ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Объяснительная записка об ошибке в работе: образец заполнения, пример

Никто из сотрудников не застрахован от ошибок, а потому необходимо знать о том, каким образом их исправлять, и какую объяснительную записку писать. Если вы ни разу не сталкивались с вопросом подобного рода, данная информация будет иметь для вас практическое значение. Расскажем в статье, как заполняется объяснительная записка об ошибке в работе, для чего она необходима и когда составляется.

Для чего нужна объяснительная записка об ошибке в работе

Если по каким-либо причинам сотрудник при выполнении им должностных обязанностей совершил ошибку, необходимую к исправлению, он обязан на имя руководителя организации или структурного подразделения написать объяснительную записку. В этом документе следует четко изложить все факты произошедшего события, объяснить причины создавшегося положения и предложить пути исправления. Читайте также статью: → «Объяснительная записка об опоздании на работу: образец заполнения».

В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ объяснительная записка представляет собой документ, который запрашивается работодателем от своего сотрудника, если тот совершил какое-либо нарушение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник обязан выполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него должностной инструкцией.

В связи с этими статьями Трудового кодекса нарушение сотрудником трудовых или дисциплинарных обязанностей ведет к привлечению его к ответственности. Работник обязан в двухдневный срок подать объяснительную записку к рассмотрению. На ее основе работодатель будет принимать решение о том, применять ли к сотруднику дисциплинарное взыскание или нет.

Образец заполнения объяснительной записки

Установленной законом формы объяснительной записки нет, но вполне можно использовать стандартный вид документа, который выглядит следующим образом:

Генеральному директору ООО «Искра»

Ю.М. Верещагину

от менеджера по снабжению

С. А. Колесникова

 

Объяснительная записка

о нарушении трудовых обязанностей

Я, Колесников С.А., работая 10.09.2016 г., не смог приобрести для нужд производственного цеха запчасти к станку по изготовлению труб, поскольку попал в ДТП на ул. Советская. Водитель УАЗ нарушил правила дорожного движения, в результате чего наш автомобиль ГАЗ получил повреждения, не совместимые с дальнейшей эксплуатацией без проведения ремонтных работ.

По этой причине я не смог приобрести запчасти, вследствие чего был нарушен производственный процесс.

Прошу учесть, что в данном ДТП я не являюсь виновным лицом, а потому прошу не применять ко мне меры дисциплинарного взыскания из-за невыполнения должностных обязанностей.

11.09.2016 г.                                  С.А. Колесников

Данный образец может быть использован для объяснительной записки, описывающей ошибки в различных сферах деятельности. Необходимо учесть, что данный документ должен быть написан от руки, чтобы была возможность доказать, что именно виновный сотрудник самостоятельно его написал и представил на рассмотрение руководства.  Читайте также статью: → «Объяснительная записка о прогуле».

Механизм составления объяснительной записки

Механизм составления документа подобного типа сводится к тому, что необходимо последовательно отразить несколько информационных блоков, к которым относятся:

• раскрытие информации о том, какое именно нарушение или ошибка допущены в работе при выполнении должностных обязанностей;
• что именно послужило причиной наступления подобной ситуации;
• кто виновен в том, что сотрудник допустил ошибку или не смог выполнить данное ему поручение;
• как можно исправить ошибку и что для этого необходимо.

При составлении объяснительной записки следует не только сформировать документ, но также зарегистрировать его через документооборот организации, то есть проставить дату и номер.

Данное действие необходимо для того, чтобы в последующих документах, например, в приказе, можно было опираться на записку как на доказательство наступления негативной ситуации.

Также регистрация необходима для того, чтобы существовало документальное подтверждение того, что сотрудник исполнил обязанность в срок.

Отличия объяснительной записки в различных областях деятельности

Объяснительные записки могут различаться  зависимости от того, в какой именно области деятельности трудится работник. Необходимо выделить объяснительные записки, связанные с документацией, с людьми или с техническими средствами.

