ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Как не попасться на удочку мошенников

Мошеннические приемы (scams) изобретаются нечестными людьми с целью выманить у вас деньги или личную информацию.

Мошенники могут налаживать контакты c потенциальными жертвами по телефону, через электронную почту, а также с помощью текстовых сообщений и писем. Приведенная далее информация поможет вам распознать наиболее распространенные мошеннические приемы и защитить себя от них.

Мошенничество с лотереями

Мошенники могут посылать вам правдоподобные на вид письма по обычной или электронной почте, текстовые сообщения или уведомления через социальные сети, в которых говорится, что вам достался выигрыш в лотерею. Этим выигрышем могут быть деньги, турпоездка, смартфон или ваучер на приобретение товаров в магазине. Для того, чтобы получить выигрыш, вам предлагается уплатить налог, внести плату за услуги или представить данные о вашем счете в банке.

Вот некоторые из настораживающих признаков таких мошеннических приемов:

• вам сообщается о выигрыше в лотерее или в конкурсе, в котором вы не принимали участия
• вас просят сообщить по телефону или по электронной почте свои личные данные
• для получения выигрыша вам предлагается внести плату или прислать данные о вашем счете в банке
• в качестве контактных данных дается номер абонементного почтового ящика (PO), адрес электронной почты или номер мобильного телефона (не дается фактического почтового адреса).

Мошенничество под предлогом возврата денег

Мошенники представляются работниками государственной организации, банка или другого широко известного учреждения и сообщают вам, что вам причитается какая-то денежная сумма, для получения которой вам необходимо внести административный сбор или какой-то другой вид платы. Мошенники могут сообщить вам, что вам не доплатили пенсию или пособие или что вы переплатили по счетам за коммунальные услуги, в результате чего вам полагается доплата или возврат переплаченной суммы.

Настоящий банк, бизнес или государственный орган никогда не будет требовать с вас платы за причитающиеся вам денежные суммы.

Мошенничество на сайтах знакомств

Мошенники ведут поиск своих жертв на законных сайтах знакомств. Добившись заинтересованности с стороны потенциальной жертвы, мошенник переводит все контакты на личный адрес электронной почты, телефонные звонки и текстовые сообщения. Со временем он устанавливает отношения с жертвой онлайн, пользуясь всеми средствами для завоевания доверия и расположения с ее стороны.

В конце концов мошенник изобретет историю о том, что ему нужны деньги, зачастую в связи с болезнью или травмой члена семьи или для инвестиционной сделки. К этому времени жертва уже, как правило, находится под его обаянием и с готовностью шлет деньги, даже несмотря на предупреждения родственников и друзей о том, что это, вероятно, ловушка мошенников. Деньги, посланные по почте или переведенные на счет в банке, практически невозможно вернуть.

О чем необходимо помнить, чтобы не попасться на удочку мошенников

• если предложение слишком привлекательно для того, чтобы в него можно было поверить, то верить ему не следует
• будьте очень осторожны по отношению к сообщениям по электронной почте, телефонным звонкам и письмам, поступающим от незнакомых людей, где говорится, что вам причитаются какие-то денежные суммы
• никогда не посылайте деньги или данные о своем счете в банке для того, чтобы получить выигрыш или причитающуюся вам денежную сумму
• проверьте, участвовали ли вы в лотерее или розыгрыше призов, и помните о том, что в настоящей лотерее вас никогда не попросят внести плату за получение выигрыша
• никогда не вносите плату с помощью почтового перевода — всегда используйте более безопасный способ оплаты — по кредитной карточке или через PayPal
• остерегайтесь ложных вебсайтов, пользующихся правдоподобно выглядящими логотипами широко известных банков или других организаций — в случае сомнений необходимо связаться с банком или организацией напрямую и навести справки
• не пользуйтесь ссылками в сообщении, посланном по электронной почте, для контакта с организацией. Всегда находите контактные данные с помощью поисковой системы, телефонного справочника или другого независимого источника
• никогда не посылайте денег человеку, с которым вы лично не встречались, даже если вы разговаривали с ним или получали от него подарки
• прислушивайтесь к мнению родственников и друзей, если у них возникла озабоченность по поводу человека, с которым вы познакомились онлайн
• проявляйте осторожность в том случае, если фотографии на сайтах знакомств не соответствуют описаниям или выглядят так, как будто их взяли из журнала.

Меры по отношению к мошенникам

Если вы считаете, что стали жертвой мошенников, то вам следует немедленно связаться с нами и сообщить о том, что произошло. В некоторых ситуациях деньги удается вернуть через компанию, выдавшую кредитную карточку, или через банк.

Если вам не удается добиться возврата денег, все равно важно сообщить о происшедшем, так как эта информация поможет нам не допустить обмана других людей.

Более подробная информация о том, как не попасться на удочку мошенников, имеется в наших видеофильмах «Stevie’s Scam School» для потребителей и для малого бизнеса.

Украинская электронная почта: как ее создать

Это руководство поможет вам создать свою учётную запись в популярных украинских электронных почтах. Выберите наиболее подходящий для вас сервис, а затем последовательно выполните шаги инструкции.

e-mail.ua

1. На странице http://e-mail.ua/ щёлкните раздел «Регистрация».

2. Придумайте уникальный логин для почты.

3. Укажите пароль от аккаунта и альтернативный (дополнительный) электронный ящик.

4. Пройдите защиту от ботов: в поле «Я не робот» клацните по окошку (появится зелёная галочка).

5. Нажмите «Зарегистрироваться».

mail.ukr.net

1. На страничке mail.ukr.net/classic/login в правой части панели выберите язык интерфейса (украинский, русский, английский).

2. Под полями для учётных данных кликните «Регистрация».

3. Введите имя почтового ящика и пароль (2 раза).

4. Укажите свои данные: пол, дату рождения, имя.

5. В качестве верификационных средств сообщите свой номер телефона и резервный e-mail.

6. Нажмите «Получить код», введите в открывшейся строке код активации, полученный в SMS-сообщении.

7. Клацните «Зарегистрировать ящик».

mail.bigmir.net

1. На главной странице сервиса кликните «Зарегистрироваться».

2. Введите ID (идентификатор или логин в системе) и пароль. Обратите внимание на оценку устойчивости ключа к взлому (рекомендуется «Сложный», «Нормальный»).

3. Выберите секретный вопрос и придумайте на него уникальный ответ, который будет сложно подобрать посторонним.

4. Дополнительно укажите резервный почтовый ящик.

5. Выполните контрольное задание в блоке «Капча» (Captcha): выберите картинки по признаку и клацните «Подтвердить».

6. Скопируйте сгенерированный код (Ctrl+C) и вставьте в строку (Ctrl+V), расположенную ниже.

7. Поставьте «галочку» возле слов «Я соглашаюсь с условиями… ».

8. Клацните по кнопке «Зарегистрироваться».

mail.i.ua

1. Откройте во вкладке браузера — passport.i.ua/registration.

2. Придумайте уникальный логин. После его ввода должно появиться сообщение «… свободен». Полный адрес ящика (вместе с доменным именем сервиса появится) под полем.

3. Щёлкните окошко в разделе «Бот-защита». В открывшейся панели выполните контрольное задание (выберите картинки с заданным элементом и клацните «Подтвердить»).

После прохождения защиты в блоке «Я не робот» должен появиться зелёный флажок.

4. Введите два раза пароль для входа и клацните «Продолжить».

5. Заполните личную анкету (имя, дата рождения, страна, город).

6. Кликните «Я принимаю условия… ».

7. Укажите средства верификации: дополнительный e-mail, секретный вопрос, номер телефона.

8. Кликните «Зарегистрироваться».

webmail.meta.ua

1. На странице для входа в сервис (webmail.meta.ua) нажмите ссылку «Создать почтовый ящик».

2. Укажите все необходимые данные: имя и фамилию, логин и пароль.

3. Клацните «Я не робот», выполните задание в дополнительном окне (подберите картинки по вопросу).

4. Установите галочку перед текстом «Нажимая кнопку… ».

5. Нажмите «Зарегистрироваться».

6. На форме «Дополнительная информация» введите адрес альтернативного e-mail, создайте контрольный вопрос и ответ на него.

7. Кликните «Сохранить».

Успешной регистрации на украинских e-mail!

Возникли сложности? Напишите об этом в комментариях и мы постараемся вам помочь.
А если статья оказалась вам полезной, не забудьте поставить лайк!

Создать свою электронную почту.

Создать свою электронную почту.

Почтовая служба Почта.ru дает возможность всем желающим бесплатно зарегистрировать почтовый ящик неограниченного объема. Помимо почтовых ящиков, на сервере Почта.ru Вы можете бесплатно получить доменные имена третьего уровня и, таким образом, разместить в сети виртуальный Web-сервер.
Перейдя на страницу регистрации
    Страница создания своёй электронной почты.

, запустится Мастер регистрации, который поможет Вам ввести все необходимые данные. Страница регистрации будет иметь такой вид:
Первоначально для защиты от автоматической регистрации Вам потребуется ввести текст в ячейку 4, который Вы увидите на картинке выше. Если по каким-либо причинам данная картинка не загрузилась, попробуйте обновить страницу Вашего браузера. Если это не помогло, проверьте, вероятно, в настройках Вашего интернет-обозревателя отключена возможность отображения рисунков. После включения опции показа картинок Вы можете вернуться к процедуре регистрации.

Здесь же Вам будет предложено ознакомиться с Соглашением о порядке использования бесплатного сервиса Почта. ru. Его необходимо прочитать и согласиться со всеми его положениями. Стоит отметить, что, продолжая процедуру регистрации, то есть, нажав на кнопку «Далее», Вы автоматически принимаете условия данного соглашения.

Далее введите желаемый адрес электронной почты в ячейку 1 . Вы можете зарегистрироваться в одном из доменов, входящих в почтовую систему Почта.ru. При заполнении полей регистрационной формы необходимо учесть, что Ваше имя должно обязательно начинаться со строчной английской буквы и содержать только символы английского алфавита (a-z), цифры (0-9), и символы подчеркивания (_). Разрешено ввести только одно имя за одну регистрацию. В случае если желаемый адрес e-mail уже занят, Вы можете попробовать зарегистрировать один из альтернативных адресов e-mail, которые будут перечислены в специальной форме и самостоятельно выбрать другой адрес .

Стоит отметить, что разрешено ввести только одно имя за одну регистрацию.

