственным исполнителям.  Этот тип передачи полномочий характерен для организаций с четкой иерархией уровней управления.

Например, генеральный директор ставит задачи руководителям филиалов. Управляющие филиалов, в свою очередь, назначают ответственных  среди руководителей внутренних подразделений (департаментов по маркетингу, по финансам, по внешним связям и т. п.). Затем начальники отделов выбирают исполнителей среди компетентных сотрудников.

Чтобы при создании цепочки ответственных не возникало путаницы, нужно соблюдать принцип единоначалия и нормы управляемости.

Принцип единоначалия означает, что исполнитель несет ответственность за переданные ему полномочия только перед своим непосредственным руководителем. Принцип работает и в обратную сторону: поручать что-либо сотруднику имеет право только его начальник.

Норма управляемости — оптимальное число сотрудников, которые могут подчиняться одному управленцу. В теории средний показатель нормы управляемости составляет 7-10 человек, на практике он зависит от многих факторов: квалификации сотрудников и руководителя, вида деятельности, уровня стандартизации и автоматизации выполняемых процессов.

Чем больше людей находится под управлением руководителя, тем полнее и четче должны быть прописаны все регламенты в компании или отделе. В большой команде отсутствие структурности и четкого разделения обязанностей приводит к снижению качества результата и недовольству со стороны руководителя и подчиненных.

Анна Георгиевская

Аккаунт-директор Mailfit

В отличие от линейных, штабные полномочия не связаны с управленческой цепочкой.  Это значит, что руководители и сотрудники разных отделов могут делиться полномочиями в обход принципа единоначалия: консультировать друг друга, давать рекомендации, непосредственно участвовать в работе чужого подразделения при решении совместных задач.

Выделяют несколько типов штабных полномочий:

Координационные полномочия связаны с поиском и принятием коллективных решений при проведении совещаний, мозговых штурмов, опросов.

Рекомендательные или консультационные полномочия наделяют их обладателя правом давать рекомендации управленцам и сотрудникам других отделов для решения специфических задач.

Например, сотрудники IT-департамента, которые должны разработать приложение для клиентов компании, могут получить список рекомендаций и требований от штатного юриста. Формально юрист не является их начальником, но в данном случае выполнение его рекомендаций обязательно, так как юрист наделен полномочиями защищать компанию от возможных проблем с законом.

Контрольно-отчетные полномочия — право проводить аудит деятельности руководителей и сотрудников организации. Например, такими полномочиями может быть наделен главный бухгалтер компании. Тогда он вправе запрашивать отчеты об использовании денежных средств или проводить проверки по растрате выделенных финансов.

Основные ошибки при делегировании

Прежде чем перейти к алгоритму правильной постановки задач подчиненным, разберем основные ошибки, которые чаще всего допускают при делегировании.

Игнорировать принцип единоначалия. Нецелесообразно и неэтично давать поручения сотруднику, который находится в непосредственном подчинении у другого руководителя. Даже если задачу ставит генеральный директор, он должен уведомить об этом начальника отдела, в котором работает исполнитель. Это поможет избежать лишней нагрузки на персонал, нарушений графика работы сотрудников и межличностных конфликтов.

Не планировать делегирование заранее. Некоторые управленцы используют делегирование только в тех случаях, когда не успевают что-то сделать сами. Когда сроки поджимают, правильно распределить нагрузку на персонал, четко сформулировать задачи и обсудить с исполнителями нюансы работы просто нет времени. Такой подход приводит к передаче ответственности не в то время, не в те руки и не с тем результатом.

Передавать управленческие функции. Есть обязанности, которые должен выполнять только руководитель. Даже если управленец уверен, что  подчиненные справятся, не стоит перекладывать на них ответственность за принятие стратегических  решений в сфере планирования, кадрового управления или развития бизнеса. Делегировать можно задачи, связанные с рутинными технологическими процессами, сбором и анализом информации, узкоспециализированной деятельностью (бухгалтерия, маркетинг, IT и т.п).

Делегировать без инструкций, сроков и подходящих исполнителей. Просто дать поручение случайному сотруднику утром в коридоре и ждать результатов к обеду — это не делегирование. Результаты работы во  многом зависят от организации процесса передачи задач исполнителю.   Умение делегировать — навык, который нужно развивать.

Как правильно делегировать задачи

Чтобы научиться правильно делегировать задачи, следуйте определенному алгоритму. Он включает в себя поэтапные ответы на вопросы: Что делегировать? Кому? Когда? Как? С каким результатом?

Полезно еще перед этим выписать список задач, с которыми работает руководитель, и выбрать, какие он будет продолжать делать самостоятельно, а какие можно делегировать. После этого стоит оценить объем делегируемых задач и потом уже переходить к алгоритму.

Анна Георгиевская

Аккаунт-директор Mailfit

Что делегировать?

Определите функцию или сформулируйте задачу, которую целесообразно передать.

Процесс делегирования начинается с момента планирования рабочего графика руководителя, когда он расставляет приоритеты и решает, что необходимо сделать самому, а что можно передать подчиненным.

