ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Делегирование как инструмент руководителя: разбираемся в преимуществах и ошибках

Быть хорошим управленцем нелегко: кажется, что нужно доводить любые задачи до совершенства и отвечать за всё и сразу. По этой причине руководителям сложно делегировать полномочия своим сотрудникам, ведь контроль будет потерян, а результат вряд ли оправдает ожидания, — проще всё сделать самому. Но на самом деле это не так, подробнее разбираемся в статье.

Для начала предлагаем рассмотреть, что же такое делегирование

Делегирование — это передача части обязанностей или некоторых задач от руководителя к специалисту. От стандартного распределения работы этот процесс отличается тем, что управленец отдает часть своих полномочий, чтобы сосредоточиться на каком-то сложном и важном задании.

Например: необходимо организовать тренинг для сотрудников. Руководитель решает, кто сможет справиться с этим, и делегирует ему следующие задачи:

• найти эксперта;
• договориться о времени и забронировать переговорную;
• пригласить коллег и проконтролировать, чтобы все пришли на тренинг;
• после окончания обучения провести опрос сотрудников и предоставить результаты.

Давайте рассмотрим преимущества делегирования

• Управленец может передать рутинные задачи и освободить больше времени для того, чему действительно стоит уделить внимание.
• Команда сможет заменить руководителя во время отпуска или болезни. Не нужно будет останавливать рабочий процесс или проверять задачи в нерабочее время.
• Когда весь отдел загружен одинаково, качество выполняемой работы улучшается.
• Чем сложнее задачи поручают специалистам, тем быстрее они профессионально растут.

Когда сотрудника повышают до руководителя, то, кроме базовых профессиональных задач, ему необходимо еще и организовать работу своей команды. Часто неопытные управленцы делают так: продолжают выполнять старые задачи в том же режиме, а в дополнение еще начинают руководить. Это верный путь к усталости и выгоранию.

Какие еще ошибки обычно делают при делегировании в менеджменте:

• ставят нереалистичные сроки или требования;
• задачу передают специалисту, у которого мало опыта и недостаточно компетенций;
• делегируют обязанности, которые может качественно выполнить только сам руководитель;
• чрезмерный контроль каждого шага команды;
• неправильно оценивают загрузку специалиста, из-за чего он не успевает выполнить новое поручение;
• передают задачу команде, не объяснив, кто будет ответственным и за что отвечает;
• не выделяют дополнительное время на доработку и исправление ошибок.

Если вы начинающий руководитель и у вас нет опыта в управлении командой, то рекомендуем посмотреть наш бесплатный онлайн-курс «Мотивация сотрудников». Вы узнаете самые необычные и эффективные методы, а также сможете оказаться в роли руководителя организации и попрактиковаться в использовании новых подходов.

Делегирование полномочий: как правильно передавать задачи

Содержание

Часто руководители не могут доверить задачи подчиненным. Тогда результаты работы ограничены возможностями одного человека. Эффективный руководитель должен заниматься вопросами управления и развития, а регулярную работу передать сотрудникам.

Что такое делегирование на практике

Каждая компания держится на руководителях, которые берут на себя ответственность за результаты и развитие бизнеса. Чтобы организация росла и расширялась, им нужно выполнять все больше новых задач и проектов. И наступает момент, когда все время руководителя заполнено, а он продолжает набирать задачи, потому что видит новые перспективы.

Тем временем запущенные проекты, которые поддерживает руководитель, превращаются в рутинные повторяющиеся действия. Чтобы заняться новыми направлениями, нужно отделить от себя эти регулярные действия, передать их другим сотрудникам и наладить систему контроля. А самому работать над новыми гипотезами, тестировать их и находить более эффективные способы выполнения работы.

В чем состоит суть делегирования? Делегирование от лат. «delegare» означает «передать», «доверить». Это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Делегирование полномочий используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя. Оно актуально как в небольших, так и в крупных компаниях.