Вид ошибки	Описание
С документацией	Данные типы ошибок, по которым составляется объяснительная записка, связаны с документацией, которая обращается внутри предприятия или направляется контрагентам. Наиболее часто они возникают при работе бухгалтера, кассира, экономиста, кадровика, сметчика. То есть по тем профессиям, в которых доля бумажной работы составляет наибольший процент. При составлении объяснительной записки указывается документ, в котором была допущена ошибка. При возможности составляется исправительный документ.
С людьми	Данные типы ошибок наиболее сложны, поскольку иногда зависят от действий не только сотрудника, но и иных лиц. В объяснительной записке бывает довольно сложно объяснить мотивы поведения другого человека. Однако следует максимально приближенно отразить ситуацию, чтобы руководство имело четкое представление о причинах произошедшей ситуации. С такими типами ошибок сталкиваются сотрудники, которые большую часть рабочего времени проводят с людьми, к примеру, учителя, медработники, продавцы или консультанты.
С техническими средствами	Данные типы ошибок связаны с использованием техники, оборудования, спец. транспорта или автомобилей. В объяснительной записке следует отражать причины, из-за которых могла произойти ошибка в работе, а также варианты решения вопросов, связанных с поломкой технических средств. В данном случае материальный вред, который может быть причинен работодателю из-за поломки техники и оборудования, можно будет отнести на счет сотрудника, если его вина будет полностью доказана.

Ошибки при составлении объяснительной записки

Поскольку объяснительная записка об ошибке в работе — это документ, то и в нем также могут содержаться неточности или ошибки, с которыми следует ознакомиться заранее. При этом можно выделить следующие виды ошибок в объяснительных записках:

1. Самая распространенная ошибка — это перекладывание вины на другого сотрудника. Как правило, в таком вопросе работодатель начинает расследование произошедшего случая. В подобной ситуации — вполне закономерен опрос иных работников, ставших свидетелями или обвиняемыми другими сотрудниками. Если в объяснительной стараться отнести вину на другого человека, который, как выяснится позднее, ни в чем не виноват, то это послужит причиной ухудшения взаимоотношений, как с руководством, так и с коллективом.
   Самое главное — написать в объяснительной все правдиво и честно. Данная информация впоследствии может послужить руководству информацией к размышлению.
2. Краткое изложение информации — не самый лучший вариант написания объяснительной записки. Оптимальным является изложение информации в развернутом виде, чтобы работодатель смог четко и ясно понять причину наступления негативной ситуации.
3. Непредставление дополнительной аргументации — скрытая ошибка при составлении объяснительной. Для того чтобы в полной мере раскрыть всю ситуацию и по возможности обезопасить себя, следует приложить какие-либо оправдательные документы, которые помогут снизить степень вины сотрудника. К примеру, если работник попал в ДТП и не смог выполнить порученное ему задание, он может приложить копию справки о ДТП.

Ответственность за составление объяснительной записки

Ответственность за составление объяснительной записки несут сотрудники, которые ее представляют, но иногда они не имеют никакого представления о том, как именно ее составлять и что в ней писать. В данной ситуации необходимо объяснить человеку, что конкретно он должен изложить в документе и на что необходимо обратить повышенное внимание.

Также необходимо пояснить работнику, что если он откажется от написания объяснительной записки, это только ухудшит его положение, поскольку он не сможет правдиво рассказать о том, что вызвало наступление негативной ситуации. В некоторых случаях объяснительная записка как раз наоборот снимает вину с работника, допустившего ошибку в работе не по своей воле. Читайте также статью: → «Объяснительная записка о невыполнении обязанностей».

5 ответов по вопросам составления объяснительной записки

Вопрос №1. Если ошибка в работе произошла не по вине сотрудника, работавшего на оборудовании, а по вине организации, которая обслуживает технику, надо ли с работника брать объяснительную?

Безусловно, если негативная ситуация наступила, то с работника необходимо взять объяснительную записку. Это нужно для того, чтобы не просто разобраться в ситуации, а иметь на руках документ, в соответствии с которым возмещение ущерба организация будет требовать не со своего сотрудника, а с контрагента. В данном случае объяснительная записка будет иметь своего рода пояснение, почему именно наступил перебой в работе оборудования, чтобы была возможность аргументированного предъявления претензии к работе обслуживающей организации.

Вопрос №2. Как поступить, если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе?

Если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе, необходимо составить акт о данном событии. При этом он должен оформляться в присутствии трех человек, которые будут свидетелями отказа работника признавать вину или объяснять свое поведение. В последующем этот акт можно использовать также и для мотивации вынесения дисциплинарного взыскания на виновного работника.

Вопрос №3. Как описать в объяснительной записке ошибку в работе, если я не могу объяснить, по какой именно причине она произошла? Был сбой в программе, из-за которого неверно посчитались показатели.

В данной ситуации самое главное — представить работодателю объяснительную записку, в которой подробным образом описать последовательность проводимых действий. Даже если технически непонятно, как именно ошибка произошла, возможно, такая объяснительная поможет специалистам определить, в чем именно скрывается причина произошедшего.