Мы уже выяснили, что делегировать управленческие функции нельзя. В список обязанностей, которые можно поручить кому-то другому, входят:

Повторяющиеся действия, исполнение которых не требует управленческих навыков. Например, руководитель еженедельно вносит в таблицу показатели KPI сотрудников, чтобы контролировать эффективность работы персонала. Так как это действие не требует особых навыков, целесообразно поручить составление таблицы кому-то из подчиненных.

Узкопрофильные задачи, с которыми специалисты этой области разберутся лучше и быстрее. Например, начинающим предпринимателям нередко приходится самим вести бухгалтерию, заниматься рекламой и закупками. Когда доходы позволят расширить штат, лучше передать все эти функции специалистам — бухгалтеру, маркетологу и закупщику.

Сбор информации и аналитика — чуть сложнее, чем рутинная работа, но также не требует непосредственного участия руководителя. Например, сверка показателей KPI из таблицы по эффективности работы сотрудников и составление отчета на основании этих данных; поиск информации о новых партнерах; составление выжимок из исследований и т.п.

Кому?

Выберите подходящего сотрудника для исполнения задачи.

Главные критерии оценки — уровень компетентности и наличие времени на выполнение задания. Задачи должны быть посильными (в соответствии с навыками) и реализуемыми к нужному сроку (в соответствии с текущей нагрузкой исполнителя).

Узкоспециализированные задачи при отсутствии в штате подходящего специалиста можно делегировать подрядчику. Часто на аутсорсинг передают функции, связанные с IT, маркетингом, бухгалтерией, юриспруденцией.

Причины, по которым руководители компаний передают часть функций на аутсорсинг (по данным IAB). Источник

Когда?

Определите точные сроки сдачи работы, если это проект, или временной промежуток рабочего дня или отчетного периода, во время которого нужно будет исполнять переданную функцию.

Обозначить временные рамки важно как для руководителя, который ждет результата к определенному сроку, так и для сотрудника, который должен спланировать свое рабочее время и расставить приоритеты.

Как?

Подготовьте рекомендации или инструкции для исполнителя, которые помогут ему решить поставленную задачу.

Даже самый опытный сотрудник компании при получении нового задания нуждается в разъяснениях. Важно четко сформулировать суть и цель задачи, очертить зону ответственности и полномочий, рассказать о ресурсах, которыми можно воспользоваться, поставить дедлайны, определить критерии успеха/неудачи и ответить на все вопросы исполнителя.

Лучше заранее подготовить инструкции в письменном виде или обучающую презентацию, если задача сложная или новая для сотрудника. Важно также не забыть о мотивационной части: смоделировать ситуацию успешного выполнения поручения и рассказать о выгодах, которые получит исполнитель.

С каким результатом?

Сформулируйте конечный результат, который хотите получить, делегируя обязанности.

Необходимо обозначить, какие цели должны быть достигнуты при делегировании. Для руководителя это может быть оптимизация его рабочего времени и освобождение графика для новых проектов, для исполнителя — повышение профессионального уровня, прохождение испытательного срока или получение новой должности.

Чтобы правильно выстроить процесс делегирования полномочий, нужно потратить время и силы. Но если все сделать как надо, то у менеджера появится больше времени на управленческие задачи, а сотрудники смогут развить новые навыки и вырасти профессионально.

Главные мысли

Делегирование полномочий и обязанностей: что это такое, основные принципы

Делегирование полномочий — это передача некоторых задач или функций руководителя другим сотрудникам. Необходимость в делегировании появляется, когда количество обязанностей управленца растет вместе с бизнесом или проектом.

Принцип делегирования заключается в постепенном освобождении руководителя от работы, которую способны выполнить другие сотрудники. Это дает менеджеру возможность сосредоточиться на управленческой работе: развитии бизнеса, планировании, а также организации и контроле работы команды.

Например, копирайтер-фрилансер получает много заказов, с которыми уже не может справиться в одиночку.   Тогда ему приходит идея зарегистрировать ООО, чтобы нанять сотрудников, которым можно будет доверить несложные тексты.

Делегируя часть текущей работы с клиентами, наш копирайтер получит возможность выйти на новый профессиональный уровень: брать более сложные и интересные заказы, заниматься развитием фирмы и прокачивать управленческие навыки, расширять финансовые возможности.  Если дело будет расти, то следующим этапом станет делегирование функций руководителя узким специалистам — юристу, бухгалтеру, маркетологу.

Зачем делегировать полномочия

Чем лучше управленец умеет делегировать, тем эффективнее он как лидер.

У руководителя всегда слишком много задач. И если он пытается все их сделать самостоятельно, то не успевает выполнить и половины, быстро выдыхается и выгорает. Сил на самые сложные, но несрочные задачи, связанные с развитием, уже не остается.

Кроме того, если большое количество процессов завязано на одном человеке, это очень рискованно для компании. Менеджер может заболеть или уволиться, тогда пострадает вся команда.