На следующем этапе Вам будет предложено дважды ввести пароль для создаваемого Вами почтового ящика в ячейки 2 и 3. Пароль должен включать не менее 6 символов и может содержать только цифры (0-9) и символы английского алфавита (A-Z, a-z). Не создавайте простой пароль, храните его в тайне, не теряйте. В случае если Вы забыли пароль, или по каким-либо иным причинам пароль для Вашего почтового ящика не принимается, возможны значительные затруднения при доказательстве Ваших прав на адрес.

На данном шаге Вы можете завершить регистрацию. Для этого необходимо нажать на кнопку «Завершить». По умолчанию Вашим контрольным вопросом будет полный адрес Вашего почтового ящика, секретным ответом на него - Ваш пароль, а адрес для высылки пароля будет соответствовать Вашему новому e-mail адресу. Вы всегда можете изменить эти установки в меню настроек Вашего почтового ящика. Если Вы хотите установить эти параметры в процессе регистрации, нажмите, пожалуйста, кнопку «Далее».

Шаг 4 «Контрольный вопрос — секретный ответ» дает Вам возможность установить контрольный вопрос и ответ на него, с помощью которого Вы сможете сменить пароль, в случае если Вы забыли или потеряли его. То есть, если при необходимости, пройдя по ссылке «Забыли?» на главной странице Почта.ru, Вам удастся правильно ответить на Ваш секретный вопрос, Вам будет предложено установить новый пароль. Обращаем Ваше внимание на то, что ответ должен полностью совпадать с тем, который Вы указали при регистрации. Будьте внимательны при создании контрольного вопроса и ответа на него. Это должен быть такой вопрос, ответ на которой НИКТО не может знать или подобрать.

Не используйте символы кавычек (ни двойных, ни одинарных, ни обратных). Не создавайте простой ответ на вопрос, пожалуйста, храните его в тайне и не теряйте.

На следующем этапе Вы сможете указать адрес e-mail для восстановления пароля. Вы сможете воспользоваться этим ящиком e-mail для получения пароля от Вашего почтового ящика, в случае если Вы его забыли.

Нажав кнопку «Завершить», Вам будет предложено проверить все указанные Вами данные. Если Вы не установили или хотите изменить какие-либо из перечисленных параметров, нажмите на кнопку «Назад», и у Вас появится такая возможность.

Если Вы согласны со всеми введенными Вами данными, то для окончательного завершения регистрации Вашего электронного адреса нажмите кнопку «Ok».

Вы попадете в Ваш новый почтовый ящик, где Вы увидите список Ваших адресов и папок.

Электронная почта больше не нужна. От нее готова отказаться почти половина работников по всему миру

08 Апреля 2021 12:0408 Апр 2021 12:04 | Поделиться

d Сотрудники компаний всего мира в скором будущем могут полностью отказаться от электронной почты как от инструмента общения с коллегам и клиентами и заменить их на корпоративные мессенджеры. Прямо сейчас сделать это готовы около 40% работников, а в качестве альтернативы E-mail они видят Slack, Microsoft Teams и им подобные платформы.

Устаревший способ коммуникации

Электронная почта как инструмент корпоративного общения в обозримом будущем может отойти как минимум на второй план по мере развития мессенджеров бизнес-класса. К такому выводу пришли разработчики Slack, одного из самых известных сервисов подобного рода.

Они провели опрос среди 3000 сотрудников различных компаний, по принуждению или собственному желанию перешедших на удаленную работу. Оказалось, что значительная часть «удаленщиков», 40%, готовы полностью отказаться от электронной почты и перенести все свое общение с коллегами, руководством и клиентами на специально созданные для этого платформы – Slack, Microsoft Teams и др.

Отдельно эксперты Slack опросили и руководителей ИТ-служб в Великобритании относительно будущего электронной почты. Около половины из них уверены, что дни этого вида онлайн-общения сочтены – по их прогнозам, ее полностью заменят иные формы цифровой коммуникации в течение ближайших трех лет.

Slack со временем может вытеснить E-mail из бизнес-среды

Сама по себе электронная почта – это очень старая разработка. Ее создали в 1965 г. специалисты Массачусетского технологического института (США), тогда как корпоративные мессенджеры появились значительно позже. К примеру, Slack заработал в августе 2013 г., а Microsoft запустила свою платформу Teams в ноябре 2016 г. Оба сервиса, как и E-mail, разработаны в США.

Основная проблема электронной почты

Принявшие участие в опросе Slack респонденты сошлись во мнении, что главная проблема E-mail кроется во времени, которое затрачивается на работу с ней. Оно расходуется не только на написание письма, но и на ожидание ответа, равно как и на другие действия с корреспонденцией, включая проверку спама на наличие нужных писем и т. д.

В сумме использование корпоративных мессенджеров вместо электронной почты позволяет сэкономить значительную часть рабочего времени. По подсчетам Slack, этот показатель может достигать 81 минуты в день или 6,75 часа в пятидневную рабочую неделю.

Электронная почта не отвечает современным требованиям к скорости работы

«Несмотря на то, что E-mail остается основным вариантом общения среди некоторых компаниях, пандемия выявила правду об электронной почте. Это архаичное и неэффективное средство коммуникации на рабочем месте», – заявил глава британского подразделения Slack Стюарт Темплтон (Stuart Templeton)

Все познается в сравнении

В пользу корпоративных мессенджеров высказались и те участники опроса, которые до перехода на удаленную работу из-за коронавируса (или по другим причинам) никогда ими не пользовались. Подавляющее большинство таких респондентов (78%) заявили, что продолжат использовать их даже после возвращения в офис.

В российских банках появляются самообучаемые СХД

ИТ в банках

К преимуществам таких средств связи опрошенные отнесли возможность строить более тесные взаимоотношения с коллегами по работе, притом не только с теми, с кем есть возможность увидеться в офисе или в общественном месте, но и с теми, с которыми личная встреча, вероятнее всего, никогда не состоится. Также в отчете сказано, что сервисы, подобные Slack и Teams, помогают подчиненным развивать «более здоровые отношения с начальством».

Многие участники опроса видят в электронной почте инструмент исключительно для серьезного бизнес-общения, без намека на возможность беседовать на темы, не связанные с работой. Так, 54% опрошенных пользователей Slack заявили, что у них есть отдельный чат для неформального общения. 80% сказали, что предпочли бы отправить шутку или анимированную GIF-ку через Slack, а не по электронной почте.

У России свой путь

В России на момент публикации материала не существовало национального корпоративного мессенджера, способного полностью заменить американские Slack и Teams. Даже в списке обязательных к предустановке российских приложений есть только один мессенджер – ICQ, принадлежащий Mail.ru Group и представляющий собой инструмент в первую очередь для личного общения в формате тет-а-тет. К тому же, ICQ должен быть установлен исключительно на смартфоны и планшеты – обязательное его, как и любого другого мессенджера, наличие на продаваемых в России компьютерах и ноутбуках действующим в стране законодательством не предусмотрено.

Пока США активно развивают Slack и Teams, в России ставка по-прежнему делается на электронную почту. Например, в последних числах марта 2021 г. в стране началось тестирование полностью кириллических почтовых адресов, в которых и название, и домен написаны кириллицей, без использования букв латинского алфавита.

Как сообщал CNews, этот эксперимент запустил хостинг-провайдер Reg.ru совместно со специалистами проекта «Поддерживаю.рф». Он проходит в закрытом режиме, и принять участие в нем могут только разработчики ПО и веб-сервисов. Тем не менее, о массовой замене в России традиционных E-mail на кириллические речи пока нет.

Как создать электронную почту. Пошаговая инструкция.

Если вы решили завести себе почтовый ящик, но понятия не имеете как это сделать, то данная статья для вас. Это пошаговая инструкция как завести себе почтовый ящик.

Шаг 1 — Выбор сервиса:

Сейчас существует огромное множество сервисов, где можно создать почтовый ящик. Первым делом нужно выбрать сервис, где вы будете создавать себе почтовый ящик. Наиболее популярные сервисы в России это:

1) Mail.ru
2) Yandex.ru
3) Rambler.ru

В принципе — особой разницы, где создавать почтовый ящик нет, т.к. все эти сервисы работают по схожему принципу и имеют схожие функции.

От того, какой сервис вы выберите для создания почты будет зависеть следующее:

1) То, где вы будете проверять свою почту. То есть, если вы регистрировали почту на Mail.ru, то и проверять свой почтовый ящик будете через сайт Mail.ru.
2) То, что будет после знака «@» в вашем почтовом адресе. Ваш будущий электронный почтовый адрес будет состоять из двух частей — вашего логина и адреса сайта, где вы регистрировали свой ящик. То есть, если вы регистрировали почту на Mail.ru, то ваш почтовый адрес будет вида «[email protected]«, где login — это ваш логин.

Шаг 2 — Начало регистрации:

И так, сервис вы выбрали. В этой статье я буду рассматривать регистрацию ящика на Mail. ru. Ссылки на инструкции для других сервисов внизу статьи.

Первым делом необходимо зайти на сайт Mail.ru, для этого введите в адресной строке браузера «Mail.ru» (без кавычек) или же просто нажмите на следующую ссылку -> перейти на сайт Mail.ru. Когда вы перейдёте на сайт Mail.ru, нажмите на «Регистрация в почте» как это показано на картинке ниже:
 

После этого перед вам откроется непосредственно страница регистрации почтового ящика, где вам нужно ввести все необходимые данные.

Шаг 3 — Регистрация почты:
 
Теперь необходимо заполнить нужные поля:

Я отметил каждое из полей цифрами, давайте разберём, что нужно вводить в каждое из них:

1 Ваше имя. Можно вводить как русскими, так и английскими буквами.
2 Ваша фамилия. Можно вводить как русскими, так и английскими буквами.
3 Дата вашего дня рождения. Кликните по слову день/месяц/год и откроется выпадающий список, откуда можно выбрать нужную дату.
4 Ваш город. Нажмите, на пустое поле левой кнопкой мыши и перед вами откроется список, где вы сможете выбрать свой город. Поле необязательное, можете оставить его пустым, если хотите.
5 Ваш пол. Просто кликните на кружок рядом с нужным полом.
6 Адрес вашего будущего почтового ящик. Это поле можно заполнять только английскими буквами. Данный адрес будет использоваться вами для входа в вашу почту, так что обязательно запомните или запишите его,
7 Пароль, который будет необходим для входа в ваш почтовый ящик. Придумайте надёжный пароль (не используйте дни родения и и подобное в качестве пароля, т.к. такие пароли очень легко взломать) и запомните, а лучше запишите его.
8 Введите пароль ещё раз, для точности.
9 Номер вашего сотового телефона. Вводить необязательно. Если у вас нет телефона, то можете нажать на надпись «У меня нет мобильного телефона» чуть ниже этого поля.
10 Зарегистрироваться — нажмите эту кнопку, чтобы создать почтовый ящик.