Например, руководитель крупной компании управляет двумя филиалами, а владелец предлагает ему открыть новый филиал — выбрать помещение, оборудовать его, нанять сотрудников и запустить рекламную кампанию на новую локацию. Он может заняться открытием филиала, продолжая выполнять текущие обязанности, но тогда запуск может затянуться на месяцы, а руководитель может просто «выгореть». Избежать этих проблем можно при помощи делегирования текущих функций, тогда:

• У руководителя освободится время для решения новых задач
• Повторяющиеся процессы будут выполняться быстрее и качественней
• У сотрудников появится возможность проявить свои профессиональные качества и раскрыть способности, получая задачи повышенной сложности

Это и есть основные преимущества и принципы делегирования. На первый взгляд все просто — поручил задачу и занялся другими делами, но часто руководители не решаются на делегирование. 

Читайте по теме. Как ускорить согласование решений в нестандартных ситуациях с помощью ЗРС или законченной работы сотрудников.

Почему люди не делегируют: 3 популярные причины

По статистике только 10% руководителей эффективно тратят свое время. Остальные — выполняют действия, которые могли бы поручить другим. Почему?

Я сделаю лучше

Обычно руководители лучше подчиненных разбираются в вопросах, которые необходимы для качественного выполнения задачи. Если сотрудники плохо выполнят работу, руководителю придется ее исправлять или переделывать. Проще сразу все сделать самому.

Нет времени на наставничество

Даже если в компании есть сотрудник, которому можно поручить задачу, нужно потратить время, чтобы детально описать все критерии и способы выполнения задачи. Нельзя просто прийти и сказать «Теперь ты отвечаешь за маркетинг». Человека нужно подготовить — дать инструкцию и наставления. Быстрее сделать самому.

Обученный сотрудник может уйти

Руководитель может потратить время на обучение сотрудника и передачу обязанностей, а тот уйдет из компании. Придется брать нового человека и заново обучать его.

Эти сложности могут стать препятствием к делегированию и поводом для конфликтов в коллективе. Как их обойти?

Обучение как способ делегирования полномочий

Повторяющиеся процессы постоянно забирают время у руководителей. Например, каждую неделю руководитель тратит два часа на составление отчетов. Чтобы освободить время, нужно передать эту обязанность — корректно описать инструкцию как правильно составлять отчет, донести ее сотрудникам и выстроить систему контроля за их работой. Разрабатывать инструкцию дольше, чем самостоятельно выполнить задачу, но в длинной перспективе это позволит освободить больше времени.

Чтобы разработать инструкции, нужно собрать знания, структурировать их по должностям и разместить онлайн-курсы на платформе.

Что дают такие инструкции:

Правильное описание технологии

Руководитель собирает и структурирует знания, чтобы передать свою экспертность. В результате сотрудник получает к изучению последовательный алгоритм с деталями, которые руководитель мог бы упустить при устном общении.

Пример курса для должности «Начальник смены на производстве»:

Постоянный доступ к материалам

Материал всегда перед глазами сотрудника, поэтому он не упустит важный этап технологии. Если сотрудник с первого раза не запомнил важную информацию или запомнил, а потом забыл, он может в любой момент вернуться к материалам. 

Контроль качества обучения

Руководитель может проконтролировать, что сотрудник ознакомился с материалами и правильно их понял. Чтобы проверить понимание, на платформе есть возможность создавать проверочные упражнения и тесты. Если сотрудник неправильно отвечает и демонстрирует поверхностное понимание материала, руководитель может вмешаться и произвести коррекцию. Обратная связь помогает минимизировать количество ошибок сотрудников и отклонений от желаемого результата.

Как руководитель может откорректировать знания сотрудника:

Экономия времени

Если обученный сотрудник уволится и на его место придет другой, руководителю не придется заново повторять всю информацию и тратить личное время на обучение. Он может за два клика назначить сотрудника на готовую учебную программу, и тот приступит к изучению.