В некоторых случаях объяснительная записка — это не признание вины со стороны работника, а описание произошедшего события, которое поможет решить трудный вопрос и обнаружить проблемные участки в деятельности сотрудника.

Вопрос №4. Если ошибка в работе произошла по вине нескольких сотрудников, кто из них должен писать объяснительную записку? Или они должны составить один документ и все подписаться под ним?

Наилучшим вариантом в данной ситуации будет требование составить объяснительные записки всеми сотрудниками по отдельности.

Пусть каждый из них опишет возникшую ситуацию и укажет причины, из-за которых наступила негативная ситуация. Такой подход позволит выявить «подводные камни» в работе определенного участка, а, следовательно, и принять грамотное управленческое решение по минимизации риска возникновения такой ситуации в будущем.

Вопрос №5. Если в объяснительной записке ситуация изложена «размыто», из нее непонятно, что и как произошло, как в такой ситуации поступить?

Если в объяснительной нет четкого ответа, как или по какой причине произошла негативная ситуация, следует устно опросить сотрудника. Возможно, именно при разговоре он сможет более детально объяснить, что же произошло на самом деле. Если ему действительно проще в устной форме рассказать о произошедшем, пусть он расскажет, а затем вместе с ним нужно эту же самую информацию изложить и на бумаге.

Иногда сотрудник может просто волноваться и растеряться, или может подумать, что его сразу же посчитают виновным в наступившей ситуации. В таком случае человеку нужно просто помочь, объяснить, что такой документ — вынужденная мера, которая в некоторых случаях наоборот снимает вину с сотрудника.

Объяснительная записка, образец об ошибке на работе

Главная » Трудовое

Трудовое

Автор Доктор юридических наук Дмитрий На чтение 4 мин Просмотров 746

Как выглядит объяснительная записка об ошибке на работе, образцы написания. Случаи, когда нужна объяснительная, последствия признанных ошибок, возможные санкции со стороны работодателя.

Ошибаются все люди и довольно часто, но если это касается собственных должностных обязанностей, не всегда обходится без последствий. Мы расскажем, как выглядит объяснительная записка, образец об ошибке на работе. Причины ошибок бывают разные, но часто руководство требует объяснить, почему так произошло, это требуется сделать в письменном виде.

Содержание

1. Законные основания
2. Общие моменты
3. Содержание
4. Вывод

Законные основания

По закону, от сотрудника объяснения об ошибке на работе имеет право требовать только работодатель: непосредственный руководители или лицо, уполномоченное на это. Причем в последнем случае должен издаваться приказ. Объяснительная помогает разобраться в ситуации, какова вина конкретного сотрудника и что привело к ошибке. Особенно важна она в случае опасных условий работы, так как любые неточности могут стоить сотруднику здоровья и жизни.

Важно! Согласно УК РФ, сотрудник может отказаться создавать подобный документ, особенно если он прямо или косвенно подтвердит его вину. Любой гражданин не обязан свидетельствовать против самого себя.

В некоторых случаях написание может спасти от увольнения или другого серьезного наказания. Важно помнить, что если в течение двух дней с момента совершения проступка, не будут предоставлены письменные пояснения и сотрудник не откажется от их предоставления, работодатель имеет право применять дисциплинарное наказание. Форма его следующая:

1. Замечание.
2. Выговор.
3. Увольнение.

Так называемые штрафы, то есть денежные взыскания в законе не прописаны и работодатели, которые их применяют, действуют незаконно. Однако повлиять на финансовое положение они все же имеют возможность, причем законно. Во внутренних документах фирмы может быть прописана возможность уменьшения премии в случае подобных проступков.

Помните, даже то, что сотрудник написал объяснительную и его в данный момент времени не уволили, не гарантирует, что работодатель не сделает это позже.

Причем он имеем право на это, даже при отсутствии нарушений в будущем уволить такого сотрудника на протяжении 12 месяцев.

Общие моменты

Найти образцы объяснительных записок об ошибке в работе можно у нас, но прежде чем составлять такую следует узнать основные моменты, касательно бланка:

• Это официальный документ, пишет ее сотрудник, который провинился.
• На основании пояснений может приниматься решение, касательно дальнейшее работы на занимаемой должности.
• Составляться она может от руки или набираться на ПК.
• Обязательно следует указать дату и расписаться под изложенными данными.
• Не стоит оправдывать себя, ведь имеется факт совершения ошибки, лучше подумать, что привело к такому развитию событий.
• Также нет смысла обвинять других людей в своей ошибке – это не будет воспринято в серьез.

