ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Материальная помощь в связи со смертью сотрудника

Материальная помощь в связи со смертью сотрудника — акт доброй воли работодателя или его обязанность? В статье мы рассмотрим, когда он обязан оказать помощь, какие для этого нужны документы и каковы особенности обложения подобных выплат обязательными платежами.

Обязан ли работодатель оказывать матпомощь родственникам умершего сотрудника?

Законодательством установлен только один случай, когда работодатель должен безусловно выплатить родным умершего сотрудника некоторую сумму в качестве матпомощи. Речь идет о случае смерти лиц, направленных работать в российские дипломатические представительства за границей. Члены семьи умершего вправе рассчитывать на сумму в 50% оклада посла РФ (подп. «д» п. 5 Правил предоставления гарантий…, утв. постановлением Правительства РФ от 20.12.2002 № 911).

В остальном работодатели обязаны оказывать матпомощь в рассматриваемой ситуации, только если это закреплено в одном из следующих документов:

• трудовой договор;
• коллективное соглашение;
• локальный акт.

При этом допускается установление условий для осуществления выплат: определенный стаж работы сотрудника на предприятии, наличие у работодателя свободных денежных средств и т. д.

Соответствующие обязательства компания может на себя официально и не брать. Но это не значит, что члены семьи ее умершего сотрудника не могут рассчитывать на матпомощь в столь трудной ситуации: при согласии на то работодателя это возможно.

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Оформляя прекращение трудового договора в связи со смертью работника, учтите следующие особенности. Рекомендуем оформить все документы (приказ, трудовую книжку в случае ее ведения и др.), а также заполнить сведения о трудовой деятельности днем, когда…(все подробности — в Готовом решении от КонсультантПлюс). Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Лица, имеющие право получить матпомощь при смерти сотрудника. Документы для получения выплаты

Желательно, чтобы в документах, закрепляющих возможность получения выплаты, был определен круг имеющих на то право. Например, это могут быть не любые родственники, а только члены семьи. К ним семейное законодательство относит родителей, детей и супруга. Кстати, от того, кто именно является получателем выплат, зависит обложение их НДФЛ и страховыми взносами (см. ниже).

Если же соответствующая обязанность работодателя в документах не установлена, то он решает, кому перечислить деньги, по своему усмотрению.

Для оформления выплат потребуется письменное заявление заинтересованного лица (в свободной форме), а также копия свидетельства о смерти. Отсутствие этих документов обязательно заинтересует налоговые органы в случае проверки.

Можно ли учесть материальную помощь в связи со смертью работника при расчете налога на прибыль? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Уплата страховых взносов с сумм помощи в связи со смертью работника

Страховые взносы уплачиваются работодателем в отношении подлежащих страхованию физлиц. Он не выступает страхователем лиц, получающих матпомощь в связи со смертью работника (как правило, это члены семьи последнего). Таким образом, страховые взносы с сумм помощи родным умершего работника платить не нужно, так как отсутствует объект обложения (ст. 420 НК РФ).

С другой стороны, возможна ситуация, когда родные умершего трудятся у того же работодателя. В этом случае также отсутствует объект обложения взносами, так как выплаты производятся не в рамках трудовых отношений.

А вот помощь работнику в связи со смертью его родственников не будет облагаться страховыми взносами только при соблюдении следующих условий:

1. Единовременность. Единовременной является матпомощь, выплачиваемая не более 1 раза в течение отчетного периода. Таким образом, с выплачиваемой частями (к примеру, ежемесячно) помощи нужно платить страховые взносы.
2. Умершим является член семьи работника, к которым относят супруга, детей и родителей. Суммы помощи в связи со смертью иных родственников взносами облагаются.

Удержание НДФЛ из материальной помощи по случаю смерти работника или члена его семьи

НК РФ установил перечень получаемых физлицами сумм, не облагаемых НДФЛ. Среди них и ряд разновидностей матпомощи. Так, этим налогом не облагаются суммы следующих видов матпомощи (п. 8 ст. 217 НК РФ):

• членам семьи умершего сотрудника / бывшего сотрудника по поводу его смерти;
• сотруднику / бывшему сотруднику в связи со смертью члена его семьи.