Распространение новых технологий

Материал можно в любой момент дополнить или изменить. Например, руководитель отдела продаж хочет дать менеджерам новый скрипт. Тогда он добавляет текст скрипта на платформу. И даже если сотрудники уже ознакомились со всем материалом, платформа вернет их на обновленный урок и покажет, какие появились изменения. Таким образом, можно быстро распространять новые знания и быть уверенным, что все сотрудники обладают актуальной информацией по выполнению той или иной работы.

Как выглядят новые блоки информации:

Платформа Unicraft сегодня помогает тысячам руководителей правильно делегировать обязанности подчиненным.

Алгоритм успешного делегирования полномочий

Как правильно делегировать? Изучите алгоритм делегирования, чтобы узнать правила и этапы правильной передачи задач.

1 — Выберите задачу

Выпишите все свои функции и определите, какие из них можно делегировать. 

Какие задачи можно делегировать:

• Рутинная работа, которая не требует особых навыков, но нужна усидчивость. Например, руководитель каждое утро проверяет объем остатков товара на складе и заказывает товар, который заканчивается
• Аналитическая работа — поиск и структурирование информации. Например, анализ конкурентов и составление отчетов
• Узкоспециализированная деятельность, которая требует специальных знаний. Например, бухгалтерия, реклама, контент, программирование, продажи

А нельзя делегировать функции, с которыми может справиться только руководство:

• Стратегическое планирование — например, постановка целей по масштабированию бизнеса 
• Задачи с повышенной ответственностью — например, когда главный врач делегирует своему помощнику операцию клиента на мозг, где ценой ошибки может стать человеческая жизнь
• Работа с людьми — увольнение и прием других сотрудников, поощрения и наказания подчиненных, контроль за работой

2 — Выберите исполнителя

Выберите человека, которому можно делегировать обязанности. Для этого нужно хорошо знать своих сотрудников. Уровень задания должен соответствовать уровню сотрудника. Достаточно ли у выбранного специалиста навыков и свободного времени, чтобы выполнить задачу качественно? Если навыков недостаточно, нужно обучить его до необходимого уровня или нанять нового человека, компетенций которого будет достаточно.

3 — Объясните суть задачи

Люди могут найти решение почти для любой проблемы, но им нужно знать правила игры.

Джон Стрелеки

Понимает ли человек, каких результатов от него ожидают и как он будет выполнять задание? Чтобы ничего не упустить, лучше ставить задачи в письменном виде. Для этого можно воспользоваться гугл-документами или планировщиком задач. Что важно донести:

1. Цели задачи
2. Зону ответственности сотрудника
3. Желаемый результат работы
4. Дедлайн и условия задания

В отдельной статье мы подробно описали эти этапы постановки задачи.

Пример корректно поставленной задачи:
Каждую неделю мы проводим вебинар, на котором продаем основной продукт. Твоя задача — разрабатывать презентации для вебинаров. Это важная часть вебинара, поэтому доверяю ее именно тебе. Презентация должна быть готова за 2 дня до вебинара. Если она не будет готова в срок, мы не сможем донести часть важной информации до клиентов, и количество продаж будет меньше ожидаемого.  

Опишите алгоритм и принцип выполнения задачи в виде отдельной инструкции. Например, как делать презентацию, чтобы она была интересной и продающей.

4 — Установите испытательный срок

Когда вы передали функцию, нужно проверить, как человек справляется с ней. Можно дать тестовое задание или контролировать работу уже в процессе выполнения задачи. Обязательно давайте обратную связь — указывайте на ошибки и подсказывайте, как сделать лучше.

Например, руководитель утвердил, какие изменения нужно сделать в продукте и поручил сотруднику их выполнить. Это задание с высокой ответственностью, поэтому на первом этапе руководитель ставит испытательный срок, контролирует действия сотрудника и дает обратную связь. 

Примеры вопросов:

Со временем сотрудник станет способен организовать процесс самостоятельно.

Совет. Когда вы делегировали человеку задачу, не пытайтесь забрать у него ответственность, контролируя каждый его шаг или выполняя работу за него. Может произойти обратное делегирование — подчиненный перестанет чувствовать ответственность за эту функцию и начнет «спихивать» свою работу на руководителя.