Содержание

Перед тем как писать объяснительную, стоит тщательно продумать, что в ней рассказать. Помните, в зависимости от сложности ситуации, которая произошла данное пояснение может попасть даже в суд.

Важно! Основная цель документа – это показать себя с позитивной стороны и пояснить почему произошла ошибка.

Помните, руководитель не может влиять на содержание, тем более диктовать объяснительную. Также он не имеет права утверждать, что указанная причина «не подходит» и в таком роде. То, что будет указано в записке – это видение работника ситуации и причин, которые привели к ошибке.

Текст – лаконичный, четкий, не нужно вносить лишнюю информацию. Шутки и просторечия стоит исключить из содержания документа, пишем сухим, деловым языком. Тон пояснений уважительный, хамство здесь ни к чему. Все данные нужно подавать в хронологическом порядке.

В записке, как на представленных примерах, нужно приводит следующую информацию:

1. Подтвердить или опровергнуть ошибку.
2. Описать ситуацию, как она произошла, в том числе дату, место, время, причины.
3. Дать характеристику свое вины. То есть была сделана ошибка случайно, по неосторожности или умышленно.
4. Указать свидетелей, если они есть и готовы подтвердить.
5. Выразить мнение, кого помимо провинившегося, следует привлечь к ответственности.
6. Указать отношение к дальнейшей работе – этот пункт не обязательный, так как, что делать дальше будет решать начальство.

Вывод

Составление объяснительной записки задача несложная, важно только вносить в нее достоверную информацию и постараться найти объективные причины совершенной ошибки. Это поможет минимизировать последствия.

Смотрите это видео на YouTube

 

Оцените автора

Лучшее письмо с объяснением ошибки на работе Шаблоны и советы по написанию |ResumeBuilder

Написать письмо с извинениями не всегда легко. Вам нужно найти способ признать свою ошибку, сохранив при этом свой опыт. Люди нередко допускают ошибки, поэтому вам стоит привыкнуть к написанию такого профессионального письма. Чувствуете ли вы смущение из-за совершенной ошибки или считаете, что не должны извиняться, может быть трудно подобрать нужные слова. Неправильные слова могут привести к тому, что ваш начальник сочтет извинения неискренними, что может негативно сказаться на вашей карьере. Если вы обнаружите, что вам нужно извиниться за что-то на работе, возможно, лучше просмотреть какое-нибудь письмо с объяснением ошибки на работе, чтобы получить лучшее представление о формулировках, которые вы должны использовать. Прочитайте пример и советы по написанию, которые помогут вам составить собственное эффективное письмо.

Письмо с объяснением ошибки на работе Шаблон

Ниже приведено письмо, написанное Малачи Джонсом, работником типографии, своему боссу Фелиции Дэй. Малахия случайно напечатал документ, который кто-то подделал. Покупательница, г-жа Ленде, была глубоко оскорблена добавленной фразой и решила заняться своим бизнесом в другом месте. Малахия не считает, что ошибка произошла полностью по его вине, но он отлично справляется с признанием того, что пошло не так, в своем письме.

Дорогая мисс Дэй,

Вчера я печатал информационный бюллетень миссис Ленде. Мы уже вместе просмотрели готовый документ, поэтому я был уверен, что быстро напечатаю проект. Я знаю, что нам нужно распечатать один образец и просмотреть его в последний раз, чтобы убедиться, что все в порядке. Тем не менее, я нерешительно сделал этот шаг. На самом деле я сделал это так плохо, что не заметил добавления очень оскорбительной фразы в слоган рассылки. Когда миссис Ленде пришла забрать свои отпечатки, она сразу же заметила перемену. Она отказалась платить за товар и сказала, что больше не вернется в наш магазин.

Хотя я не знаю, кто внес изменения в документ, я знаю, что должен был заметить ошибку во время моего окончательного просмотра. Мне жаль, что мы потеряли постоянный бизнес миссис Ленде из-за моей небрежности. Я готов помочь вам в любом случае, чтобы вернуть ее бизнес. На самом деле, я заплачу за печать следующих двух информационных бюллетеней из своей собственной зарплаты.

Надеюсь, вы простите меня за ущерб, который я причинил. С этого момента я буду стремиться тщательно проверять все задания, чтобы этого больше не повторилось.