Если лидер не боится передавать ответственность и делает это правильно, то выигрывают все:

• У делегирующего освобождается время на задачи, которые может и должен решать только он сам.
• Члены команды принимают на себя дополнительную ответственность и получают новые возможности для профессионального роста.
• Повышается уровень доверия руководителя к подчиненным, растет синергия команды (когда совместная работа сотрудников существенно превосходит по результатам простую сумму возможностей каждого из них).

Чтобы использовать все преимущества делегирования, нужно знать, какие именно задачи можно передавать подчиненным и как делать это правильно.

Виды делегируемых полномочий

В классическом менеджменте выделяют два вида делегируемых полномочий — линейные и штабные.

Линейные полномочия передаются по цепочке от топ-менеджера к нижестоящим управленцам, а от них — к непосредственным исполнителям.   Этот тип передачи полномочий характерен для организаций с четкой иерархией уровней управления.

Например, генеральный директор ставит задачи руководителям филиалов. Управляющие филиалов, в свою очередь, назначают ответственных  среди руководителей внутренних подразделений (департаментов по маркетингу, по финансам, по внешним связям и т.п.). Затем начальники отделов выбирают исполнителей среди компетентных сотрудников.

Чтобы при создании цепочки ответственных не возникало путаницы, нужно соблюдать принцип единоначалия и нормы управляемости.

Принцип единоначалия означает, что исполнитель несет ответственность за переданные ему полномочия только перед своим непосредственным руководителем. Принцип работает и в обратную сторону: поручать что-либо сотруднику имеет право только его начальник.

Норма управляемости — оптимальное число сотрудников, которые могут подчиняться одному управленцу. В теории средний показатель нормы управляемости составляет 7-10 человек, на практике он зависит от многих факторов: квалификации сотрудников и руководителя, вида деятельности, уровня стандартизации и автоматизации выполняемых процессов.

Чем больше людей находится под управлением руководителя, тем полнее и четче должны быть прописаны все регламенты в компании или отделе. В большой команде отсутствие структурности и четкого разделения обязанностей приводит к снижению качества результата и недовольству со стороны руководителя и подчиненных.

Анна Георгиевская

Аккаунт-директор Mailfit

В отличие от линейных, штабные полномочия не связаны с управленческой цепочкой.  Это значит, что руководители и сотрудники разных отделов могут делиться полномочиями в обход принципа единоначалия: консультировать друг друга, давать рекомендации, непосредственно участвовать в работе чужого подразделения при решении совместных задач.

Выделяют несколько типов штабных полномочий:

Координационные полномочия связаны с поиском и принятием коллективных решений при проведении совещаний, мозговых штурмов, опросов.

Рекомендательные или консультационные полномочия наделяют их обладателя правом давать рекомендации управленцам и сотрудникам других отделов для решения специфических задач.

Например, сотрудники IT-департамента, которые должны разработать приложение для клиентов компании, могут получить список рекомендаций и требований от штатного юриста. Формально юрист не является их начальником, но в данном случае выполнение его рекомендаций обязательно, так как юрист наделен полномочиями защищать компанию от возможных проблем с законом.

Контрольно-отчетные полномочия — право проводить аудит деятельности руководителей и сотрудников организации. Например, такими полномочиями может быть наделен главный бухгалтер компании. Тогда он вправе запрашивать отчеты об использовании денежных средств или проводить проверки по растрате выделенных финансов.

Основные ошибки при делегировании

Прежде чем перейти к алгоритму правильной постановки задач подчиненным, разберем основные ошибки, которые чаще всего допускают при делегировании.

Игнорировать принцип единоначалия. Нецелесообразно и неэтично давать поручения сотруднику, который находится в непосредственном подчинении у другого руководителя. Даже если задачу ставит генеральный директор, он должен уведомить об этом начальника отдела, в котором работает исполнитель. Это поможет избежать лишней нагрузки на персонал, нарушений графика работы сотрудников и межличностных конфликтов.

Не планировать делегирование заранее. Некоторые управленцы используют делегирование только в тех случаях, когда не успевают что-то сделать сами. Когда сроки поджимают, правильно распределить нагрузку на персонал, четко сформулировать задачи и обсудить с исполнителями нюансы работы просто нет времени. Такой подход приводит к передаче ответственности не в то время, не в те руки и не с тем результатом.

Передавать управленческие функции. Есть обязанности, которые должен выполнять только руководитель. Даже если управленец уверен, что  подчиненные справятся, не стоит перекладывать на них ответственность за принятие стратегических  решений в сфере планирования, кадрового управления или развития бизнеса. Делегировать можно задачи, связанные с рутинными технологическими процессами, сбором и анализом информации, узкоспециализированной деятельностью (бухгалтерия, маркетинг, IT и т. п).

Делегировать без инструкций, сроков и подходящих исполнителей. Просто дать поручение случайному сотруднику утром в коридоре и ждать результатов к обеду — это не делегирование. Результаты работы во  многом зависят от организации процесса передачи задач исполнителю.  Умение делегировать — навык, который нужно развивать.

Как правильно делегировать задачи

Чтобы научиться правильно делегировать задачи, следуйте определенному алгоритму. Он включает в себя поэтапные ответы на вопросы: Что делегировать? Кому? Когда? Как? С каким результатом?