5 — Оцените результаты работы

Спустя некоторое время важно оценить результаты работы сотрудника. Для этого нужны четкие критерии оценки. Можно отслеживать количественные показатели, например, количество новых клиентов или заработанных денег. Если результаты работы нельзя оценить в цифрах, можно использовать качественные методы — провести оценку 360 градусов или тестирование.

Ошибки в делегировании: опыт экспертов

Чего важно избегать при делегировании задач:

Делегировать в обход других руководителей

Не передавайте задачу человеку, который не является напрямую вашим подчиненным, например, сотруднику из другого отдела. Нужно согласовать эту функцию с его непосредственным руководителем. После чего объяснить задание сотруднику лично, т.к. посредник может ненамеренно исказить информацию.

Делегировать «на ходу»

Часто необходимость делегировать появляется, когда у руководителя уже «сгорели все сроки». Тогда он дает задачу первому встречному сотруднику и не успевает подготовить инструкцию для ее выполнения. В результате сотрудник допускает много ошибок, и итоговый результат получается очень посредственным. Плюс из-за срочности сбивается приоритет других задач. Может получиться, что более важные вопросы откладываются на потом. Старайтесь делегировать задачи заранее. 

Делегировать непосильные задачи

Нужно адекватно оценивать возможности сотрудника. Чтобы передавать сложные задачи с большой ответственностью, в компании должны быть квалифицированные специалисты, которые не хуже или лучше руководителя разбираются в этом вопросе. Например, если вам нужно делегировать задачи по маркетингу и продажам, передавайте их экспертам в этих сферах, чтобы улучшить результаты бизнеса. Или создавайте подробные инструкции, чтобы передать свою экспертность другим сотрудникам.

Вывод. Разработка инструкций — основной способ успешного делегирования полномочий. Опишите технологии и алгоритмы работы самостоятельно или делегируйте эту задачу методологам компании Unicraft, чтобы освободить свое время для других проектов.

5 преимуществ делегирования полномочий: расширение возможностей вашей команды

Вы когда-нибудь чувствовали, что слишком заняты? Что ваш список дел взрывается? Что вы чувствуете себя перегруженным всем, что вам нужно сделать? Что вы не удовлетворены своими результатами, потому что вы просто не делаете все, что должны делать? Возможно, вам следует уделять больше внимания делегированию своей команде!

В других статьях, опубликованных в этом блоге, мы уже указывали на важность найма лучших сотрудников и на то, как сделать так, чтобы ваша команда преуспела. Что ж, если у вас такая замечательная команда с ключевыми сотрудниками, вы должны иметь возможность делегировать им задачи, чтобы команда в целом могла сделать больше, а вы могли высвободить время, чтобы посвятить его наиболее важным задачам.

Делегировать полномочия нелегко, потому что большинство из нас часто чувствует, что только мы можем выполнить определенную задачу наилучшим образом. Трудно доверять другим выполнение этих задач и доверять способностям ваших сотрудников, что они также смогут хорошо справиться с этими задачами. Кроме того, вы знаете множество деталей тех или иных проектов и, наверное, единственный, кто знает все вдоль и поперек. Так зачем «тратить» время на объяснение всего этого другим? Но будет ли это лучшим использованием вашего времени, если вы будете выполнять каждую операционную задачу проекта? Возможно нет!

Итак, каковы основные преимущества делегирования?

Освобождение времени и достижение большего

Как упоминалось выше, первое очевидное преимущество делегирования заключается в том, что вы освобождаете свое время, которое можно посвятить более стратегическим задачам. Поскольку у вас есть больше времени для других задач, вы определенно сможете добиться большего.

Развитие вашей команды

Вовлечение вашей команды в выполнение определенных задач также повысит их возможности и научит их новым навыкам. Это большое преимущество для сотрудника, оно делает его более разносторонним и более трудоспособным, однако он также становится более важным для команды. Давая им больше новых задач, вы, кроме того, сделаете их работу более интересной, сложной и приятной.