С уважением,

Малаки Джонс

Как написать письмо с объяснением ошибки на работе

Письмо с объяснением ошибки на работе должно не только информировать работодателя о том, что пошло не так, но также должно содержать ваши извинения. Будьте осторожны, создавая такое письмо с извинениями. Не перекладывайте вину на кого-то другого и не пытайтесь объяснить свою ответственность.

Сначала объясни своему боссу, что пошло не так. Постарайтесь быть максимально кратким, но при этом дать четкое представление о ситуации. Затем сосредоточьтесь на своей роли в ошибке. Даже если вы смущены или чувствуете, что кто-то другой должен разделить вину, важно, чтобы вы дали понять своему начальнику, что понимаете, что должны были сделать что-то другое, чтобы избежать ситуации. В шаблоне объяснительного письма об ошибке в работе явно подчеркивается его роль в несчастном случае с печатью, т. Е. Он должен был более тщательно просмотреть информационный бюллетень, прежде чем отдать его заказчику.

Затем обязательно озвучьте свои сожаления. Взять на себя ответственность — это одно, но вы должны убедиться, что ваш работодатель понимает, что вы расстроены ошибкой, которую вы совершили, и сделает все, что в ваших силах, чтобы это больше не повторилось. После этого следует предложить какой-то способ исправить ситуацию. В образце Малахи говорит своему боссу, что заплатит за следующие два полиграфических проекта клиента в надежде вернуть ее бизнес в магазин.

Наконец, вы можете закончить на сильной ноте и напрямую попросить прощения у своего босса. Опишите возможные последствия вашей ошибки. Давая вашей аудитории понять, что вы ожидаете каких-то последствий за то, что пошло не так, вы даете понять, насколько сильно этот инцидент повлиял на вас.

Чего следует избегать в объяснительном письме об ошибке на работе

Самая большая ошибка, которую вы можете совершить в этом письме, — уклонение от ответственности. Возможно, вы захотите извиниться за чужие чувства, а не дать понять, что сделали что-то не так. Например, Малахия не сказал: «Мне очень жаль, что миссис Ленде обиделась на эту ошибку». Вместо этого он признал свою ответственность, приписав потерянный бизнес своей небрежности. Преуменьшение своей роли в том, что пошло не так, может создать впечатление, что вам на самом деле наплевать на последствия ошибки. Это может даже привести к тому, что ваш начальник сочтет ваши извинения неискренними, что может поставить под угрозу вашу работу.

Еще один способ уклониться от ответственности — обвинить коллегу. Однако для этого настроения нет места в вашем письме. Вы никогда не должны пытаться преуменьшить свою роль в ошибке, говоря, что это была чья-то вина.

Вам также следует стараться не слишком сосредотачиваться на прощении, которого вы ищете. Хотя можно упомянуть, что вы надеетесь, что ваш работодатель сможет простить вас, на самом деле это одна из наименее эффективных частей извинений. Вместо того, чтобы сосредоточиться на прощении, которого вы хотите, укажите, как вы планируете помочь исправить ситуацию самостоятельно.

Как действовать после отправки письма с объяснением ошибки на работе

После того, как вы передали письмо с извинениями своему работодателю, может потребоваться беседа с глазу на глаз. Позвольте вашему боссу задавать вопросы о ситуации. Вы также должны обязательно обсудить свои идеи по исправлению ошибки. Например, если бы вы были в такой же ситуации, как Малачи, вы могли бы спросить своего начальника, согласен ли клиент вернуться за двумя бесплатными месяцами распечаток информационного бюллетеня. Наконец, обязательно обсудите потенциальные последствия, с которыми вы можете столкнуться из-за своей ошибки. Эта последующая встреча поставит вас и вашего босса на одну страницу.

Еще одним преимуществом личной консультации является то, что вы можете ясно показать своему работодателю, что вы искренне чувствуете. Иногда сложно передать эмоции в письме. Если ваш работодатель увидит, что вы действительно огорчены ошибкой, он или она сможет простить вас.

Топ 5 Письмо с объяснением ошибки на работе Написание выводов

1. Возьмите на себя ответственность за свои действия

Четко объясните, что вы сделали или не сделали, что стало причиной ошибки. Независимо от того, что вы сделали, признание в этом может показать вашему работодателю, насколько вы профессиональны. Да, ошибки могут показаться непрофессиональными, но требуется определенный уровень зрелости, чтобы признать, что вы сделали что-то не так.