Полезно еще перед этим выписать список задач, с которыми работает руководитель, и выбрать, какие он будет продолжать делать самостоятельно, а какие можно делегировать. После этого стоит оценить объем делегируемых задач и потом уже переходить к алгоритму.

Анна Георгиевская

Аккаунт-директор Mailfit

Что делегировать?

Определите функцию или сформулируйте задачу, которую целесообразно передать.

Процесс делегирования начинается с момента планирования рабочего графика руководителя, когда он расставляет приоритеты и решает, что необходимо сделать самому, а что можно передать подчиненным.

Мы уже выяснили, что делегировать управленческие функции нельзя. В список обязанностей, которые можно поручить кому-то другому, входят:

Повторяющиеся действия, исполнение которых не требует управленческих навыков. Например, руководитель еженедельно вносит в таблицу показатели KPI сотрудников, чтобы контролировать эффективность работы персонала. Так как это действие не требует особых навыков, целесообразно поручить составление таблицы кому-то из подчиненных.

Узкопрофильные задачи, с которыми специалисты этой области разберутся лучше и быстрее. Например, начинающим предпринимателям нередко приходится самим вести бухгалтерию, заниматься рекламой и закупками. Когда доходы позволят расширить штат, лучше передать все эти функции специалистам — бухгалтеру, маркетологу и закупщику.

Сбор информации и аналитика — чуть сложнее, чем рутинная работа, но также не требует непосредственного участия руководителя. Например, сверка показателей KPI из таблицы по эффективности работы сотрудников и составление отчета на основании этих данных; поиск информации о новых партнерах; составление выжимок из исследований и т.п.

Кому?

Выберите подходящего сотрудника для исполнения задачи.

Главные критерии оценки — уровень компетентности и наличие времени на выполнение задания. Задачи должны быть посильными (в соответствии с навыками) и реализуемыми к нужному сроку (в соответствии с текущей нагрузкой исполнителя).

Узкоспециализированные задачи при отсутствии в штате подходящего специалиста можно делегировать подрядчику. Часто на аутсорсинг передают функции, связанные с IT, маркетингом, бухгалтерией, юриспруденцией.

Причины, по которым руководители компаний передают часть функций на аутсорсинг (по данным IAB). Источник

Когда?

Определите точные сроки сдачи работы, если это проект, или временной промежуток рабочего дня или отчетного периода, во время которого нужно будет исполнять переданную функцию.

Обозначить временные рамки важно как для руководителя, который ждет результата к определенному сроку, так и для сотрудника, который должен спланировать свое рабочее время и расставить приоритеты.

Как?

Подготовьте рекомендации или инструкции для исполнителя, которые помогут ему решить поставленную задачу.

Даже самый опытный сотрудник компании при получении нового задания нуждается в разъяснениях. Важно четко сформулировать суть и цель задачи, очертить зону ответственности и полномочий, рассказать о ресурсах, которыми можно воспользоваться, поставить дедлайны, определить критерии успеха/неудачи и ответить на все вопросы исполнителя.

Лучше заранее подготовить инструкции в письменном виде или обучающую презентацию, если задача сложная или новая для сотрудника. Важно также не забыть о мотивационной части: смоделировать ситуацию успешного выполнения поручения и рассказать о выгодах, которые получит исполнитель.

С каким результатом?

Сформулируйте конечный результат, который хотите получить, делегируя обязанности.

Необходимо обозначить, какие цели должны быть достигнуты при делегировании. Для руководителя это может быть оптимизация его рабочего времени и освобождение графика для новых проектов, для исполнителя — повышение профессионального уровня, прохождение испытательного срока или получение новой должности.

Чтобы правильно выстроить процесс делегирования полномочий, нужно потратить время и силы. Но если все сделать как надо, то у менеджера появится больше времени на управленческие задачи, а сотрудники смогут развить новые навыки и вырасти профессионально.

Главные мысли

10 советов для менеджеров [2023] • Asana

Резюме

Делегирование — это когда вы передаете работу другим членам команды, потому что она больше соответствует их рабочим процессам и приоритетам. Если вы только начинаете управлять командой или проектом, делегирование работы может быть пугающим. Ничего страшного, если вы точно не знаете, что и как делегировать. В этой статье мы расскажем, когда следует делегировать полномочия, и дадим 10 советов, которые помогут вам эффективно делегировать работу.

Иногда самое ценное, что вы можете сделать как менеджер, — это делегировать работу. Делегирование работы не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, но и дает членам вашей команды возможность участвовать в интересных проектах.

Но знание того, что и как делегировать, может быть пугающим для новых менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который вы можете развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегатом.

Что такое делегирование?

Делегирование — это акт перенаправления задач и инициатив другим членам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы распределить ответственность более равномерно или потому, что задача или инициатива больше соответствуют приоритетам, навыкам или интересам другого члена команды.