Создание культуры доверия

Делегируя задачи своим сотрудникам, вы автоматически создаете культуру доверия в своей команде. Давая им важные задачи, вы показываете им, что доверяете им, чтобы они взялись за эти задачи и выполнили их надлежащим образом. Это хорошо не только для рабочей культуры в коллективе, но и для самооценки сотрудника.

Повышение эффективности команды

Делегируя задачи членам вашей команды, вы эффективнее используете время каждого. В результате команда в целом сделает намного больше. Вы не сможете закончить все сами, и вы не хотите, чтобы члены вашей команды сидели без дела, поэтому, делегируя им задачи, у всех есть адекватная нагрузка.

Повышение гибкости вашей команды

Когда вы делегируете задачи своей команде, убедитесь, что вы также распределяете задачи между разными членами команды. Таким образом, гибкость вашей команды повысится, и каждый улучшит свои навыки, что очень важно для компании.

СВЯЗАННЫЕ СООБЩЕНИЯ:   Как делегировать полномочия без потери контроля: полное руководство   | 4 недостатка микроменеджмента

5 важных советов по эффективному делегированию

1. Выясните, какую работу вы хотите делегировать

Составьте список рабочих задач для множества отделов. Затем вы можете делегировать эти задачи различным членам команды. При необходимости вы можете обучить членов команды, чтобы они могли выполнять поставленные задачи точно и тщательно. И вы можете гарантировать, что члены команды получат всестороннюю поддержку, поскольку они станут экспертами в выполнении этих задач.

2. Установите приоритеты

Сообщите членам команды, какие рабочие задачи необходимо выполнить и когда они должны быть выполнены. Вы должны установить реалистичные ожидания для любой работы, которую вы делегируете. Убедитесь, что вы даете персоналу четкие инструкции о том, как выполнять рабочие задачи. Кроме того, будьте готовы ответить на любые вопросы по этим заданиям.

3. Согласуйте задачи с сильными сторонами ваших сотрудников

Узнайте, какие рабочие задачи лучше всего подходят вашим сотрудникам. Для этого полезно учитывать сильные и слабые стороны ваших сотрудников. Вы можете просматривать отчеты о производительности сотрудников, чтобы увидеть, в чем они преуспевают. Кроме того, вы можете встретиться с работниками и узнать об их карьерных интересах и целях. Отсюда вы можете назначать рабочие задачи, которые ваши сотрудники могут выполнять, чтобы стать более продуктивными и эффективными, чем когда-либо прежде.

4. Общайтесь и сотрудничайте с работниками

Коммуникация имеет решающее значение для всей вашей команды. Если вы поддерживаете открытые линии связи с работниками, вы можете помочь им добиться выдающихся результатов в любой рабочей задаче. Кроме того, сотрудничайте с работниками и помогайте им с задачами по мере необходимости. Со временем работники будут чувствовать себя все более комфортно, выполняя поставленные перед ними задачи. Это может привести к беспрецедентному успеху в вашей организации.

5. Получайте отзывы сотрудников

Узнавайте у своих сотрудников, что они думают о выполняемых ими рабочих задачах. Если работники испытывают трудности, вы можете оказать им дополнительную поддержку. Или, если работники процветают, вы можете делегировать им дополнительные обязанности.

Итоги по делегированию полномочий

Делегирование — это важный навык для выдающихся лидеров, который дает важные преимущества вам как лидеру, членам вашей команды, команде и, следовательно, также и бизнесу. Итак, в следующий раз, когда вы почувствуете себя перегруженным своим списком дел, постарайтесь спросить себя по каждому пункту, является ли это наилучшим использованием вашего времени, когда вы выполняете эти задачи, или кто-то другой в команде также мог бы это сделать. Сделайте хорошую работу.

Наконец, если вы хотите добавить сотрудников, которые могут справиться с любыми рабочими задачами, возникающими у них, вам может помочь BOS Staffing. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше о наших кадровых услугах.