Вот пример правильно заполненных полей регистрации почтового ящика:

Как вы видите напротив каждого поля стоит зелёная галочка, это означает, что поле заполнено верно. Так же я выбрал пункт «У меня нет мобильного телефона», чтобы не вводить свой номер (потому что было лень искать телефон ). Если вы введёте свой номер телефона, то после регистрации почтового ящика вам на телефон придёт СМС с проверочным кодом. Этот код нужно будет ввести на сайте.

Вот и всё. После того, как вы правильно заполните все поля. Нажмите «Зарегистрироваться» и ваш почтовый ящик будет создан.

Ваш электронный почтовый адрес будет — состоять из того, что вы ввели в поле «Почтовый ящик» и приставки «@mail.ru». Если брать пример с картинки выше, то мой адрес почтового ящика получился «[email protected]«.

Шаг 4 — Вход в почту:

После регистрации вы автоматически будете перенаправлены в свой почтовый ящик, откуда сможете сразу же посылать почтовые сообщения кому хотите. Но, как зайти в свой почтовый ящик потом? Очень просто!

Чтобы попасть к себе в почтовый ящик нужно для начала зайти на сайт Mail.ru, для этого введите в адресной строке браузера «Mail.ru» (без кавычек) или же просто нажмите на следующую ссылку -> перейти на сайт Mail.ru. Когда вы перейдёте на сайт Mail.ru, введите свой логин и пароль от почты в специальные поля, как это показано на картинке ниже и нажмите «Войти»:
 
После этого вы попадёте в свой почтовый ящик, где сразу сможете приступить к чтению почты.

На этом всё. Если остались вопросы, то задавайте их в комментариях.

Инструкции по созданию почтовых ящиков на других сервисах по ссылкам ниже:

У меня нет адреса электронной почты? Как зарегистрировать электронную почту?

Ukr.net

Для регистрации в сервисе Ukr.net, перейдите по ссылке. Слева находится опция «Регистрация». После нажатия этой кнопки система направит вас на страницу регистрации, где вам нужно будет указать личную информацию (имя, фамилию, пол, дату рождения, номер телефона) и придумать имя ящика и пароль для входа.

Учтите, что имя ящика в дальнейшем будет не только логином, но и адресом электронной почты, который вы сможете использовать абсолютно в любых целях: регистрироваться на каких-либо сайтах и в социальных сетях, вести рабочую или личную переписку и т.д. Все пользователи, с которыми вы будете общаться через почту, будут видеть ваш логин, поэтому отнеситесь к этому этапу ответственно.

Что касается пароля, постарайтесь придумать пароль средней или высокой степени защиты, содержащий маленькие и большие буквы латинского алфавита и цифры. Это позволит вам защитить свою почту от взлома и оградить от мошенников.

Когда все поля будут заполнены, нажмите на кнопку “Получить код”. На указанный вами номер телефона придет сообщение с кодом для активации. После того как Вы ввели код в нужное поле — можете начинать работу с ящиком.

G-mail

Для регистрации почтового ящика в системе GMail перейдите по этой ссылке. Вы попадаете на страницу регистрации, где нужно указать информацию о себе и номер телефона, а также придумать логин и пароль для входа.

Как мы уже упоминали выше, будьте внимательны в процессе выбора логина и пароля. Логин смогут видеть все, с кем вы будете общаться через электронную почту, поэтому практичнее и удобнее будет придумать логин, соответствующий вашим имени и фамилии. Пароль следует выбирать максимально безопасный — не используйте в качестве пароля свою дату рождения или фамилию, пусть лучше это будет что-то личное, о котором можете знать только вы. Пароль необходимо будет ввести дважды, чтобы избежать системных ошибок.

Обязательным для заполнения полем является также “номер телефона”. В случае утери пароля или взлома почтового ящика, вы сможете восстановить электронную почту через проверочный код, который будет выслан в SMS-сообщении.

Если все поля в регистрационной форме заполнены, нажмите кнопку “Далее”. Google предложит вам ознакомиться с условиями пользования сервисов и политикой конфиденциальности. После того, как изучите данные документы нажимайте кнопку “Принимаю”.

После прохождения всех этапов регистрации вернитесь к полю, где указывали номер телефона и проверьте правильность данных. После выберете “Текстовое сообщение” и нажмите на кнопку “Продолжить”. Далее введи код из SMS, нажмите “Продолжить” и все — ваша почта готова к использованию.

I.UA

Самый простой сервис, где можно зарегистрировать электронный почтовый ящик в Украине — I.UA. Для этого перейдите по ссылке. Справа вверху вы увидите окошко “Регистрация”. Нажав на него вы попадаете на страницу регистрации, форма которой состоит буквально из 4 полей.

Единственный нюанс — для регистрации в этом сервисе, у вас должна уже быть действующая электронная почта, именно на нее будет выслано уведомление о регистрации и вам не обязательно будет оставлять свой номер.

Заполнив поля на первой странице регистрации, нажимайте на кнопку “Продолжить”. Вы переходите на страницу заполнения анкетных данных. Поля “фамилия” и “номер телефона” не являются обязательными для заполнения.

Когда все поля будут заполнены, нажмите на кнопку “Зарегистрироваться” — Вы создали почтовый ящик в сервисе I.UA.

В заключение, предлагаем несколько советов, которые пригодятся вам при регистрации любого почтового ящика:

• При заполнении анкетных данных старайтесь быть честными и указывайте свои правдивые данные. Собеседнику будет гораздо приятнее общаться, видя ваши реальные инициалы. Плюс, это сыграет вам на руку если возникнет необходимость использовать почту в рабочих целях.
• Если у вас уже есть активная электронная почта, обязательно укажите ее, если это требуется. Привязка активной почты будет дополнительной защитой для вашего почтового ящика и при утере пароля вы сможете восстановить его не только с помощью номера телефона, но и через указанную при регистрации почту.

Был ли этот ответ Вам полезен?

Да Нет 637

553 181

Как создать себе почтовый ящик в Интернете?

А вы писали письма? Покупали конверт с маркой, писали письмо на листке бумаги, адрес и индекс на конверте, кидали конверт в почтовый ящик и ждали ответа на следующий месяц… Сейчас удобно отправлять письма через Интернет и получать ответ в течение пяти минут! Для этого нужно создать свой электронный почтовый ящик и начать писать письма.

почтовый ящик

— это ваша личная страница на особом сайте — почтовом сервисе. На этой странице вы отправляете и получаете письма. Почтовый ящик ещё называют адресом электронной почты, электронным адресом или e-mail.

Любой почтовый адрес в Интернете состоит из имени получателя, символа Интернета @ и имени почтового сервиса. Например, [email protected] — это почта крокодила Гены на сайте start-internet.ru. Сейчас вы создадите свой почтовый ящик на Яндексе и сможете переписываться со всеми, у кого есть электронная почта.

Откройте сайт yandex.ru и нажмите Завести почтовый ящик.

Яндекс предлагает вам создать свой личный почтовый ящик

Откроется первый шаг регистрации. Синим написаны слова, вместо которых вам нужно вписать информацию о себе.

Переходите на пустые поля с помощью мыши и заполняйте их информацией о себе

Заполните поля Имя и Фамилия — так будут подписаны все ваши исходящие письма. Ещё нужно заполнить поле Логин — это название вашего почтового ящика. Большинство красивых и коротких логинов занято, но после нескольких попыток у вас наверняка получится подобрать для себя один свободный! Или вы можете нажать на один из вариантов в списке свободных логинов ниже. В любом случае, надпись логин свободен справа от поля Логин означает, что можно нажимать кнопку Дальше.

Теперь перед вами второй шаг регистрации. Давайте посмотрим на эту страницу по частям.

Придуманный на этом шаге пароль обязательно нужно записать или запомнить, потому что он потребуется при входе в почтовый ящик

Чтобы пользоваться почтой, вам нужно знать пару: логин, заданный на предыдущем шаге, и пароль, который нужно придумать и ввести в эти два поля сейчас. Во время набора пароль на экране будет отображаться звёздочками *, чтобы никто не смог его украсть, заглядывая вам через плечо.

Один и тот же пароль нужно набрать в двух полях, чтобы вы точно не ошиблись. Если пароли в обоих полях совпадают, вы увидите надпись введено верно. Будьте очень внимательны на этом этапе, чтобы случайно не ввести пароль БОЛЬШИМИ БУКВАМИ или на другом языке. Пароль должен быть длиннее шести символов. Пароль должен быть сложным, чтобы никто не смог завладеть вашими письмами — таких злоумышленников в Интернете много. Например, подойдёт пароль вроде smtq4575zz — тогда Яндекс напишет что пароль надёжный, 10 символов.

Если вы всё-таки забудете пароль, то Яндекс задаст вам Секретный вопрос, и в случае правильного Ответа вы получите доступ к своему почтовому ящику.

Нужно выбрать вариант вашего секретного вопроса из выпадающего списка и набрать ответ

Секретные вопросы такие секретные

Ответ на секретный вопрос — это полноценный второй пароль к вашему почтовому ящику! Ваш ответ на секретный вопрос ни в коем случае не должен быть настоящим, придумайте ещё один пароль вроде smtq4575zz, как раньше, или наберите что-нибудь в поле Ответ просто с закрытыми глазами и бережно храните первый пароль. Если вы дадите осмысленный ответ, то любой человек, который, например, знает дату рождения вашей бабушки, сможет читать ваши электронные письма.

Не обязательны для заполнения. Если вы укажете номер своего мобильного телефона и ответите на sms-сообщение от Яндекса, то с помощью этого телефона вы сможете восстановить пароль от почтового ящика, если вдруг забудете его.

Далее на этой странице перед вами картинка и поле, в которое нужно ввести текст с картинки. Это сделано для того, чтобы роботы не смогли зарегистрировать почтовый ящик:

Яндекс просит набрать бессмысленные буквы, иначе почтового ящика у нас не будет

Часто и людям требуется несколько попыток, чтобы прочитать неразборчивую надпись! Полностью второй шаг регистрации выглядит так:

Второй и последний шаг создание своей почты на Яндексе

Если все поля заполнены, нажмите кнопку Зарегистрировать.