Зная, когда и как делегировать полномочия, вы станете лучшим менеджером. Делегирование не только помогает вам выполнять важную работу, но и дает членам команды возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование развивает командные навыки и позволяет членам команды развивать новые сильные стороны.

Создать шаблон матрицы приоритетов

Почему делегирование важно?

Делегирование работы важно по двум основным причинам: максимизация личной продуктивности и демонстрация вашей команде того, что вы доверяете им важную работу. Целое сильнее, чем индивидуальность — с эффективным делегированием вы можете сделать больше вместе, как команда, чем в одиночку.

Успешное делегирование также помогает предотвратить выгорание и переутомление. Это не ваша работа, чтобы сделать всю работу. Вместо этого, как менеджер, вы должны видеть общую картину, чтобы делегировать правильные задачи нужным людям. Развитие ваших навыков делегирования — это понимание желаемых результатов данной инициативы и распределение работы между различными членами вашей команды на основе их различных наборов навыков.

Знание того, когда делегировать ответственность другим членам команды, — отличный способ стать более эффективным лидером. Этот важный управленческий навык предлагает ключевые возможности развития для членов вашей команды. В зависимости от типа задач, которые вы делегируете, делегирование может помочь вам создать новые наборы командных навыков и отслеживать прогресс в плане профессионального развития.

Читайте: Лидерство и менеджмент: в чем разница?

Что мешает людям делегировать задачи 

Может быть сложно понять, что делегировать, особенно если вы впервые руководите. Некоторым людям трудно делегировать полномочия, потому что они:

• Беспокоятся о том, что на объяснение того, как выполнять работу, уйдет больше времени, чем на то, чтобы сделать ее самому

• Не понимают приоритет работы

• самим работать над интересными проектами

• Чувство вины из-за того, что поручает больше работы другим людям

• Не уверен, кто еще может выполнять эту работу

• Хотите чувствовать себя важным для своей команды

900 10 Когда делегировать работу

Нет Это не просто один простой сценарий, когда вы должны делегировать работу. Но в целом задайте себе несколько вопросов, чтобы определить, выгодно ли делегировать эту работу.

Вопросы, которые следует задать перед делегированием задач:

• Соответствует ли эта работа приоритетам другого члена команды?

• Есть ли кто-то еще, у кого есть информация и контекст для выполнения этой работы?

• Является ли эта работа возможностью для кого-то еще расти и развивать свои навыки?

• Будет ли эта работа повторяться в будущем?

• Есть ли у меня время, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение других людей, ответы на их вопросы и проверку их работы?

• Должен ли я лично поработать над этим (потому что это важно или важно для бизнеса)?

• Повлияет ли неудача на успех проекта?

• Есть ли у нас время переделать работу в случае необходимости?

Вам не нужно отвечать «да» на все эти вопросы, чтобы делегировать работу. Но задав себе эти вопросы перед тем, как делегировать работу, вы сможете определить, какую работу лучше всего делегировать.

10 советов по делегированию полномочий

Научившись делегировать работу, вы станете лучшим менеджером и позволите членам вашей команды участвовать в увлекательных проектах. Попробуйте эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования:

1. Определите работу для делегирования

Не все можно делегировать. Некоторая работа является стратегической или критической для бизнеса и требует вашего личного внимания. Прежде чем приступить к делегированию работы, оцените важность работы и последствия ее делегирования.

Это не значит, что нельзя делегировать важные задачи. Если в команде есть другой член команды, обладающий контекстом, опытом или навыками для эффективного выполнения этой работы, делегирование может быть хорошим вариантом. Но имейте в виду, что достижение хорошего конечного результата по-прежнему является вашей ответственностью.

Хорошая работа для делегирования включает в себя:

• Работа, которая будет повторяться в будущем: Если у вас есть повторяющаяся задача, часто стоит делегировать ее кому-то другому, у кого есть время и энергия, чтобы сделать работу хорошо.

• Работа, которая соответствует интересам члена команды: Если член команды выразил заинтересованность в развитии нового навыка или оттачивании существующего, посмотрите, есть ли какая-либо работа, которую вы можете делегировать ему, чтобы помочь ему развить эти навыки.

• Работа, связанная с целями члена команды: Один из лучших способов делегирования — поручить работу, которая связана с профессиональными целями члена команды.

2. Учитесь отпускать

Делегирование может быть трудным для начинающих руководителей и руководителей, потому что вы отдаете важную работу в чужие руки. Вероятно, вы чувствуете связь со своей работой и ответственность за то, чтобы она была выполнена хорошо.

Умение делегировать полномочия является важным навыком, но вы также не должны испытывать дискомфорт каждый раз, когда делегируете полномочия. Поэтому вместо этого потренируйтесь сначала передавать небольшие виды работы, прежде чем переходить к более крупным проектам. Будьте терпеливы — как с собой, так и с членами вашей команды. Потребуется время, чтобы развить ваши навыки делегирования. Точно так же членам команды может потребоваться больше времени, чтобы выполнить эту работу, чем вам. Но, делегируя работу, вы даете членам команды возможность со временем развивать свои навыки, а также снимаете с себя еще одну задачу.