Для правомерной неуплаты НДФЛ важно соблюдение таких условий:

1. Помощь является единовременной.
2. Помощь оказывается супругу, ребенку или родителю умершего сотрудника либо сотруднику в связи со смертью кого-либо именно из этих, а не любых родственников.
3. Если помощь получает бывший работник или его родственники, то важно основание увольнения этого работника. В качестве такового должен выступать выход на пенсию.

Итоги

Работодатели изначально не обязаны оказывать материальную поддержку родным умерших сотрудников.

Однако они могут взять на себя такое обязательство, закрепив это документально. Для надлежащего оформления выплат необходимо заявление получателя помощи и свидетельство о смерти.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс РФ

Выплата родственникам в связи со смертью сотрудника

Начисление и выплата зарплаты умершего сотрудника в программе ЗУП 3

Сотрудник умер 05 апреля 2021 года. Родственник покойного обратился в бухгалтерию о выплате ему неполученной зарплаты. Необходимо заработную плату за май (не полученную сотрудником) и компенсацию за неиспользованный отпуск выплатить члену его семьи.

1. Документ

Увольнение

Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника.

Создайте и рассчитайте документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Увольнение). В поле Основание увольнения укажите — п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.

2. Настройка — Удержания

Так как расчет при увольнении умершего сотрудника будут получать его родственники необходимо создать новый вид удержания (Настройка – Удержания) для последующей регистрации удержания в пользу родственника.

Зарегистрируйте удержание в пользу родственника в необходимой сумме с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (

Зарплата – Алименты и другие удержания –Создать – Постоянное удержание в пользу третьих лиц). В поле Контрагент укажите родственника, который получает расчет за покойного сотрудника.

Сумму удержания можно как рассчитать самостоятельно (в этом случае выбираем в поле Расчет и показатели вариант Фиксированная сумма и затем руками указываем ее в удержании), либо автоматизировать процесс. Рассмотрим эту настройку:

Указываем Результат рассчитывается, затем проходим по ссылке Редактировать формулу, двойным кликом добавляем один единственный показатель РасчетнаяБаза, нажимаем Ок.

На ставшей после этого активной вкладке Расчет базы добавляем начисления, которые сотруднику причитаются в этом месяце (не забываем про компенсацию отпуска при увольнении и.т.д.)

3. Документ

Зарплата – Алименты и другие удержания — Удержание в пользу третьих лиц

4. Документ

Начисление зарплаты и взносов за последний месяц работы

В результате автоматического заполнения вся сумма, которая положена к выплате, попадет в удержание и не попадет в документ на выплату в последующем. Вкладки Начислено, НДФЛ и Взносы по сотруднику пусты. Выплата расчета при увольнении умершего сотрудника производится в бухгалтерской программе.

1. В результате произведенных действий:

в документе Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) появится удержание в пользу родственника, при синхронизации с бухгалтерской программой этот документ сформирует проводку Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников».

Сумма к выплате сотруднику будет равна нулю.

2. В бухгалтерской программе необходимо будет зарегистрировать выплату денежных средств родственнику покойного сотрудника, указав счет дебета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников». В отчетности по страховым взносам и НДФЛ эти доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.

Для кадровика

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника является одним из оснований увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

От кадровика требуется выполнение следующих действий:

1. Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника.

Если получить свидетельство о смерти от родственников не удается, работник отдела кадров может обратиться в отдел ЗАГС с письменным запросом и получить повторное свидетельство о смерти работника, содержащее сведения, необходимые для прекращения трудовых отношений с умершим работником (абз. 3 п. 2, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», п. 1, 5 Перечня документов, утв. приказом Минюста России от 19.08.2016 № 194.).

При этом со слов родственников (других граждан) без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя. Например, недостаточно одного только устного сообщения по телефону от родственников о факте смерти работника.

2. Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ об увольнении можно издать по форме, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-8 и форма № Т-8а) или по самостоятельно разработанной форме.

В графе Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) указывается смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

В строке «Документ, номер и дата» указываются реквизиты свидетельства о смерти (письмо Роструда от 05. 09.2006 № 1552-6).