Поздравляю, ваш почтовый ящик зарегистрирован! Теперь вы можете дать свой адрес всем родственникам, друзьям и коллегам, получать и отправлять электронные письма.

Ваш новый email — это и есть адрес вашей новой личной почты

О том, как работать с электронной почтой, читайте в следующей теме.

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском выглядят идеально профессионально.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Завершите закрытием

6. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например “ Дорогая Лилиан ». Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

7. Поблагодарить получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

8. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

9. Добавьте заключительное слово

   Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

10. Конец с закрытием

    Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением», , «С уважением», и «Спасибо», — все профессионалы.Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствую» , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите свою электронную почту и проверьте правописание, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не изучаете EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

Wil

Wil — писатель, учитель, технолог и увлеченно изучает язык.Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой.Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывашки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрывающую). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это основа вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться.Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать вариант закрытия, который будет соответствовать вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные дурные привычки при написании электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах.Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», стоящие за вашими рассуждениями. Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Делайте это кратко и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, слишком отклоняться от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой. Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Ключ к достижению идеального баланса между формальным и повседневным — это думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает, и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, так как они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш начальник (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, значит, вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и решите, какие (если есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Перемещение по электронной почте следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть проблемой написать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить». После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово.Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма № 1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы не могли даже дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент для SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю. Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

.

• Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
• Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
• Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Тем не менее, это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны, выглядят неуклюже или жестко.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо.Это также означает, что в строке темы содержится ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма.Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, не нужно прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы спровоцировать открытие. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
• Знакомство с Кевином Бэконом
• FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
• Сьюзен предложила связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский язык не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
• [Имя]
• Доброе утро / день
• Привет
• Привет
• Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения. В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, что интересует вашего получателя. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочтите их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Демонстрация того, что вы понимаете их проблемы, помогает укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Подсказка: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легким для чтения.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Ух.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки электронных писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

• Arial
• Курьер
• Грузия
• Helvetica
• Lucida Sans
• Тахома
• Times New Roman
• Требушет MS
• Verdana

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих строк ниже:

• С уважением,
• С уважением
• Твое
• С уважением,
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовых поясов имеют значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому времени, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Сделайте последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

Закончив составление электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, фразовость и орфографию. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучивать человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Как написать профессиональное письмо в 2021 году

В эпоху мгновенного обмена сообщениями электронная почта по-прежнему охватывает значительную часть профессионального общения. Написание грамотно составленных профессиональных писем — необходимое условие для делового общения и разговора.Помимо формального тона и языка, при написании электронных писем необходимо учитывать множество других вещей.

Они могут быть отправлены другим компаниям, коллегам в вашей компании или холодным компаниям и частным лицам.

В среднем каждый день профессионалы отправляют и получают 121 деловое письмо. Если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо выделялось, открывалось и читалось, вам необходимо профессионально обработать его, и мы расскажем вам, как это сделать.

В этой статье мы рассмотрим пошаговый подход к написанию профессионального электронного письма, которое зацепляет получателя и заставляет его выполнить желаемое действие.Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма вручную или используете инструменты для их автоматизации. Этот навык может существенно помочь вам на каждом этапе вашего профессионального пути, так что приступим!

Пошаговое руководство о том, как написать профессиональное электронное письмо в 2021 году
Шаг 1. Подумайте о цели и создайте схему электронного письма
Шаг 2: Создайте убедительную тему сообщения
Шаг 3. Начните с теплого и подходящего приветствие
Шаг 4: Кратко представьте себя
Шаг 5: Укажите цель общения
Шаг 6: Используйте правильную подпись
Шаг 7: Включите подпись электронной почты
Рекомендации по написанию профессиональных писем
1.Сделайте свой адрес электронной почты коротким
2. Персонализируйте его для получателя
3. Используйте персонализацию изображений
4. Не используйте сленг или жаргон
5. Всегда повторяйте

Пошаговое руководство о том, как написать профессионалу электронная почта в 2021 году

Нельзя упускать из виду мощь хорошо структурированной профессиональной электронной почты, которая передает сообщение минимумом слов и побуждает читателя к действию. Это необходимый навык для эффективного общения каждого профессионала, особенно сегодня, учитывая удаленную ситуацию, когда большая часть разговоров происходит по электронной почте.

Давайте посмотрим, какие шаги вам нужно предпринять для создания идеального электронного письма для делового общения в 2021 году:

Шаг 1. Подумайте о цели и создайте схему электронного письма

Вы не можете просто открыть свою учетную запись электронной почты и начать печатать. С профессионалами вы должны четко понимать, о чем вы хотите сообщить, чтобы ваша электронная почта соответствовала основному сообщению. Это гарантирует, что все оптимизировано для того, чтобы получатель мог предпринять намеченное действие.

Первый шаг к этому — определить цель написания этого электронного письма и то, какие действия помогут решить эту задачу.

Например, если вы пишете холодное электронное письмо, вы хотите, чтобы они ответили, указав время, которое у них есть, чтобы записаться на встречу, или щелкнули ссылку в календаре, чтобы обсудить дальнейшие вопросы.

Возьмите свою цель в качестве руководящего фактора при создании структуры вашего электронного письма, которое также может выступать в качестве шаблона, если у вас есть несколько человек в организации, отправляющих одинаковые электронные письма каждый день.

В этом плане следует указать, что вы хотите сказать или включить, чтобы четко передать сообщение.Вот несколько лучших практик для этого:

• Узнайте, , кто это адрес электронной почты для , и найдите их правильный адрес электронной почты (вы можете использовать Hunter для поиска по электронной почте).
• Запишите цель и цель отправки электронного письма.
• Узнайте, какой язык или триггерные точки заставят приемник воздействовать на него.
• Проанализируйте потребность для любых вложений, таких как отчеты, тематические исследования или документы для дальнейшего контекста.
• Определитесь с количеством ссылок или призывов к действию , которые вы включите, чтобы поддерживать приятный баланс между получением ответа и не слишком привлекательным.
• Имейте руководящих принципов по использованию изображений для дальнейшего пояснения сообщения.
• Кратко упомяните те моменты, которые вы хотите затронуть, чтобы вы в конечном итоге не упустили их при написании электронного письма.

Вот пример формата электронного письма для холодного охвата.

Для схемы вы можете добавить указатели под выделенными элементами, чтобы не пропустить важную информацию при написании электронного письма.

Этот план поможет вам составить идеальное электронное письмо, а если вы конвертируете его в шаблон, вы также сможете помочь другим людям в вашей организации создать их лучше. Это также поможет сэкономить время и послужит контрольным списком при написании других писем, поэтому вам не придется каждый раз начинать с нуля.

Дополнительное чтение: Как написать холодное электронное письмо, которое конвертирует (не будучи настойчивым)

---

Шаг 2. Создайте убедительную тему сообщения

Тема письма — это первое, что увидит ваш получатель во входящих.Эта строка определяет, откроют ли они ваше письмо или нет, поэтому не упускайте из виду ее важность.

Он должен определять, что вы собираетесь сообщить в своем электронном письме, и действовать как предварительный просмотр тела. В то же время необходимо убедить получателя открыть письмо.

Независимо от того, насколько хорошо структурировано тело вашего электронного письма, если строка темы не привлечет их внимание, ваше письмо может остаться неоткрытым, а мы этого не хотим.

Итак, вот несколько советов по теме письма для профессионального письма:

• Делайте это короче 60 символов.Выход за рамки этого может привести к сокращению строки темы во входящих.
• Сделайте его четким и точным, не оборачиваясь словами.
• Выделите цель вашего электронного письма одним предложением.
• Избегайте расплывчатости, будьте как можно более конкретными.
• Используйте имя получателя в качестве первого слова, чтобы оно было более запоминающимся.

Например, , если вы хотите перенести встречу, вместо того, чтобы писать «Запрос на перенос», вы можете написать «{{first_name:« Привет »}}, можем ли мы перенести встречу?»

Или, если вы хотите напомнить кому-то о важной задаче, вместо записи «Напоминание» вы можете написать «Напоминание: отправьте список до 10.30 часов ».

Создавая строк темы для холодных писем , не забывайте вводить аудиторию в заблуждение, написав кликбейт — это оттолкнет получателя, а не нажмете на ваше письмо.

Всегда будьте честными и подлинными с четкой строкой темы, чтобы передать свое сообщение, уважая свое время.

Дополнительное чтение: 89 Холодные темы письма и их создание

---

Шаг 3: Начните с теплого и уместного приветствия

После того, как вы взломали тему письма, можно начинать написание электронного письма. В профессиональной электронной почте приветствие имеет большое значение. Это важно, потому что в конечном итоге вы можете неправильно написать чье-то имя или обратиться к нему с неправильным приветствием — все это может повлиять на их впечатление о вас.

Для холодных писем убедитесь, что приветствие — это персонализированное и есть резервные для настраиваемых атрибутов:

Уделяйте должное внимание приветствию, поскольку оно задает тон для всего вашего электронного письма и определяет вероятность получения положительный ответ.Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Понимание уровня знакомства с приемником. Если это ваш коллега, вы можете использовать «Привет», , но если это кто-то важный, например член правления организации, вы можете использовать «Уважаемый г-н (фамилия)», или «Уважаемый сэр. ”
• Не предполагайте, что получит электронное письмо. Если вы не уверены, кому вы его отправляете, вы можете использовать простое сообщение «Привет» или «Привет».
• Избегайте обращения к ним с помощью их профессиональных роли , если в этом нет необходимости.Используйте имя человека вместо того, чтобы говорить: «Уважаемый член правления», или , кого это может касаться.

Приветствие и приветствие — небольшая, но неотъемлемая часть профессионального электронного письма. Это может помочь вам в работе с электронной почтой или сломать ее, поэтому уточните отношения с получателем, чтобы написать идеальное приветствие. Вот несколько дополнительных советов:

---

Шаг 4: Кратко расскажите о себе

Тело вашего электронного письма всегда должно начинаться с введения о себе после приветствия.Вы можете пропустить эту часть, если пишете кому-то, кто вас уже знает, поскольку это может показаться излишним.

Это важно, особенно когда вы впервые пишете кому-то электронное письмо или используете другой адрес электронной почты для общения с людьми, которые вас знают. Он играет жизненно важную роль в деловых письмах, потому что, если получатель не знает, кто вы, ему будет довольно сложно ответить вам или найти какую-либо мотивацию для ответа.