2. Не сосредотачивайтесь на чьей-либо роли в ошибке

Считаете ли вы, что кто-то из ваших коллег должен разделить вину? Или, может быть, вы думаете, что клиент был слишком чувствительным? Включение этих чувств в ваше письмо создаст впечатление, что вы пытаетесь объяснить ошибку. Не зацикливайтесь на чужой роли. Вместо этого просто посмотрите на то, что вы сделали.

3. Расскажи немного предыстории

Если сразу перейти к извинениям, начальнику может быть трудно понять, что произошло. Вместо этого вам нужно объяснить, как возникла ошибка. Может возникнуть соблазн использовать эту предысторию в качестве оправдания своих действий, но делать этого не следует.

4. Составьте план

Вы не можете исправить каждую ошибку. Важно это осознавать. Однако, если инцидент, который вы вызвали, имеет решение, вы должны упомянуть о своей готовности помочь исправить его. Вы можете предложить заплатить за сломанное оборудование или обсудить возможные последствия ваших действий.

5. Четко извиниться

Указание на свою ответственность в ошибке не является извинением. Убедитесь, что в каком-то месте вашего письма на самом деле используется извиняющая фраза, например, «Мне очень жаль».

Как извиниться на работе

• Чтобы правильно извиниться на работе, признать, что произошло, заявить о своей ошибке и предпринять корректирующие действия на основе того, что вы узнали.
• Избегайте слишком частых извинений или извинений за ошибки других, а также не воспринимайте конструктивную критику как выговор.
• Лучше всего принести краткие, оперативные и (если возможно) личные извинения.
• Эта статья предназначена для членов команды всех уровней, которые хотят лучше извиняться на рабочем месте.

Все делают ошибки. Вот почему хорошее извинение является одним из самых важных инструментов в общении на рабочем месте. Если вы совершили большую ошибку, подумайте, как лучше всего извиниться перед начальником, сотрудниками или коллегами.

Первый шаг к извинениям — особенно в качестве менеджера — это правильное мышление: вы должны признавать свои ошибки. Имея это в виду, вот как составить идеальное извинение на рабочем месте.

4 шага к идеальному извинению за работу

При извинении выполните следующие действия.

1. Признайте, что произошло.

Признание события служит двум целям: оно подтверждает правильность представлений вашей команды о том, что произошло, и определяет неразбериху, чтобы люди знали, за что вы извиняетесь. Это простой первый шаг, но очень важный.

Частью извинений является проявление сочувствия и заверение другой стороны, что вы понимаете, как ваше поведение влияет на других. Упоминание о событии настраивает вас на чуткие извинения.

«Примите это и не пытайтесь скрывать это или обвинять кого-либо еще», — сказала Вики Салеми, эксперт по карьере в Monster. «Всегда лучше быть кратким; не броди. «Вот что случилось, я несу ответственность, вот что я собираюсь сделать, чтобы это исправить, и вот чему я научился».

2. Признайте свою ошибку, но не сосредотачивайтесь на своих первоначальных намерениях. .

После признания события вы должны признать свою ошибку. Это самая важная часть извинения. Часто люди оправдываются, обвиняют других или не берут на себя ответственность. Извиняться может быть неловко, но если вы возьмете на себя ответственность, ваши коллеги и начальник могут больше уважать вас в долгосрочной перспективе. Хорошее извинение обнажает характер, поэтому относитесь к поступку именно как к упражнению в хорошем характере.

«Признайте свою роль в том, что произошло», — сказала Тара Фоссенкемпер, основатель The Counseling Hub. «Когда у вас в остальном хорошие отношения с начальником, сотрудником или коллегой, взятие на себя ответственности за свою роль только укрепляет эти отношения и укрепляет доверие между вами двумя».

Фоссенкемпер сказал, что хорошее извинение не требует подробных объяснений того, почему произошло событие. Перемещение на эту территорию может застопорить ваши извинения — вы не хотите сосредотачиваться на том, почему что-то произошло и к чему это привело. Вместо этого признайте свою ошибку и переходите к тому, как вы можете исправить ситуацию.

Сосредоточенность на объяснении также может звучать как защита. Вам может казаться, что вы хотите сказать свое слово, и иногда это оправдано, но часто человек, перед которым вы извиняетесь, не будет заботиться о ваших первоначальных намерениях. Произошла ошибка, и пора придумать, как ее исправить.

«Просто скажи, что сожалеешь о конкретном поступке, и остановись на этом», — сказал Фоссенкемпер. «Единственное, что делает объяснение, — это выкапывает метафорическую дыру и заставляет вашего слушателя чувствовать себя в обороне, как будто вы пытаетесь рационализировать или оправдать свое поведение».