Строка «Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа» в рассматриваемом случае не заполняется (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день, приступал или нет работник к работе в этот день). Поскольку наступление именно этого события повлекло невозможность выполнения работником лично своей трудовой функции (ст. 15, 56 ТК РФ).

Дата смерти указывается датой прекращения трудового договор независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. То есть дата приказа о прекращении трудового договора может быть позже даты прекращения трудовых отношений и будет совпадать с датой представления свидетельства о смерти.

На приказе о прекращении трудового договора не будет подписи работника. В приказе не могут расписаться и родственники умершего работника. На приказе следует сделать соответствующую запись об этом (например, «С приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Подпись заверяется кадровым работником, уполномоченным вести кадровый учет, или руководителем.

Приказ о расторжении трудового договора необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.

3. Подать СЗВ-ТД об увольнении работника

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки уволенного работника работодатель обязан представить в ПФР сведения о его увольнении по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

4. Внести запись в личную карточку работника

Унифицированные формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций, форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

В строке Основание прекращения трудового договора (увольнения) Раздела XI личной карточки производится запись в соответствии с приказом об увольнении. В рассматриваемом случае необходимо указать: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Негосударственные организации могут пользоваться самостоятельно разработанной формой (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Строка об ознакомлении с этой записью работника остается незаполненной.

5. Внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку и выдать ее родственникам работника.

Данный пункт необходимо выполнять только в том случае, если трудовая книжка работника ведется на бумажном носителе (ст. 66 ТК РФ). В случае если трудовая книжка ведется в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ) запись об увольнении не вносится, поскольку трудовая книжка находится у работника. В этом случае сведения об увольнении отражаются только в отчете по форме СЗВ-ТД.

Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а порядок ее заполнения – постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Пример:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Поршень» (ООО «Поршень»)
5	16	03	2018	Принята в отдел продаж на должность продавца	Приказ от 16. 03.2018 № 63
6	05	04	2021	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 05.04.2021 № 5
				Специалист по кадрам Коровьева Н. Д.. Коровьева
				Печать

Законодательство не требует в этом случае подписи родственников сотрудника об ознакомлении с записью об увольнении.

Трудовую книжку умершего работника с записью о прекращении трудового договора в связи с его смертью нужно выдать на руки одному из родственников работника под расписку или направить ее по почте по адресу, который указан в письменном заявлении родственника (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Подписи работника за получение трудовой книжки не будет в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если родственники работника не обратились за трудовой книжкой либо родственников у сотрудника нет, работодателю некому отдать трудовую книжку умершего работника. В этом случае после внесения в нее записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника ее необходимо хранить в течение 50/75 лет (законченные делопроизводством до 1 января 2003 года – 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет) (п. 43 Правил, ст. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

6. Составить записку-расчет при прекращении трудового договора.

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. Она оформляется по форме № Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Этим же постановлением установлен порядок ее заполнения.

Она составляется работником кадровой службы или иным лицом, уполномоченным на это, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

7. Осуществить окончательный расчет с родственниками умершего работника.

Окончательный расчет по заработной плате и другим выплатам, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ). Членами семьи являются супруги, родители (усыновители), дети (в том числе усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ). Членами семьи также могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица (гл. 15 Семейного кодекса РФ).

При этом работодатель обязан выплатить родственникам умершего работника:

• причитающуюся заработную плату

• компенсацию за неиспользованные отпуска (при их наличии) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ)

• суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, пособие по временной нетрудоспособности) (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», письмо ФСС России от 08.07.2015 № 02-09-11/15-11127).

В соответствии со ст. 141 ТК РФ выплатить заработную плату и другие суммы, причитающиеся умершему работнику, нужно не позднее недельного срока со дня подачи работодателю следующих документов:

• свидетельства о смерти работника

• письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм

• паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя

• документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.

Кроме того, родственникам умершего работника в связи с его смертью работодатель может выплачивать:

• социальное пособие на погребение, если родственник или иное лицо похоронили умершего за свой счет и обратились к работодателю с заявлением о выплате пособия. Указанное пособие выплачивается за счет ФСС России (пп. 6 п. 1 ст. 1.4 Федерального закона № 255-ФЗ, ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»)

• материальную помощь в связи со смертью работника, если такая выплата предусмотрена в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о материальной помощи) (ст. 8, 41 ТК РФ) либо решение о выплате принял руководитель организации.