Это может быть небольшой абзац из 1-2 предложений о вас, который соответствует цели сообщения.Сделайте это коротким и приятным.

Вот некоторые стандартные моменты, о которых следует помнить:

• Избегайте добавления нерелевантной информации, не имеющей отношения к основному сообщению электронного письма.
• Ограничьте ваше введение 1-2 предложениями.
• Будьте откровенны и не вдавайтесь в подробности.
• Подумайте о том, чтобы разместить гиперссылку на свое имя на своем веб-сайте или профиле LinkedIn, чтобы они могли получить больше информации о вас. (Не забудьте улучшить свой профиль LinkedIn, прежде чем отправлять кампанию)
• Если вы разговаривали с получателем ранее, знакомы с компанией или встречались раньше, вы можете кратко рассказать об этом случае, чтобы найти общую точку соприкосновения.

Избегайте чрезмерного усложнения введения и сохраняйте его минималистичный. Вот пример открытия делового письма.

«Я XYZ и отвечаю за маркетинговую стратегию [компании]. Я обращаюсь к вам, потому что мы заинтересованы в сотрудничестве с вами над [чем угодно].

Введение в холодные электронные письма очень важно, поскольку потенциальные клиенты не знают вас и хотят понимать, с кем они общаются.

---

Шаг 5. Укажите цель общения

После того, как вы представились, вы можете начать сообщать о цели отправки этого электронного письма.Это основной раздел тела письма, который включает подробное описание того, что вы хотите передать, какую пользу получатель может извлечь из этого и что им делать дальше.

Несмотря на то, что это самая пикантная часть вашего электронного письма, сделайте ее краткой и понятной. Ни у кого нет времени читать длинное электронное письмо, которое трудно читать и не хватает контекста. Обратите внимание на то, чтобы говорить больше, используя меньшее количество слов.

Несколько советов по написанию отличного тела электронного письма:

• Избегайте пустых разговоров и технического жаргона — сделайте его очень легким для чтения.
• Оптимизируйте электронную почту для просмотра с помощью стандартного форматирования и маркированного списка.

• Используйте жирный шрифт, курсив и подчеркивание, чтобы выделить важные моменты.
• Напишите короткие предложения, которые они могут быстро прочитать.
• Не предполагайте, что ваш читатель знает; разбейте его в простой для понимания манере.
• Задайте в конце открытый вопрос, чтобы увеличить ваши шансы на получение ответа.
• Вычитайте и проверяйте свою электронную почту на наличие опечаток (для проверки вы можете использовать такие инструменты, как Grammarly).

Основной раздел вашего электронного письма может быть сложным, потому что, если вы его усложните, читатель может отскочить, а если вы сделаете его слишком простым, они могут не заинтересоваться.

Главное — понять получателя и написать его интригующе, что вызывает интерес к тому, что вы говорите, и к выполнению желаемого действия. План на шаге 1 поможет вам написать это тело более эффективно.

Если вам нужно больше вдохновения, загляните в этот каталог наиболее эффективных шаблонов холодных писем.

---

Шаг 6: Используйте правильный знак

Конец сообщения электронной почты так же важен, как и начало. Он не должен оставлять получателя в подвешенном состоянии, а должен указывать ему, что делать дальше. После того, как вы подробно объяснили свою цель, резюмируйте все в одном или двух предложениях в качестве заключительных строк для тела.

В это время вы также должны включить призыв к действию. Это может быть ответ, переход по определенной ссылке или выполнение определенного действия, подобного этому.

Эти конечные строки и призыв к действию должны быть убедительными и подчеркивать важность выполнения определенного действия.

Все сводится к тому, что делает читатель после прочтения вашей электронной почты. Если он хорошо написан, подчеркивает ценность и включает правильные заключительные утверждения, у вас есть высокие шансы получить ответ или увидеть желаемый результат.

Вам также необходимо убедиться, что вы используете правильную подписку. Вот некоторые из наиболее распространенных:

• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• С уважением
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• Спасибо
• С уважением

Выберите подходящую подписку в зависимости от цели вашего электронного письма и ваших отношений с аудиторией.Неправильный ответ может произвести плохое впечатление, так как может показаться слишком знакомым или непрофессиональным.

Итак, обратите внимание на свои заключительные заявления и подпишите, поскольку они существенно определяют, ответит ли вам получатель.

Дополнительное чтение: Как завершить электронное письмо (не пропустите эти 30 примеров подписания)

---

Шаг 7. Добавьте подпись электронной почты

Профессиональная подпись электронной почты обладает огромным потенциалом для предоставления большего контекста о вас или вашей компании и предоставить подробную информацию, чтобы связаться с вами, но большинство профессионалов не используют эту возможность.

В идеале эта электронная подпись должна включать:

• Полное имя
• Роль
• Компания / веб-сайт

Расширенная версия может включать:

• Снимок в голову
• Профили в социальных сетях
• Номер телефона
  

Обычно, все службы и платформы электронного маркетинга, такие как Gmail и Outlook, позволяют добавлять автоматические подписи к каждому электронному письму на случай, если вы забудете. Это отличный способ автоматизировать этот раздел; однако вы всегда можете внести изменения в зависимости от цели вашего электронного письма для лучшего ответа.

---

Лучшие практики для написания профессиональных электронных писем

Написание официальных электронных писем — это гораздо больше, чем просто следование этим шагам. Обращать внимание на каждый из них важно, но есть и другие вещи, о которых вам нужно помнить, чтобы выделить ваше письмо и увидеть результаты ваших усилий по охвату.

Давайте рассмотрим некоторые передовые методы, которые помогут улучшить вашу электронную почту и сделать ее готовой к ответам.

---

1. Держите электронную почту короткой

Это один из самых сложных аспектов написания электронных писем.Чаще всего в теле содержится много информации, из-за чего трудно контролировать ее длину.

Вот пример четкого электронного письма:

Однако вы должны быть краткими по следующим причинам:

• Профессионалы, особенно лица, принимающие решения в компании, не имеют времени на рассылку длинных писем. Они только бегло просматривают его, и если они натолкнутся на очень длинный, то прямо проигнорируют его.
• Из-за огромного количества электронных писем, которые получают профессионалы, они не могут просматривать длинные электронные письма, даже если они хотят это сделать.
• Четкие сообщения электронной почты передают сообщение быстро.
• Так получателю будет легче ответить.

Вообразите это сами — вы бы хотели прочитать короткое и четкое электронное письмо, которое быстро переходит к сути дела, или чрезвычайно длинное электронное письмо, которое утомляет даже одним взглядом. Не забудьте вычитать его, прежде чем нажать «отправить».

Самый простой способ сделать ваше электронное письмо коротким — это спрашивать «ну и что?» После каждого предложения. Если на него нет однозначного ответа, удалите это предложение.Повторяйте это, пока не получите краткое электронное письмо, в котором сообщение передается четко и быстро.

---

2. Настройте его для получателя

Никто не любит получать скопированные электронные письма, которые вы можете отправлять всем. Мы живем в мире, где даже push-уведомления приложений персонализированы, поэтому делать это для профессиональных писем — само собой разумеющееся.

Персонализация электронной почты означает не только использование имени получателя в строке темы или приветствия. Это относится к включению элементов, которые показывают, что вы провели свое исследование и нашли время, чтобы написать для них хорошее письмо.

Вот пример персонализированного шаблона электронного письма:

74% маркетологов говорят, что персонализация помогает привлечь больше клиентов. Таким образом, если вы обратите на это внимание, вы сможете значительно увеличить процент открываемых писем, увеличивая шансы на получение ответа.

Лучший способ сделать это — включить в основной текст персонализированный первый абзац. Вы можете просмотреть социальные сети, веб-сайт или новости получателя — все, что дает вам отправную точку, чтобы продемонстрировать, что вы выполнили свое исследование.

Например,

«Привет, X, я недавно видел в социальных сетях сообщение о важности воронок продаж для B2B-брендов, и я не могу с этим полностью согласиться. Мне особенно понравился второй пункт о понимании пути клиента, это был такой замечательный пост ».

Даже 5 минут исследования для создания персонализированного электронного письма могут значительно повысить ваши шансы получить ответ или закрыть сделку.

Для больших пакетов холодных писем не всегда возможно вручную редактировать каждое письмо вручную.Использование таких инструментов, как Hunter Campaigns, может сэкономить вам часы вашего времени. Создайте CSV-файл с подробной информацией о ваших перспективах.

И загрузите их в Hunter Leads, чтобы автоматически персонализировать ваши электронные письма.

---

3. Используйте персонализацию изображений

Отличный способ увеличения числа открытий и откликов на ваши электронные письма почти вдвое — это использование персонализации изображений. Вместо блоков текста используйте изображения для передачи одного и того же сообщения, но с индивидуальной настройкой для каждого получателя.

Исследования доказывают, что человеческий мозг обрабатывает изображение примерно в 60 000 раз быстрее, чем обычный текст. В виртуальном общении изображения более важны, потому что люди запрограммированы на то, чтобы в первую очередь замечать визуальные эффекты, что позволяет нам обрабатывать их менее чем за 13 миллисекунд.

Используя персонализированные изображения, вы можете запускать шаблоны прерывания, чтобы привлечь внимание получателей и заставить их дать вам ответ.

Но делать это вручную не нужно. Некоторые инструменты персонализации, такие как Hyperise, имеют встроенные функции персонализации изображений, которые вы можете использовать и включать в свои электронные письма.

Вы можете использовать свое изображение, изменять его с помощью встроенного редактора и автоматизировать настройки, чтобы включить имена всех получателей.

Вот как оно будет выглядеть, когда они получат письмо:

Персонализация изображения — прекрасный способ выделить ваше письмо и привлечь внимание получателя, чтобы он сразу же заинтересовался ответом вам. Это также может значительно повысить коэффициент конверсии, если вы отправляете электронные письма с продажами.

---

4.Не используйте сленг или жаргон

Использование сленга, языка обмена сообщениями или технического жаргона в электронных письмах — самые большие красные флажки для профессиональных писем. Поскольку эти электронные письма написаны для делового общения с огромной ценностью, сленг и жаргон снижают профессионализм и идут вразрез с этикетом деловой электронной почты.

Это также может восприниматься как неуважительное, поэтому избегайте их использования и придерживайтесь простого, легкого для понимания делового языка, который передает сообщение профессиональным тоном.Его использование также может произвести на получателя непринужденное впечатление, заставляя его не относиться серьезно к вашему бизнесу и электронной почте.