3. Уточните приоритеты

Понимание приоритетности и сложности задач облегчает делегирование. Если что-то имеет высокий приоритет, это должно быть сделано в ближайшее время — либо вами, либо кем-то другим. В зависимости от типа работы вы можете принять решение о том, чтобы сделать это самостоятельно или делегировать.

Лучший способ прояснить приоритеты — связать работу с целями команды и компании. Когда вы и ваша команда понимаете, почему ваша работа важна, становится легче эффективно расставлять приоритеты и выполнять высокоэффективную работу. Если вы еще этого не сделали, сделайте это, поместив всю работу вашей команды в общий источник правды, такой как инструмент управления проектами. Таким образом, у всех будет прямая видимость того, кто что делает, когда и почему.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

4. Понимание сильных сторон каждого члена команды

Частью делегирования является уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Эффективное делегирование включает два элемента: делегирование работы членам команды, обладающим навыками в этой области, и предоставление членам команды возможности развивать новые навыки.

Для этого убедитесь, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также их интересы. Уделите немного времени во время следующей встречи один на один, чтобы спросить их, какие у них есть навыки, которые они хотят развивать в дальнейшем, а также какие навыки они хотят развить, которых у них в настоящее время нет.

Прочтите: Разница между жесткими и социальными навыками: примеры от 14 членов команды Asana

5. Предоставьте контекст и рекомендации

Когда вы передаете работу, убедитесь, что человек, берущий на себя задачу, настроен на успех. Сюда входят:

• Руководство по выполнению работы

• Срок выполнения делегированной задачи

• Контекст, документы и сведения о работе

• 9 0004 Инструменты, необходимые для выполнения работы

• Приоритет, цели и ожидания от работы

• Желаемый результат

• Любая связанная работа

Имейте в виду, что эта работа может быть легкой для вас сделать, но может быть совершенно новое для человека, которому вы делегируете работу. Потратьте некоторое время, чтобы провести их через задание и ответить на любые вопросы, которые у них есть, прежде чем они начнут, чтобы убедиться, что они настроены на успех.

6. Инвестируйте в обучение

Может быть работа, которую никто из вашей команды не сможет выполнить, кроме вас. Некоторые менеджеры думают, что это означает, что они не могут делегировать работу. Но в зависимости от ваших приоритетов часто лучше обучить членов команды тому, как выполнять работу, чтобы они могли решать эти задачи в будущем.

Обучение требует времени, так что заманчиво просто сделать это самостоятельно. Но думайте об обучении как об инвестициях в членов вашей команды и в вашу собственную рабочую нагрузку. Со временем вы окупите потраченное на обучение время, так как человек сможет выполнять работу. Делегирование трудоемких задач — отличный способ развить свои собственные навыки тайм-менеджмента, а также предоставить членам команды новые возможности.

Частью обучения кого-либо тому, как выполнять работу, является предоставление им пространства для решения проблем, а не немедленное предоставление решения. Если член команды, выполняющий работу, сталкивается с препятствием, задайте вопросы, чтобы подсказать, как, по его мнению, он может преодолеть препятствие. Вместо того, чтобы предлагать решения, попробуйте спросить у другого человека предложения, чтобы помочь ему развить свои собственные навыки принятия решений и направить его к правильному ответу.

7. Приоритет коммуникации и обратной связи

Делегирование работы — это действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Убедитесь, что у человека, которому вы делегировали работу, есть возможность связаться с вами по любым вопросам, и назначьте регулярную проверку, например встречу один на один, на которой вы сможете более подробно обсудить ситуацию.

Предоставляйте отзывы об их работе для любых будущих задач, которые вы отправляете им. Кроме того, попросите их оставить отзыв — достаточно ли вы им дали информации, чтобы добиться успеха? Были ли открытые вопросы, которые облегчили бы выполнение работы? Имейте в виду, что делегирование — это долгосрочный навык, который вы только начинаете развивать, поэтому получение обратной связи поможет вам добиться долгосрочного успеха.

Читайте: Как давать и принимать конструктивную критику

8. Сосредоточьтесь на результатах

Когда вы делегируете работу, цель состоит не в том, чтобы член команды выполнял работу точно так же, как это сделали бы вы. Это нормально, если кто-то делает что-то не так, как вы, если он достигает желаемых результатов.

Когда вы делегируете полномочия и тренируете членов команды в процессе работы, не тратьте слишком много времени на объяснение того, как что-то должно быть сделано. Вместо этого сосредоточьтесь на конечной цели и дайте члену команды возможность придумать собственный процесс выполнения работы. Это дает им возможность развивать свои собственные навыки, а также демонстрирует, что вы доверяете им ответственность за выяснение того, как выполнять работу.

9. Доверяй, но проверяй

После того, как вы делегировали работу, попробуйте сделать шаг назад и дать члену команды пространство, необходимое для выполнения работы. Периодически связывайтесь с ними, чтобы убедиться, что им не нужна дополнительная поддержка, а также будьте достаточно невмешательны, чтобы показать своей команде, что вы им доверяете.