8. 8. Сообщить о прекращении трудового договора с работником в военкомат.

Работодатель обязан в течение двух недель направить в военкомат уведомление об увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету (пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Этот документ не содержит исключений для случаев прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника. Во избежание претензий со стороны военкомата рекомендуем направить уведомление (при необходимости). Форма такого уведомления установлена Приложением № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (разработано Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

Шесть этапов расчета заработной платы и льгот после смерти сотрудника

Это тревожное и эмоциональное время, когда сотрудник неожиданно уходит из жизни. С личной точки зрения коллеги могут быть ошеломлены и убиты горем из-за потери коллеги. Со стороны работодателя бизнесу, возможно, придется быстро нанять замену и обучить его или ее выполнению работы. Часто страдает производительность.

И это далеко не конец истории. Также возникает ряд вопросов, связанных с начислением заработной платы и материально-техническим обеспечением, в том числе причитается ли работнику заработная плата, сколько налогов следует удерживать из этой заработной платы (если таковые имеются) и как должны производиться выплаты семье работника. Работодатели должны решать эти вопросы своевременно.

Вот некоторые важные вопросы, которые следует учитывать:

 

• • • Причитается ли оплата услуг, которые были оказаны, но работник еще не получил компенсацию? Причитаются ли суммы по другой невыплаченной начисленной заработной плате, отпускным или больничным, дополнительным льготам, отсроченной компенсации или другим видам компенсации?
    • Выплата должна производиться в том же году, когда умер работник, или в следующем году?
    • Кто назначен душеприказчиком или личным представителем работника? Как правило, это лицо назначается по завещанию или завещанию работника. Если не назначен душеприказчик или личный представитель, закон штата будет иметь преимущественную силу.
    • Каково влияние применимых законов штата на выплаты, которые должен производить работодатель?

 
Помните, что правила могут сильно различаться от штата к штату. Например, в Калифорнии максимальная заработная плата, которую работодатель может выплачивать пережившему умершего работнику до передачи имущества, составляет 15 000 долларов. В Нью-Йорке лимит составляет 30 000 долларов в течение 30 дней после смерти; 15 000 долларов США от 31 дня до шести месяцев; и 5000 долларов, если прошло более шести месяцев после смерти.

Имея это в виду, вот шесть шагов, которые необходимо предпринять в случае смерти сотрудника:

 
1. Если сотруднику была выдана зарплата, но он умер до того, как обналичил ее, чек должен быть аннулирован и выдан повторно в ту же чистую сумму, основанную на том же удержании. Оплата должна быть произведена бенефициару работника, исполнителю или личному представителю. Кроме того, работодатель должен получить справку от представителя работника о том, что для этой цели была произведена оплата.

2. Как правило, умершему сотруднику причитается заработная плата, которая еще не была выплачена. В этом случае работодатель должен выдать чек бенефициару или наследнику умершего работника. Попросите исполнителя или личного представителя заполнить форму W-9. (Если не назначен душеприказчик или личный представитель, заработная плата не может быть выплачена до тех пор, пока завещание не будет утверждено и наследственному имуществу не будет присвоен идентификационный номер налогоплательщика.) Обратите внимание, что заработная плата, выплаченная в год смерти, не облагается подоходным налогом. удержания, но работодатель все равно должен удерживать налоги с заработной платы, такие как FICA и FUTA.

3. Из-за задержек, вызванных завещанием и другими проблемами со сроками, в некоторых случаях выплата заработной платы, причитающейся работнику, может быть произведена только в течение года, следующего за годом смерти. В этом случае платеж не облагается налогами на заработную плату, которые должны быть удержаны для платежей, произведенных в год смерти. Работодатель выплачивает сумму, причитающуюся имуществу работника.

4. Как можно скорее определите получателей всех других льгот, предоставляемых работодателем (например, страхование жизни). При необходимости запланируйте встречу с бенефициарами или личным представителем, чтобы обсудить доступные льготы и методологию рассмотрения требований.