Основная причина, по которой вам следует избегать сленга, заключается в том, что он может произвести неправильное впечатление, вызвать замешательство или обидеть кого-то. Использование жаргона усложняет язык вашей электронной почты, из-за чего получателю сложно понять, что вы пытаетесь сказать.

Вот несколько простых фраз, которые помогут избавиться от сленга и жаргона, сделав электронное письмо простым и профессиональным.

Примеры:

• «Могу я уделить минутку вашего времени…»
• «Я просто пишу, чтобы спросить…»
• «Я хотел бы следить за тем, чтобы убедиться, что вы получили мое предыдущее письмо»
• «Не могли бы вы быть так любезны…»
• «Я очень ценю, что вы нашли время ответить на мою электронную почту»

Всех этих ситуаций следует избегать, придерживаясь делового общения и формального тона. Итак, после того, как вы закончите писать электронное письмо, еще раз проверьте их.

---

5. Всегда проверять

Отправка электронного письма в качестве продолжения имеет важное значение для пробуждения памяти получателя и напоминания о том, что он должен дать вам ответ. Иногда профессионалы заняты, электронное письмо теряется в папке «Входящие», оно может попасть в спам, или они могут искать дополнительных побуждений, чтобы дать вам ответ.

Если вы не получите ответ на свое первое письмо, то вероятность получить ответ на второе письмо составляет 21%. Иногда мы боимся прислать дальнейшие сообщения и что наши потенциальные клиенты преследуются и злятся.На самом деле многие из них благодарны и восхищаются вашей настойчивостью. Особенно, если вы рассылаете холодные электронные письма, а потенциальные клиенты вас не знают, чтение нескольких ваших писем вызывает чувство знакомства.

Не умаляйте возможности дополнительных писем и всегда используйте их в своих интересах, помня об этих моментах:

• Осторожно напомните им о своем последнем письме, сохраняя при этом профессионализм. Не будь напористым.
• Коснитесь базы для целей этого электронного письма.
• Укажите дополнительную информацию, упомянув что-нибудь стоящее. Если это коммерческое письмо, вы можете отправить им несколько отзывов или ссылку на тематическое исследование. Если это было электронное письмо о приеме на работу, вы можете передать рекомендации или выделить навык, указав пример, в котором вы решили конкретную проблему.
• Включите один броский призыв к действию с убедительным завершением, которое заставит их ответить.

Будьте краткими и постарайтесь перейти к сути как можно быстрее.Это не обязательно должно быть так подробно, как ваше первое электронное письмо. Лучше всего создать шаблон для последовательности из двух писем для последующих действий, чтобы вы были готовы ответить.

Вот пример хорошего последующего электронного письма.

В идеале подождите 3-5 рабочих дней, прежде чем обращаться к вам в первый раз. Это даст вашим потенциальным клиентам достаточно времени, чтобы ответить, а вы подготовите следующее электронное письмо.

Для огромных объемов электронной почты не всегда возможно запомнить, когда вам нужно отправлять каждое последующее сообщение и придерживаться своего графика.

К счастью, такие инструменты, как Hunter Campaigns, могут помочь вам сэкономить время на подготовку и планирование высокоперсонализированных последующих обращений по электронной почте.

С помощью Campaigns вы можете выбрать, сколько повторных обращений после отсутствия ответа вы хотите отправить, указать временные задержки между каждым последующим ответом, персонализировать строку темы и работать с копией электронной почты.

Дополнительная информация: Как написать дополнительное письмо после отсутствия ответа

---

Заключение

Написание профессионального электронного письма — важный навык, особенно потому, что так много профессионалов получают электронные письма каждый день.В этой толпе, если вы можете написать электронное письмо, которое будет выделяться и получить отклик, оно поможет вам во всех сферах вашей профессиональной жизни, будь то работа, фриланс или бизнес.

Эффективное общение с профессионалами необходимо для установления связи и повышения интереса к тому, что вы делаете. Даже если вы обратите на это внимание при общении с коллегами или старшими сотрудниками в вашей организации, люди будут хвалить и помнить вас, поскольку навыки делового общения высоко ценятся в каждой отрасли.

Используйте это руководство, чтобы написать идеальное профессиональное электронное письмо, которое
предлагает лучшее понимание и получает хороший ответ.

Как написать деловую электронную почту (обновлено в 2021 году)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать.Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

После нашего онлайн-курса для самостоятельного написания электронной почты вы:

• Пишите последовательные профессиональные электронные письма.
• Используйте ясность электронной почты для повышения производительности.
• Узнайте, как использовать грамматику и форматирование при подготовке электронной почты.

Просмотреть курс и план

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит, , как вы напишете электронную почту.Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, который обладает такими же глубокими знаниями проекта, как и вы. Эти же аббревиатуры будут сбивать с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать.Поле «BCC:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель.И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю легче понять, обработать и действовать в соответствии с ними.Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержание
   2. Дизайн
   3. Выбор цвета

3.Это электронное письмо необходимо?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, вас может заинтересовать наш курс письма по электронной почте, один из онлайн-курсов по бизнес-письму, которые мы предлагаем для отдельных лиц и групп.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма.Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружелюбного, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из виду, когда в электронных письмах стараются быть краткими. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама).Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример:
Заявки на отпуск необходимо подавать не менее чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами:
Заявки на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке.Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их. Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать.Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования:

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране.Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы ваша электронная почта оставалась в нормальном размере. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста.Они используются для выделения части предложения. Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к разным адресам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа сделает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не потребуется делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

Маркеры: Маркеры — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличенный отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.

Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Отступ меньше: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части отличного электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема сообщения

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность гарантировать, что ваше письмо будет прочитано. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
Важно!

Для вашего обзора

Вопросы о продлении срока отчета о целевой производительности расширения Запрос на продление встречи с клиентом

Хорошие примеры:
Доставка заказа в ваш книжный магазин 2 дек

Изменения в отчете клиента

: просмотрите до 16:00

Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажа», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», и не используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и кратким. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткая шутка

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.

Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Выводы ценные.

Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом.

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

Надеюсь, у вас все хорошо!

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель.Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T. — нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

Пожалуйста, поделитесь своим мнением по бюджету.

Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

Вносили ли вы какие-либо изменения в окончательный отчет?

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию (CTA)

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры:
Сможете ли вы об этом позаботиться?

Сообщите мне, что вы думаете.

Хорошие примеры:
Сара: не могли бы вы разослать опрос всему персоналу к полудню пятницы, пожалуйста?

Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня. Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10:00.

Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Сообщение о закрытии

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо заполнено. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме электронной почты, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

Спасибо за ваше время,

Жду вашего ответа,

С уважением,

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя.Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный:
Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и наиболее распространенный:
Джон

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму. Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты.Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова.Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети. Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример:
Этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример:
Этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить». Пока что.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту.Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные сведения.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые электронные письма

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто перешлите письмо с ошибкой и извинитесь и объясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Как запланировать электронную почту в Gmail?

Щелкните синюю стрелку раскрывающегося списка справа от обычного электронного письма. Затем нажмите «Расписание отправки», после чего у вас будет возможность выбрать предлагаемое время в следующие несколько дней или выбрать собственное время и дату.

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы ваше электронное письмо пришло завтра утром в почтовый ящик вашего клиента?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail.Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные». Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д. Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо: , я просто проверяю, получили ли вы это. ’, то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемых и отправляемых электронных писем может иногда снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса. Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

Как написать профессиональный электронный адрес [Формат и примеры электронного письма]

Электронная почта — важнейший канал профессионального онлайн-общения.

Это официальный вариант для любого делового контакта.

И все же, хотя в среднем люди тратят на электронную почту более половины своего рабочего дня, большинство —

Пососи их по-крупному.

Эта статья поможет вам профессионально писать электронные письма. Вы будете составлять сообщения электронной почты, которые будут краткими, элегантными и удобными для чтения.

Покажем:

• Как писать электронные письма эффективно и лаконично
• Формат и ключевые разделы профессионального сообщения
• Ошибки, которых следует избегать при написании электронных писем
• Выбор профессиональных примеров электронной почты

Вы получите советы о том, как написать профессиональное электронное письмо на адрес деловой партнер, клиент, коллега, инвестор и другие заинтересованные стороны.Если вы хотите стать настоящим профессиональным почтовым ниндзя, ознакомьтесь с нашими чат-ботами для генерации лидов.

Создайте и отправьте свою рассылку по электронной почте за считанные минуты.

Попробуйте наше бесплатное программное обеспечение для электронного маркетинга, чтобы создавать электронные письма, сегментировать контакты и отслеживать аналитику электронной почты.

Создавайте и отправляйте электронные письма прямо сейчас

Вы также можете посетить другие полезные ресурсы о написании электронных писем и электронном маркетинге:

Чтобы писать электронные письма как профессионал, вы должны быть в состоянии поставить себя на место получателя и ответить на следующие вопросы:

1. Какое приветствие самое лучшее?
2. Какая тема лучше всего подойдет?
3. Кто получатели?
4. Какова цель электронного письма?
5. Что такое призыв к действию?
6. Каким должен быть его тон и стиль?
7. На что делается основной упор?
8. Как мне завершить свое служебное электронное письмо?
9. Каков правильный формат моей электронной почты?

Давайте займемся каждым из них по очереди.

1. Начните свой профессиональный адрес электронной почты с правильного приветствия

Всегда начинайте с приветствия. Самые распространенные и универсальные приветствия также оказываются лучшими.

Лучшие способы начать профессиональную переписку:

• Привет [Имя],
• Здравствуйте [Имя],
• Уважаемый [Имя],
• Приветствую,
• Привет,

Если вы обращаетесь к группе , вы можете использовать:

• Привет [все / команда / все / там],
• Привет [все / команда / все / там],

Нет нужды усложнять вещи.Если вы действительно хотите немного запутаться, узнайте больше о первых строках электронной почты здесь.

Примечание: Несмотря на то, что «Привет, ребята» — очень частое начало группового письма, эта фраза может быть не лучшим выбором. Почему? Слово «парни» обычно ассоциируется с мужским полом. При использовании в качестве приветствия группе, состоящей из представителей других полов, это может показаться оскорбительным для некоторых.