В конечном счете, вы несете ответственность за успех работы. Если вы впервые делегируете работу такого типа, внедрите цикл проверки или контрольный период, чтобы проанализировать проделанную работу и при необходимости подтолкнуть ее в правильном направлении.

10. Отмечайте заслуги после завершения работы

Эффективное делегирование работы дает другим членам команды возможность развивать новые навыки и участвовать в важных проектах. После того, как работа будет завершена, убедитесь, что член команды, который выполнил работу, получил признание за выполнение задачи.

Другие члены кросс-функциональной команды могут отдать вам должное за работу, особенно если вы делали это в прошлом. Убедитесь, что вы не берете на себя ответственность за чужую работу, и найдите время, чтобы поблагодарить члена вашей команды за хорошо выполненную работу.

Делегировано и готово

Делегирование работы — отличный способ не только развить свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональное развитие всей вашей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи.

Если вы еще этого не сделали, сделайте это с помощью инструмента управления проектами. Общий источник достоверной информации, такой как инструмент управления проектами, дает членам команды повышенную прозрачность и неограниченный доступ к контексту, который им необходим для качественной работы.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

Как эффективно делегировать полномочия: 9 советов для менеджеров

Делегирование полномочий — жизненно важный навык управления. Но для некоторых это труднее всего реализовать на практике.

Есть несколько причин, по которым менеджеры могут уклоняться от делегирования работы. Они могут:

• Думать, что объяснение задачи займет больше времени, чем ее выполнение самим
• Хотите чувствовать себя незаменимым в своей команде, будучи хранителем конкретных знаний
• Получайте удовольствие от выполнения определенных проектов, поэтому лучше не переназначать их
• Чувство вины из-за того, что вы добавили больше работы в список дел другого сотрудника
• Отсутствие уверенности или доверия к тому, кому нужно передать проект
• Верить, что они единственные, кто может сделать работу правильно

Какой бы ни была причина, важно продолжать оттачивать мастерство, так как отказ от делегирования может иметь негативные последствия. Вы не только перегрузите свой график и расставите неправильные задачи по приоритетам, но и ваши сотрудники упустят ценные возможности для обучения и роста.

---

Бесплатная электронная книга: Как стать более эффективным лидером

Получите доступ к бесплатной электронной книге уже сегодня.

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС

---

Что такое делегирование и почему оно важно?

Делегирование относится к передаче ответственности за выполнение конкретных задач от одного лица к другому.

С точки зрения управления, делегирование происходит, когда менеджер назначает определенные задачи своим сотрудникам. Делегируя эти задачи членам команды, менеджеры высвобождают время, чтобы сосредоточиться на более важных мероприятиях, а также обеспечивают большую самостоятельность сотрудников.

Согласно исследованию Gallup, руководители, которые успешно делегируют полномочия, получают на 33 % больше доходов. Эти руководители знают, что они не могут добиться всего в одиночку, и направляют свою команду на выполнение задач, которые, как они уверены, они выполнят, — в свою очередь расширяя возможности сотрудников, повышая моральный дух и повышая производительность. При этом руководители высвобождают свое время, чтобы сосредоточиться на деятельности, которая принесет наибольшую отдачу и обеспечит рост компании.

Вот девять способов более эффективно делегировать полномочия, чтобы развивать высокоэффективные команды.

9 Советы по делегированию для менеджеров

1. Знайте, что делегировать

Не каждую задачу можно делегировать. Например, обзоры производительности или любые кадровые вопросы должны решаться вами. В конце концов, найм подходящих специалистов и знание сильных и слабых сторон каждого сотрудника в конечном итоге поможет вам лучше распределять результаты и передавать ответственность соответствующим членам команды.

Однако некоторые другие повседневные дела не требуют вашего контроля. Есть ли задача, которую вы регулярно выполняете, несмотря на то, что знаете, что ваш коллега лучше подготовлен для ее выполнения? Поможет ли передача проекта другим сотрудникам укрепить их карьеру? Если есть кто-то, кто мог бы сделать работу лучше, или вы думаете, что это может быть обучающим моментом, делегируйте. Это покажет, что вы доверяете и цените свою команду, а также даст вам время сосредоточиться на более стратегических проектах.

2. Используйте сильные стороны и цели своих сотрудников

У каждого сотрудника должны быть цели, над достижением которых он работает, и внутри этих целей есть возможности делегировать полномочия. Например, у вас есть прямой подчиненный, который хочет получить управленческий опыт. Есть ли стажер, которым они могли бы начать руководить, или четко определенный проект, выполнение которого они могут взять на себя? Тип работы, которую вы делегируете, может повлиять на их план профессионального развития.

Для других задач, скорее всего, в вашей команде есть кто-то с определенным набором навыков, необходимых для достижения желаемого результата. Используйте это и используйте сильные стороны ваших сотрудников. Когда у кого-то больше шансов преуспеть, он более мотивирован и вовлечен, что приносит пользу всему бизнесу.

Связанный: Как стать лучшим менеджером

3.