5. Работодатель обязан выплатить другие виды компенсации, причитающиеся работнику, в том числе начисленные отпускные, больничные или отпуска по болезни. Опять же, закон штата будет диктовать лечение. Если закон штата не применяется, обратитесь к руководству для работодателя.

6. Наконец, работодатель должен прекратить действие медицинского страхования работника в день смерти. В некоторых случаях бенефициары могут иметь право на получение сумм на счете гибких расходов на здравоохранение или в каком-либо другом плане возмещения расходов на здравоохранение. Если супруг или иждивенцы были застрахованы планом медицинского страхования работника, они должны быть уведомлены об их правах на продолжение страхового покрытия в соответствии с COBRA, когда это применимо.

Существуют и другие потенциальные вопросы, не связанные с начислением заработной платы, такие как возврат личного имущества работника и получение ключей и других личных вещей. Относитесь к этим вопросам с пониманием и чуткостью.

Внезапная смерть сотрудника может перевернуть бизнес с ног на голову. Положитесь на консультантов по заработной плате и льготам сотрудников, чтобы помочь исправить ситуацию.

Payroll Partners помогает клиентам быть в курсе новостей о заработной плате и кадровых ресурсах. Эта статья предназначена для предоставления читателям общей информации по кадровым вопросам. Статья не является и не должна рассматриваться как профессиональный совет относительно использования какой-либо конкретной практики. Были предприняты все усилия для обеспечения точности информации. Payroll Partners не несет ответственности за то, что кто-либо полагается на информацию, представленную в статье. Читатели должны самостоятельно проверять всю информацию, прежде чем применять ее к конкретной фактической ситуации, и должны самостоятельно определять влияние той или иной конкретной практики. Если вам нужна консультация по кадрам, вам рекомендуется проконсультироваться со специалистом по кадрам.

Что делать с заработком умершего сотрудника

Смерть никому не дается легко. Но если сотрудник внезапно умрет, ваш малый бизнес может сильно пострадать. Сотрудники могут захотеть использовать отпуск в связи с утратой близких. Вам также необходимо поддерживать выполнение административных задач вашего бизнеса. Когда сотрудник умирает, ваши обязанности по расчету заработной платы тоже не умирают. Вам нужно будет свести все концы с концами, которые касаются заработной платы и пособий умершего сотрудника.

Читайте дальше, чтобы узнать, что делать с заработной платой и пособиями умерших сотрудников.

Заработная плата умершего сотрудника

То, как вы распоряжаетесь заработной платой умершего сотрудника, зависит от того, когда вы выплачиваете ему последнюю зарплату. Ваши варианты немного различаются в зависимости от того, когда вы распределяете заработную плату умершего работника:

• До смерти
• После смерти
• В год смерти
• Год после смерти

Последняя зарплата, выданная перед смертью

Вы выданная сотрудник получает зарплату незадолго до своей смерти, и этот чек остается необналиченным. Что вы делаете?

Сначала отменить проверку. Затем выдайте новый чек бенефициару или наследнику работника. Вы по-прежнему будете удерживать любые налоги с заработной платы, которым облагалась первоначальная зарплата.

Вы должны указать заработную плату и налоги с заработной платы в форме W-2 умершего сотрудника с годовой заработной платой и удержанными налогами с заработной платы.

Последняя зарплата, выданная после смерти

Что делать, если сотрудник внезапно умирает, а вы все еще должны ему зарплату?

Выдать окончательный платеж бенефициару или наследнику работника. Попросите бенефициара или представителя по недвижимости заполнить форму W-9.так что у вас есть их информация. Имейте в виду, что получение заполненной формы W-9 может занять некоторое время, если поместью необходимо получить идентификационный номер работодателя (EIN).

После того, как вы получите информацию о бенефициаре или наследнике, перечислите окончательный платеж бенефициару или наследнику. Вы должны указать общую сумму в форме 1099-MISC в графе 3. Используйте информацию, полученную в форме W-9, для заполнения формы IRS 1099-MISC.

Последняя зарплата, выданная в том же году

Если вы выплачиваете заработную плату умершему сотруднику в том же календарном году, когда этот сотрудник умер, вы не будете вычитать удержанный федеральный подоходный налог (FITW) из заработной платы. Однако вы будете удерживать налоги FICA и FUTA. Возможно, вам также придется удерживать налоги штата, но на всякий случай проверьте законы штата.