Не нужно объяснять, почему вы допустили ошибку. Укажите, в чем была ошибка, и переходите к следующим шагам извинений.

3. Сконцентрируйтесь на том, что вы узнали.

Лучшее, что вы можете сделать во время извинений, — это рассказать о том, какой урок преподала вам или вашей команде ситуация. В деловом мире случаются ошибки; Салеми отмечает, что в некоторых корпоративных культурах рабочая среда не вызывает стресса, что на самом деле поощряет ошибки, потому что они предоставляют возможности для роста. Расставив приоритеты в том, что вы узнали из ошибки, вы можете сместить обсуждение в сторону чего-то позитивного.

Все делают ошибки; настоящая проблема возникает из-за того, что одна и та же ошибка может произойти более одного раза.

«Начальники и коллеги хотят знать, что мы больше не совершим ту же ошибку», — сказал Боб Грэм, соучредитель и генеральный директор Serious Soft Skills. «Покажите им, что вы усвоили урок, объяснив в одном или двух предложениях, какой урок вы усвоили».

Грэм сказал, что руководители и коллеги хотят, чтобы их коллеги развивались и учились. Сосредоточив внимание на уроке в своем извинении, вы можете сообщить, что вы умный, знающий себя сотрудник, который может справиться с ответственностью и проблемами с достоинством.

«Хорошее извинение может открыть, а не закрыть двери», — добавил Грэм.

4. Предложите план или решение.

После обсуждения урока, который вы усвоили, предложите план, обсудите решение или упомяните, как вы можете помочь исправить ситуацию. Это второй этап смещения обсуждения от ошибки к положительному результату. Сообщая о своей готовности помочь, вы подкрепляете урок, извлеченный из ошибки, осмысленными действиями.

Если вы будете следовать этим шагам, вы окажетесь в наилучшем положении после крупной ошибки на рабочем месте. Все ситуации разные, но если вы будете следовать этому плану, ваши коллеги, менеджер или сотрудники в конечном итоге придут к вам.

Чего следует избегать при извинениях на работе

Извиняться, когда это необходимо, важно, но извиняться неправильным образом или в неподходящее время может быть хуже, чем молчать. Вот несколько ключевых моментов, которых следует избегать при извинениях на рабочем месте:

Слишком много извинений

В общем, извиняться за каждую мелочь, которую вы сделали неправильно, — не самая разумная стратегия. Хотя в некоторых случаях это уместно, извинения на рабочем месте должны приноситься после серьезных ошибок или когда вся ваша команда или группа сотрудников становятся свидетелями неразберихи. По словам Салеми, извинения 24/7 могут создать неправильное впечатление на рабочем месте.

Взять на себя вину за то, что не входит в вашу компетенцию

Нет необходимости извиняться за кого-то еще в вашей команде, даже за руководителя, который не берет на себя ответственность. Это правда, даже если их ошибка не заставляет вас выглядеть так хорошо.

Вместо того, чтобы извиняться перед тем, кто просит что-то исправить, скажите, что вы изучаете это с соответствующими людьми. Не называйте никого по имени — вы не хотите бросать своих товарищей по команде под автобус — но изложите план действий, не извиняясь.

Продолжать приносить извинения, которые остаются незамеченными (или слышать слишком мало извинений от других)

Хотя извинения могут быть неловкими, они также служат окном в культуру вашей компании. Если вы обнаружите, что приносите надлежащие извинения, которые все еще не принимаются хорошо, это может быть убийцей уверенности на рабочем месте. Если это произойдет, возможно, пришло время проанализировать ваше текущее рабочее место и решить, подходит ли оно вам. Это также верно, когда руководители и коллеги извиняются (или не извиняются).

— Боссы не выше закона, — сказал Салеми. «Лидерство идет сверху вниз».

Если ваши извинения остаются без внимания — или если вы не слышите извинений от других, когда должны, — проблема может быть не в вас. Проблема может заключаться в вашем текущем рабочем месте или корпоративной культуре.

Воспринимать конструктивную критику как выговор

Члены команды всех уровней могут и должны получать конструктивную критику от своих коллег. Исследования показали, что конструктивная критика, высказанная после выполнения задачи, оказывает существенное влияние на будущую производительность. Однако один из способов свести на нет это влияние в будущем — воспринимать конструктивную критику как выговор.