Определите желаемый результат

Простое перекладывание работы на чью-то тарелку не является делегированием. Проекты, которые вы передаете, должны иметь надлежащий контекст и четкую связь с целями организации.

«У вас должна быть настоящая ясность цели», — говорит профессор Гарвардской школы бизнеса Кевин Шарер в онлайн-курсе «Основы управления». Это включает в себя согласование того, «как выглядит добро» и в какие сроки, а также «технику измерения достижений».

Прежде чем кто-либо начнет работать над проектом, он должен знать, что ему нужно завершить и к какому сроку, включая показатели, которые вы будете использовать для измерения успеха его работы.

4. Предоставить необходимые ресурсы и уровень полномочий

Если человеку, которому вы делегируете работу, требуется специальное обучение, ресурсы или полномочия для завершения назначенного проекта, ваша роль как менеджера состоит в том, чтобы предоставить все три. Постановка кого-то на невыполнимую задачу расстроит обе стороны; ваш коллега не сможет добиться желаемого результата, и тогда вам, вероятно, придется вернуть эту работу в свой список дел.

Здесь также нужно бороться со стремлением к микроуправлению. Рассказывая коллеге шаг за шагом, как вы будете выполнять задачу, а затем контролируя каждую часть процесса, вы не позволите ему учиться или приобретать новые навыки. Вместо этого сосредоточьтесь на том, какова желаемая конечная цель, почему задача важна, и помогите устранить любые пробелы между результатом и их текущим набором навыков.

5. Установите четкий канал связи

Хотя вы хотите избежать микроуправления, вы все же хотите установить канал связи, чтобы человек, которому вы делегируете полномочия, чувствовал себя комфортно, задавая вопросы и сообщая о прогрессе.

«У вас должен быть какой-то способ общения, чтобы человек, которому вы делегировали полномочия, мог вернуться к вам и сообщить», — говорит Шарер в курсе «Основы управления». «Вы должны пройти какой-то путь, чтобы увидеть, как идут дела. Это не огонь и забудь. То есть: «Я просто даю тебе задание и больше не беспокоюсь об этом». У нас должен быть какой-то способ отслеживать прогресс на этом пути, чтобы я не мешал вам».

6. Допускайте неудачу

Этот шаг особенно важен для перфекционистов, которые избегают делегирования полномочий, потому что думают, что их способ — единственный способ выполнить работу. Вы должны допускать неудачи — не потому, что ваши сотрудники могут потерпеть неудачу, а потому, что это позволит экспериментировать и даст возможность людям, которым вы поручаете задачи, использовать новый подход.

Если вы открыты для новых идей и подходов к работе, вам будет легче делегировать полномочия, когда это возможно.

7. Будьте терпеливы

Как менеджер вы, вероятно, имеете больше лет опыта в своей области. Из-за этого задача, которую вы можете выполнить за 30 минут, может занять у сотрудника целый час при первом ее выполнении.

У вас может возникнуть соблазн воздержаться от делегирования определенных задач, зная, что вы можете выполнить их быстрее, но будьте терпеливы со своими сотрудниками. Вспомните, как вы впервые выполнили конкретную задачу в начале своей карьеры. Вероятно, вы не были так эффективны, как сейчас; ваши навыки тайм-менеджмента улучшились.

По мере того, как вы продолжаете делегировать полномочия, а ваши сотрудники лучше знакомятся с задачами, которые необходимо выполнить, вы заметите, что со временем работа будет выполняться быстрее.

Связанный: 7 Стратегии улучшения ваших управленческих навыков

8. Предоставление (и запрос) отзывов

В дополнение к мониторингу прогресса вы также должны предоставлять отзывы своим сотрудникам после того, как задачи, которые вы делегировали, полный.

Если задача не была выполнена в соответствии с поставленной задачей, не бойтесь предлагать конструктивную критику. Ваши сотрудники могут принять этот отзыв и внести изменения при следующем назначении аналогичной задачи. С другой стороны, не забывайте оставлять положительные отзывы и выражать признательность, когда задача была выполнена хорошо.

Чтобы убедиться, что вы делегируете полномочия эффективно, вы также можете запросить у своей команды любую обратную связь, которую они могут вам дать. Спросите своих сотрудников, предоставили ли вы четкие инструкции, и определите, можете ли вы что-нибудь сделать, чтобы лучше делегировать полномочия в будущем.

9. Отмечайте, где это необходимо

После того, как вы делегировали задачи и довели их до конца, отметьте тех, кто выполнил работу.

«Признание того, что успех зависит от вашей команды, не только правильно, но и имеет дополнительное преимущество, поскольку делает людей вокруг вас более вовлеченными, что делает вас еще более успешными», — пишет исполнительный директор HBS Online Патрик Маллейн для Richtopia. «Это нелогично, но если вы не будете претендовать на успех, это приведет к новым победам в будущем».

Чем больше вы благодарите и отдаете должное тем, кому делегировали работу, тем выше вероятность того, что они захотят помочь вам в других проектах в будущем.

Оттачивание навыков делегирования полномочий

Делегировать нелегко; это навык, который нужно практиковать и оттачивать с течением времени.