Pro-Tip: Если вы пишете маркетинговые электронные письма, правила немного отличаются.Они менее формальны и не соответствуют обычной структуре электронной почты. Их дизайн и шаблоны электронной почты обычно требуют гораздо более короткой копии, чем «настоящие» электронные письма. Вам не нужно использовать приветствия при рассылке массовых рассылок по электронной почте вашим клиентам.

2. Выберите лучшие темы для профессиональной электронной почты

В среднем люди получают 126 писем в день. Когда ваша электронная почта достигает получателей, она обычно конкурирует с другими письмами в их почтовом ящике. Ваша тема должна убедить их вообще открыть письмо.

Тема должна быть короткой, но информативной и описательной. В них должно быть меньше 10 слов. Попробуйте упомянуть что-нибудь, что говорит о том, о чем идет речь. В будущем будет легко вернуться к электронному письму.

Использование смайлов, особенно в теме письма, иногда не одобряется. В официальных электронных письмах обычно нет визуальных элементов или дополнительных значков. Также избегайте приветствий в теме письма — они не нужны. Однако добавление имени получателя в строку темы может помочь привлечь внимание.

Если вы хотите проверить некоторые высококачественные профессиональные темы электронных писем для маркетинга, прочтите: Как писать темы электронных писем для повышения открытых позиций

3. Определите, кто ваша аудитория

Речь идет не об уникальных характеристиках аудитории или демографических факторах. Самое главное — это ваши отношения с получателями. Они ваши клиенты? Ваши руководители? Это коллега?

Лучше всего сохранять нейтральную позицию и все время быть очень вежливыми и уважительными. Степень знакомства с человеком критична . Самый безопасный подход — никогда не забегать вперед. Понаблюдайте, как ведет себя собеседник, прежде чем делать ваше общение более расслабленным.

Чем заняться:

• Представьте, что вы бы сказали кому-то, если бы встретились лично — ваш стиль письма должен быть таким же
• Если ваше электронное письмо является ответом, вы можете попытаться отразить тон и стиль исходного сообщения (когда это уместно)
• Обязательно используйте правильные почетные слова и местоимения

Чего следует избегать:

• Шутки или сарказм можно неправильно истолковать, и лучше вообще отказаться от них, независимо от того, кому вы пишете
• Все, что ваши получатели сочтут оскорбительным или покровительственным

Соблюдение этикета электронной почты особенно важно при общении с глазу на глаз переписка.Если у вас есть реальные деловые отношения с получателем, будьте осторожны. Однако, если вы пишете маркетинговые электронные письма, ориентированные на большую группу людей, вы можете поэкспериментировать. Маркетинговая коммуникация имеет тенденцию быть более смелой, и люди не принимают это на свой счет.

4. Определите цель вашего электронного письма

Если вы хотите написать эффективных писем , вы должны решить, какой именно желаемый эффект. Вы пишете профессиональные электронные письма, чтобы чего-то достичь.Если в вашем электронном письме нет конкретной цели, которую вы хотите достичь, то писать ее вообще не следует.

Как только у вас появится соответствующая цель, напишите свой адрес электронной почты. Верно. Не складывайте цели и задачи. Ваша электронная почта должна иметь одну конкретную цель, а не несколько маленьких . Если вам нужно разобраться с несколькими не связанными между собой вещами, напишите несколько писем.

Вот хороший пример электронного письма с ясной целью:

Привет, Брюс, Я очень рад, что вы решили нам помочь. Я прикрепил файл с изображениями и вопросами. Пожалуйста, оставляйте свои комментарии и дайте мне знать, когда будете готовы их вместе просмотреть. Приветствия и благодарность за вашу помощь, Джек Нэпьер

Не пишите о своих планах на отпуск, личной жизни и обменивайтесь любезностями. Чем больше разных ракурсов и отвлекающих факторов у ваших писем, тем слабее они читаются. Если вы бомбите получателей большим количеством информации, они обязательно запомнят только самую незначительную ее часть.Это 3-й закон физики коммуникации.

5. Добавьте призыв к действию

К этому моменту вы должны знать, что каждое электронное письмо должно иметь одну четкую цель. Самая важная часть каждого профессионального электронного письма — это призыв к действию.

Если бы вы сейчас просмотрели свой почтовый ящик, вы бы обнаружили одну интересную вещь. В большинстве маркетинговых писем, которые вы получаете, есть кнопка CTA. Там написано что-то вроде «Узнать больше», «Заказать сейчас» или что-то подобное.

Очевидно, что эти кнопки обычно не встречаются в личной или рабочей переписке.Но в следующий раз, когда вы напишете профессиональное электронное письмо, постарайтесь подумать о том, что будет обозначать воображаемая кнопка . Вам следует попытаться написать электронные письма, в которых получателям явно сообщается, что им делать.

Лучше всего произносить призыв к действию дважды — в начале и в конце письма.

Иногда получатели могут пропустить ваш призыв к действию. Если на ваше электронное сообщение нет ответа, попробуйте написать дополнительное письмо.

6. Выберите подходящий тон и стиль

Говоря «серьезно», вы говорите о том, что имеете в виду «серьезный» бизнес.Несколько формальный, хладнокровный киллер производит лучшее впечатление, чем веселый. Не так ли? Точно так же, как закрывание электронной почты «С уважением» кажется более подходящим, чем «XOXO», если вы юрист.

Есть время и место для братания, и вы узнаете это, когда увидите. Формальность — это стандарт в мире бизнеса, который помогает избегать неловких ситуаций. . По умолчанию вы должны попробовать сделать свои профессиональные электронные письма:

• Позитивный и оптимистичный, но не слишком возбужденный
• Уважительный и не навязывающий авторитет
• Дружелюбный, но без напористости и нужда
• Грамматически правильный

Мы живем в мире, где люди иногда думают, что вы профессионал, если носите красивый костюм.Подумайте о том, чтобы поддерживать «деловой» тон в своих электронных письмах аналогичным образом. Это только один из факторов, но, тем не менее, фактор.

Не стоит властно рассуждать о письмах. Когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал, это всегда нужно задавать вопросом. И даже если что-то требует срочности, вы можете выразить это другими способами, кроме десяти восклицательных знаков.

Давайте посмотрим на сценарий, в котором мы встречаем нового товарища по команде. Мы хотим написать профессиональное письмо.

Вот несколько примеров хорошо сбалансированного тона:

Рад познакомиться! Надеюсь, у нас будет много возможностей поработать вместе.

Привет! Я рада, что ты в нашей команде.

И некоторые вещи, которых следует избегать:

ОМГ !!! Это чертовски круто, что мы будем работать вместе. Мы будем лучшими друзьями! (Слишком импозантно и грубо)

Я слышал о вас много хорошего — давайте посмотрим, правда ли это (Слишком сложно / демонстрирует недостаток доверия)

Если вы ищете приятные приветственные сообщения для новых сотрудников, вот несколько хороших.

Не забывайте о корректуре.
Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», дважды проверьте, нет ли фрагментов, которые могут быть неправильно истолкованы или сочтены грубыми. То же самое и с опечатками. Если вы даже не утруждаетесь проверкой своих писем, это говорит о неуважении. Ваши электронные письма не должны содержать ошибок.

7. Сделайте текст письма сфокусированным и кратким

После приветствия вы можете объяснить, что заставило вас написать письмо. Обычно это дает правильный контекст.Предыстория не должна быть сложной.

Вот пример идеального профессионального электронного письма, короткого и лаконичного:

Привет, Том, Вчера я просматривал наш квартальный отчет и заметил некоторые нарушения. Похоже, что данные за вторую половину октября отсутствуют. Но общий доход все еще кажется правильным. Нам нужно пересчитать числа еще раз. Мы можем позвонить в 14:00? Best, Джефф Форд Старший бухгалтер XYZ Visco

Сравните с:

Привет, Том, Можем ли мы сделать звонок в 14:00? Джефф

Теперь, Том думает: Кто, черт возьми, такой Джефф? Думаю, это тот парень, которого я все время путаю с Джоном.Боже, надеюсь, это не связано с той неразберихой в квартальных отчетах. Я лучше напишу Джессике и расспрошу.

Вторая версия письма очень загадочна. Теперь Том будет задавать вопросы о звонке. Это превратится в очередной обмен электронными письмами на рабочем месте. Лучше быть конкретным и сразу предоставить всю необходимую информацию.

Как видите, структура первого примера очень четкая и в нем нет лишних частей.

Приветственная фраза: Обычная

Intro: Объясняет, в чем причина или что побудило вас написать

Тело: Описывает ситуацию или проблему

Заключение: Что будет дальше или чего ожидать от получателя

Вывод: Обычный

Подпись: Реквизиты отправителя и контактная информация

В некоторых случаях вы можете перейти к делу и объединить вступление с основной мыслью.Самое первое предложение профессионального электронного письма может быть как о том, почему вы пишете, так и о том, что вы предлагаете сделать.

Здравствуйте, мистер Блум, Я прочитал статью о чат-ботах с искусственным интеллектом и думаю, что мы должны добавить один в наш интернет-магазин. Это может сэкономить нам драгоценное время. Каждый день мы отвечаем на одни и те же вопросы клиентов. Не могли бы вы проверить этот список платформ для чат-ботов и помочь нам выбрать лучшую? Жду вашего ответа, Том Хоукс Специалист службы поддержки клиентов FXVisco

Чрезвычайно важно разделить ваше электронное письмо на разделы.Поведение людей при чтении основано на F-образных образцах. Им легче сканировать и понимать смысл, если есть несколько более коротких разделов, чем один большой.

Даже если в вашем электронном письме всего несколько предложений, все же лучше разбить его на части. Когда вы описываете несколько проблем, вам также следует добавлять числа.

8. Используйте подписи и добавьте свою подпись

Есть больше способов завершить профессиональное электронное письмо, чем начать его.

Некоторые из популярных подписей, которые вы не увидите за пределами мира переписки.«Искренне Ваш» (Великобритания) и «Искренне Ваш» (США) были бы примером обычного — хотя и несколько формального — закрытия.

Вы можете проявить творческий подход и написать что угодно, главное, чтобы это была заключительная строка. Однако вам следует подумать о том, чтобы придерживаться классики. Некоторые из них хорошо зарекомендовали себя в плане увеличения вовлеченности.

Как закончить профессиональную переписку

Самые популярные профессиональные строки закрытия электронной почты:

• С уважением
• С уважением (Великобритания / Австралия, немного неформально)
• С уважением
• Заранее спасибо
• Спасибо

Исследование Bloomerang показало, что подписи «спасибо» являются самый лучший.На электронные письма с просьбой об одолжении ответили на 38% выше, когда использовалась фраза «Заранее спасибо».