Когда кто-то советует вам сделать что-то по-другому, он делает это не из презрения или злого умысла. Во всяком случае, они хотят, чтобы вы стали лучше, и предпринимают активные шаги, чтобы помочь вам в этом. Вот почему вы не должны говорить «извините», когда получаете конструктивную критику. Вместо этого скажите «спасибо», а затем следуйте полученному совету.

Непринятие мер по исправлению положения

Если что-то, что вы сделали, заслуживает извинений, одно дело сказать, что вы сожалеете. Другое дело — подкладывать дела под слова. Так что не просто извиняйтесь — составьте план, как обсуждалось выше, а затем действуйте в соответствии с ним. Таким образом, ваше извинение не будет звучать пустым, и вы сможете восстановить любое доверие, утраченное из-за любых последствий, которые вы собираете по кусочкам.

Если вы не можете немедленно принять меры, хорошее извинение может означать демонстрацию того, что вы сделаете по-другому в следующий раз.

Пример хорошего извинения

Вот простой пример хорошего извинения, состоящего из следующих четырех шагов:

«Привет, Анна. Я хочу извиниться за ошибку в бюджете на этот месяц. Я не общался должным образом с командой, поэтому цифры не совпадают. Теперь я знаю, что Беннета и Кили нужно привлекать ко всем моим будущим совещаниям по бюджету, потому что они вносят жизненно важный вклад. Я скорректировал цифры и могу повторно отправить бюджет на этот месяц, если вы считаете, что это уместно. Спасибо, что работали со мной над этим».

Другие советы по правильному извинению

Четыре описанных выше шага идеально подходят для того, чтобы извиниться. Тем не менее, вы должны помнить о некоторых других советах, когда извиняетесь.

• Говорите кратко и по делу. Многие эксперты советуют извиняться быстро и безболезненно. Длинная болтовня может сделать мероприятие неудобным и привести к тому, что настоящее извинение потеряется в середине долгого обсуждения. Не зацикливайтесь на том, что произошло, и не пытайтесь объяснить свою ситуацию. Извинитесь и переходите к урокам и решениям. После этого идите дальше. Нет необходимости задерживаться на том, что произошло.
• Сделайте это как можно скорее. Не ждите, чтобы извиниться. Немедленно исправьте ситуацию, чтобы все могли двигаться дальше.
• Ничего страшного, если это неудобно. Извиняться неловко, особенно когда они в лицо. Примите странность ситуации. Напомните себе, что правильное извинение — это прежде всего упражнение в хорошем характере. Как сказал ранее Грэм, иногда извинения открывают двери.
• Попробуйте извиниться лично. Хотя извинения по электронной почте иногда уместны, постарайтесь извиниться лично, если вы допустили большую ошибку. Хотя это может быть неловко или сложно, ваши коллеги будут уважать вас за то, что вы нашли время, чтобы извиниться напрямую. Вы можете уйти с лучшим разрешением — часто проще связаться лично, чем по электронной почте. Всем известно, насколько пустым может быть ответ по электронной почте «нет проблем». Извинения лично могут оказаться невозможными, если ваша команда полностью удалена. В этом случае лучшие службы видеоконференций, такие как Microsoft Teams, могут предоставить решение.

Как извиняться руководителю

Существуют универсальные правила извинений, которым должен следовать каждый на работе, но есть и некоторые важные различия между извинениями менеджеров и коллегами.

Хотя все вышеперечисленные правила применимы к менеджерам, существуют дополнительные соображения о том, как менеджеры должны извиняться перед своей командой, если они допустили ошибку. Наиболее важным аспектом извинений со стороны руководства является признание ошибки. Менеджеры демонстрируют истинное лидерство, когда подают пример. Показывая, что вы не боитесь ошибаться, вы даете возможность своей команде делать то же самое.

1. Извинитесь перед своей командой. Общее правило таково: если вы публично допустили ошибку в своей компании, вы должны извиниться перед всей командой. Это должно быть лично или в видеочате, если вы управляете удаленными сотрудниками, и должно стимулировать обсуждение уроков и решений в будущем.
2. Принесите личные извинения, если это уместно. Если инцидент произошел с конкретным сотрудником и другие члены команды стали его свидетелями, извинитесь перед этим человеком наедине и еще раз перед всей командой. Публичные извинения могут обеспечить справедливость по отношению к вашему сотруднику и показать, что вы в курсе того, что произошло. Частные извинения могут еще больше залечить любые раны, нанесенные этим событием.