Способы делегирования ответственности Преимущества для организаций

«Если вы хотите сделать несколько мелких дел правильно, сделайте их сами. Если вы хотите делать великие дела и оказывать большое влияние, научитесь делегировать». ~ Джон С. Максвелл, американский писатель

Независимо от того, отвечаете ли вы за управление командой из 2 или 200 человек, делегирование может быть одним из самых сложных навыков для развития лидера. И хотя лидеры могут признать, что им нужно лучше делегировать полномочия, на самом деле это совсем другая история.

Согласно исследованию тайм-менеджмента 2007 года, почти половина опрошенных компаний были обеспокоены навыками делегирования полномочий своих сотрудников. В то же время только 28% этих компаний предлагали какое-либо обучение по данной теме.

Прежде чем мы углубимся в советы и стратегии делегирования большей ответственности, важно сделать шаг назад и напомнить себе, почему делегирование важно. Память о преимуществах делегирования поможет нам не сбиться с пути, когда мы столкнемся с бурными водами, которые оно может создать на этом пути.

5 способов делегирования ответственности выгодно руководителям, сотрудникам и организации

Как эффективное делегирование может изменить вашу организацию? Вот несколько способов, которыми делегирование ответственности помогает вам и вашим сотрудникам расти:

1. Делегирование максимально раскрывает потенциал каждого.

Делегирование не только помогает менеджеру сосредоточиться на более крупных и стратегических аспектах компании, но и помогает сотрудникам приобретать новые навыки. Делегирование создает среду, в которой все растут, что позволяет сотрудникам процветать и развиваться в вашей компании.

2. Делегирование создает больше пространства для новых идей.

Когда вы управляете всеми деталями проекта, может быть трудно найти высокоуровневое мышление. Хотя делегирование ответственности не освобождает 100% вашего времени, оно дает руководителям больше пространства для размышлений о том, что будет дальше с отделом, командой или компанией.

3. Делегирование повышает удовлетворенность сотрудников работой.

Было проведено множество исследований взаимосвязи между делегированием полномочий и общей удовлетворенностью работой сотрудников. Согласно исследованиям, общее отношение персонала к делегированию задач было положительным и привело к повышению удовлетворенности работой, вероятно, потому, что делегирование задач включало в себя высокую степень автономности работы.

4. Делегирование создает структуру внутри вашей организации.

Делегирование ответственности создает иерархию внутри организации, что важно для создания полномочий и системы ответственности. Если сотрудники знают, что им есть перед кем отчитываться, кроме своего перегруженного работой владельца, они с большей вероятностью будут выполнять задачи в полной мере.

5. Делегирование обеспечивает лучшую среду для роста вашей организации.

Когда работа распределена по всей организации, у каждого появляется больше времени для выполнения важных задач, как было отмечено ранее. Но это также создает возможности для развития и роста компании. Посредством делегирования вы можете развивать новые отделы или подразделения внутри компании. Это поможет вашей компании расшириться как по вертикали, так и по горизонтали.

Как создать культуру делегирования полномочий в вашей организации

Делегирование приносит пользу руководителям, сотрудникам и организациям, однако оно остается одним из наиболее малоиспользуемых и слаборазвитых управленческих возможностей. Итак, что вы можете начать делать, чтобы создать культуру делегирования в вашей организации? Вот несколько ключей.

• Сделайте делегирование приоритетом в вашей организации. Чтобы создать культуру делегирования, важно сделать его частью процесса проведения совещаний и составления планов развития сотрудников. Будь то во время ежегодного обзора или на еженедельном совещании, важно регулярно обсуждать, какие типы проектов и задач вы будете передавать сотрудникам, чтобы они могли развивать необходимые им навыки.
• Создание подотчетности . Если вы не умеете делегировать полномочия, разрешите своим непосредственным подчиненным вызывать вас, если вы не делегировали то, что должны. С другой стороны, для менеджеров важно, чтобы сотрудники знали, что они несут ответственность за свой собственный рост и должны активно искать новую ответственность.
• Знай своих людей. Прежде чем делегировать задачи, важно хорошо знать своих сотрудников. Чем они одарены? В каких областях они борются? Поручение задачи не тому человеку только увековечит ваше негативное восприятие делегирования.