Этот трюк слегка манипулятивный и пассивно-агрессивный. Некоторых получателей это раздражает. «Заранее спасибо» может быть воспринято как замаскированное требование, а не как настоящее выражение благодарности.

Тем не менее, сказать «спасибо» — это хороший способ завоевать расположение людей. Вам не нужно ограничивать его только строками для входа. Сравните эти два примера писем из известного исследования «Небольшая благодарность — долгий путь»:

Пример электронного письма № 1

Уважаемый [имя], Я просто хотел сообщить вам, что получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме. Мне было интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем. Сопроводительное письмо прилагается. Не могли бы вы прислать мне несколько комментариев в ближайшие 3 дня?

Электронная почта Пример № 2

Уважаемый [имя], Я просто хотел сообщить вам, что получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме. Большое спасибо! Я очень благодарен. Мне было интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем.Сопроводительное письмо прилагается. Не могли бы вы прислать мне несколько комментариев в ближайшие 3 дня?

Можете ли вы угадать, на какую версию электронного письма пришло больше ответов?

Ага.

Доля ответов на первое электронное письмо составила 32%, в то время как на второе письмо ответили 66% . Сказав «спасибо», ваши профессиональные письма станут вдвое эффективнее.

Подпись

Важно, чтобы получатели ваших писем знали, кто вы и какой бизнес представляете.При подготовке подписи не забудьте указать основные контактные данные, например:

• Полное имя
• Должность
• Название компании
• URL-адрес веб-сайта
• Адрес электронной почты

Дополнительная информация может включать ваш номер телефона или адрес компании. В некоторых типах делового общения также имеет смысл учетная запись LinkedIn или кнопки социальных сетей.

Если вы хотите узнать больше о подписях в профессиональных сообщениях электронной почты, прочтите: Как создать профессиональную подпись электронной почты

9.Придерживайтесь правильного профессионального формата электронной почты

Чтение и отправка писем по сути синонимичны работе. Особенно сегодня, когда удаленная работа стала необходимостью. Тем не менее, составление хорошего электронного письма по-прежнему заставляет людей ломать голову.

Все проще, если разбить на несколько управляемых элементов и задач. Электронная почта не исключение.

Давайте кратко рассмотрим структуру электронного письма. Основные элементы электронного письма:

1. Строка темы
2. Приветствие (приветствие)
3. Введение
4. Тело
5. Заключение
6. Строка закрытия (подпись)
7. Подпись

Каждый из компонентов требует особого внимания.Но как только вы начнете думать о письмах как о композициях, их качество улучшится.

Электронные письма с благодарностью, запросы на продвижение по службе, письма с извинениями, прощания с коллегами и многое другое. Есть сотни различных профессиональных ситуаций, в которых требуется электронное письмо. Давайте посмотрим на несколько примеров писем.

Вот пример профессионального электронного письма, написанного коллеге.

Здравствуйте, Деррик, Я получил ваш отзыв о наших предстоящих маркетинговых кампаниях.Спасибо! Ваши идеи очень ценны, и я ценю ваши усилия. Было бы здорово, если бы мы могли обсудить это вместе с остальными. Не могли бы вы прийти на нашу следующую встречу и поделиться своими мыслями с командой? Пожалуйста, дайте мне знать, свободны ли вы в четверг в 15:00. С уважением, Джон Самсон Директор по маркетингу Work Wizardry

Электронные письма могут иметь более одного получателя.Вот пример электронного письма группе сотрудников.

Привет, команда, Если вы еще не знаете, я рад сообщить, что мы выиграли награду FLX 2020! Однако это означает, что мы должны отложить наши семинары по дизайну. Церемония награждения состоится в следующую среду в Гамбурге. Мы с Джоан не будем доступны с 15 по 17 февраля. Мы можем перенести семинары на пятницу 19 или понедельник 22 числа. Пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите принять участие в мастер-классах, и выберите, какая дата вам больше подходит. Best, Сэм Донн Старший дизайнер GlassdomeBlue, INC.

Взгляните на еще один пример. На этот раз это электронное письмо, отправленное клиенту, который хотел бы стать аффилированным партнером.

Привет, Спасибо, что обратились в Tidio. Меня зовут Рафаль, и я руковожу партнерской программой здесь, в Tidio. Я рад слышать, что вам нравится Tidio, и это здорово, что вы предлагаете наши услуги своим клиентам! Вы можете найти большую часть информации о партнерской программе здесь: https: // www.tidio.com/affiliate/ Всего наилучшего, Рафаль Менеджер по партнерству Tidio

И последнее, но не менее важное: вот профессиональное маркетинговое письмо, созданное на основе шаблона электронного письма.

Согласно исследованию Adobe, люди тратят более 5 часов в день на обработку своей электронной почты. Однако в этом случае практика еще не совершенна.

Есть много распространенных ошибок, которые пользователи электронной почты совершают постоянно.

Почему?

В основном из-за несовпадения личного и профессионального способов письма.Вы можете чувствовать себя в безопасности, когда пишете друзьям. Но если вам нужно написать кому-то, кого вы не знаете, это становится настоящим испытанием.

Распространенные профессиональные ошибки электронной почты включают:

1. Использование приветственных строк типа «кого это может касаться»
2. Неверное форматирование текста
3. Грамматические и орфографические ошибки
4. Создание слишком длинных электронных писем
5. Слишком формальное или слишком неформальное обращение
6. Забывание приветствий
7. Ответ всем получателям
8. Использование сокращений или смайлов

Их можно легко избежать.

Секрет написания хороших профессиональных писем — не переусердствовать. Вам не нужно писать сложное эссе. Или имитируйте тон письма аристократа 19 века. Или прикрепите милые картинки с котиками. Сделайте коротким, естественным, лаконичным и без опечаток . Это будет сделать.

Pro-Tip: Иногда люди предпочитают писать электронные письма в текстовых редакторах, а затем копировать и вставлять их в свой почтовый инструмент. Если вы один из них, не забудьте использовать Ctrl + Shift + V. В противном случае вы можете случайно скопировать форматирование.Обычно это выглядит неуместно. Если вы – хотите сделать свои электронные письма визуально привлекательными, используйте вместо этого настоящий редактор дизайна электронной почты.

Написание электронных писем как профессионал сделает ваше общение более эффективным. Это сэкономит вам время и поможет улучшить деловые отношения. И добиться этого можно, следуя нескольким простым правилам.

Ключевые вещи, которые следует помнить при написании электронных писем:

• Напишите строки темы, которые имеют смысл, даже если кто-то проверит их почтовый ящик через несколько месяцев
• Включите приветствия (Уважаемый X,) и подписи (С уважением)
• Объясните, что побудило вас написать в первом предложении
• Укажите цель вашего электронного письма на «сильных» позициях — в начале или в конце письма.
• Проявляйте благодарность и проявляйте уважение — вы пожинаете то, что сеете.
• Подумайте о своей целевой аудитории и ваших отношениях с ней
• Сосредоточьтесь на самый важный вопрос и сразу переходите к делу, не отвлекаясь. то, что нужно запомнить? Если вы пишете электронные письма клиентам, вы можете переключиться на более наглядные электронные письма.Попробуйте профессиональное решение для электронной почты с сотнями шаблонов.

  Создайте и отправьте свою рассылку по электронной почте за считанные минуты.

  Попробуйте наше бесплатное программное обеспечение для электронного маркетинга, чтобы создавать электронные письма, сегментировать контакты и отслеживать аналитику электронной почты.

  Создавайте и отправляйте электронные письма прямо сейчас

  62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

  Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками.В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

  Вот список из 62 электронных фраз, которые вы можете использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

  Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

  Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

  Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом в настоящее время. Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:

  Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем.Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

  Привет [name]: Это просто, дружелюбно и прямо, но также неформально. Используйте его осторожно.

  Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.

  Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

  Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

  1. «Надеюсь, ты…»

  Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть общительным и дружелюбным.Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным. Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:

  Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

  Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь.Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

  Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

  Надеюсь, вы скоро почувствуете себя лучше: Когда вы знаете, что человек восстанавливается после операции или болезни и поэтому его нет на работе. Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать.Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

  Надеюсь, вам понравился (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

  2. «Пишу вам по поводу…»

  Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении. Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

  Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

  Общие фразы для электронной почты

  Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете.Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

  Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

  Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать, сделать приглашение без лишних слов. .Это способ быть прямым и кратким.

  Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или должны вести себя очень формально, это лучший выбор.

  Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

  Персонализированные фразы для электронной почты

  3. «Спасибо за…»

  Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов.В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос и даже не подозревал, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его. Давайте посмотрим несколько фраз, которые помогут в обоих случаях:

  Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

  Спасибо за понимание / терпение: Такое сообщение делает клиента комплиментом, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

  Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

  Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

  Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

  Спасибо за ваш отзыв о / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.

  Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например: « Примите наши извинения за причиненные неудобства». Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Не используйте «, извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

  4. «

  Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»

  Вы можете использовать этот вид электронных фраз для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям.Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

  Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

  Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.

  Я хочу сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены.Вместо того, чтобы открыто говорить о ней как о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

  Я хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

  Просто краткое сообщение: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

  Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы даете им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

  5. «Я посылаю вам…»

  Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания со стороны получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

  Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

  Я прикрепил [имя файла] для вашего ознакомления: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели.Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

  Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот документ, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

  Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты.

  Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

  Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

  6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

  Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.

  Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи.И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

  Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

  Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.

  Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

  Было бы очень полезно, если бы вы могли послать нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

  Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, чтобы человек мог в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

  Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

  7. «

  … пожалуйста, дайте мне знать».

  Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

  Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

  Если мы сможем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

  Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

  … пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

  … пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами в любое время.

  8. «К сожалению…»

  Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не можете учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

  К сожалению, мы не можем / не можем…: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

  Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

  С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

  После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы уже учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.

  Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете делать то, что просит человек, если это противоречит политике компании.

  Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

  9. «Жду ответа».

  Завершая рассылку писем, вместо использования «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

  Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести расписание…: Это фраза, чтобы закончить электронное письмо, показывая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

  Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

  Любой отзыв, который вы можете мне дать по этому поводу, был бы очень / очень признателен: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой высказать свои мысли / отзывы от человека.

  Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-либо ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

  10. Дружественные фразы для завершения письма

  Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

  С уважением: это — дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

  Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

  С уважением: это официальное закрытие бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.

  Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.

  Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.