В форме работника W-2 добавьте последнюю зарплату к заработной плате Social Security (поле 3) и к заработной плате и чаевым Medicare (поле 5). Вы не будете добавлять окончательную заработную плату в графу 1. Добавьте удержанные налоги на социальное обеспечение в графу 4 и удержанные налоги Medicare в графу 6.

Помните, что вам необходимо заполнить форму 1099-MISC и отправить ее бенефициару или наследнику.

Последняя зарплата, выданная в следующем году

Если вы платите последнюю зарплату в календарном году после смерти сотрудника, вы не будете удерживать FITW, FICA или FUTA. Возможно, вам все равно придется удерживать налоги штата, но это будет зависеть от законов вашего штата.

Когда вы производите последний платеж в течение года после смерти работника, вы не будете указывать заработную плату в форме W-2. Несмотря на это, вы отправите форму 1099-MISC бенефициару или наследнику.

Мир начисления заработной платы меняется каждый день.
Лучше быть впереди игры.

Получайте последние новости о заработной плате прямо на свой почтовый ящик.

Подпишитесь на рассылку

Пособия умершим работникам

Вам нужно будет рассчитаться со всеми неиспользованными отпусками, больничными и отпусками на дому в соответствии с законами вашего штата. Если в вашем штате нет законов, касающихся неиспользованного отпуска умершего сотрудника, следуйте политике отпуска вашей компании.

Если вы выплачиваете сотруднику неиспользованный отпуск, вы будете распоряжаться этой заработной платой так же, как и в случае выплаты, выплаченной после смерти.

Что касается других видов дополнительных пособий (например, страхование жизни, медицинское страхование, пенсионные планы и т. д.), вам необходимо определить, кто является получателем. Сотрудник, скорее всего, назначил бенефициара, когда он впервые заполнил документы для получения пособий.

Если возможно, встретьтесь и поговорите с бенефициарами о том, что они имеют право на получение. Сообщите им, что они должны сделать, чтобы получить льготы.

Узнайте, сколько копий свидетельства о смерти потребуется вам или вашим получателям. Вам часто потребуется свидетельство о смерти для обработки документов об окончательном пособии.

Если вы предлагаете медицинскую страховку, вам необходимо расторгнуть полис умершего сотрудника. Если полис медицинского страхования распространяется на супруга или иждивенцев, уведомите их о прекращении их действия. Сообщите им свои варианты. Бенефициары могут иметь право на продление медицинского страхования плана COBRA — способ временно сохранить свое медицинское страхование.

Пример

Сотрудник умирает 10 мая 2016 г. Ранее вы выплатили сотруднику 16 000 долларов США в виде заработной платы, из которой вы вычли 2 000 долларов США для FITW. На момент смерти вы должны работнику 1500 долларов в виде заработной платы и 500 долларов в виде начисленных отпускных. 27 мая 2016 г. вы вносите платеж в наследство работника.

Поскольку вы выплатили заработную плату после смерти, но в том же календарном году, вы не будете вычитать FITW из общей суммы причитающейся заработной платы в размере 2000 долларов США. Вы будете вычитать налог на социальное обеспечение и налог на Medicare по их текущим ставкам (6,2% и 1,45% соответственно).

Вы заполните Форму W-2 умершего сотрудника следующим образом:

• поле a: SSN сотрудника
• поле e: имя сотрудника
• поле f: адрес сотрудника
• поле 1: 16000.00 выплачено работнику до смерти. Эта сумма не включает 2000 долларов, выплаченных после смерти.)
• поле 2: 2000,00 (общая сумма FITW, взятая из предыдущей заработной платы)
• поле 3: 18000,00 (общая сумма предыдущей заработной платы, причитающаяся заработная плата, и отпускные)
• ячейка 4: 1116,00 (6,2% от суммы в ячейке 3)
• ячейка 5: 18000,00 (сумма предыдущей заработной платы, причитающейся заработной платы и отпускных)
• ячейка 6: 261,00 (1,45% от суммы в ячейке 5)

Вы также должны заполнить форму 1099-MISC для платежа, который вы сделали бенефициару или наследнику.