ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Выдали полис ДМС на работе, как пользоваться медицинским страхованием

Еще лет 10 назад многие работодатели в России при поиске работника указывали такие преференции, как полный социальный пакет, в который на самом деле вкладывали гарантированные трудовым кодексом ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. Постепенно отношения работодателя с работником эволюционировали, и появились понятия коллективного договора и социальных гарантий – в них стали входить действительно дополнительные бонусы: доплаты к пенсии, повышенные отпускные или медицинское страхование.

Полис ДМС, полученный на работе, сегодня есть у очень многих работников крупных промышленных предприятий. Ежегодно при заключении или продлении договора со страховой компанией предприятие выплачивает ей взносы за каждого работника. Последние получают индивидуальные гарантии по некоторым видам медицинской помощи. В большинстве случаев это стандартный пакет, включающий в себя стоматологическую помощь и первичную амбулаторную. Разумеется, страховой компании выгодны корпоративные клиенты, поэтому ежегодно они предлагают сделать страховку все большему числу трудовых коллективов.

Другое дело, что и работники, у кого появляется полис ДМС, перестали скромничать и научились разбираться в том, как этот полис применять на практике – не ожидая наступления страхового случая, а опережая его. На всей территории России увеличилось обращение по ДМС во все частные лицензированные клиники, повысился спрос на стоматологические услуги.

Что делать с полисом ДМС?

Итак, если вы до сих пор не разобрались, что делать с полисом ДМС, давайте с ним познакомимся.

1. Посмотрите и запомните, какая страховая компания его выдала. Это написано в самом верху документа.
2. Страхование от чего предполагает полис? Только социальное страхование от несчастных случаев или дает право на профилактику и лечение некоторых заболеваний, не связанных с производственными травмами?
3. Кто вписан в ваш полис? Только вы как работник предприятия или члены вашей семьи тоже?
4. Каков срок действия полиса? Обычно он составляет год. После истечения срока его действия в медучреждениях предъявляется новый документ или производится лечение за свой счет.
5. Какие клиники партнеры есть у страховой компании? Обычно все они перечислены в самом полисе, поэтому с адресом обращения сориентироваться легко.

Обязательно учтите, что при самостоятельном обращении в клинику, вам, скорее всего, не будут оказываться медицинские услуги, пока страховщик не подтвердит готовность их оплачивать. Все зависит от конкретной ситуации и компании, но обычно на это согласование уходит от 1 часа до суток.

Полис ДМС можно приобрести и самостоятельно, исключительно для себя или членов своей семьи. Цена будет зависеть от спектра услуг, который войдет в страховую гарантию, количества застрахованных, их возраста и социального статуса.

Интересное видео

Добровольное медицинское страхование сотрудников | Современный предприниматель

Термин добровольное медицинское страхование вызывает множество вопросов, поскольку на законодательном уровне этот вопрос освещен очень кратко. Что значит ДМС для сотрудников организации? Каким образом регулируется этот вопрос между сторонами трудовых отношений? Какие плюсы это дает работникам?

Что такое ДМС для сотрудников

ДМС страхование для юридических лиц подразумевает, что предприятие заключает договор со страховой организацией о предоставлении своим сотрудникам медицинских услуг, которые нельзя получить по обычному полису.

Иначе говоря, предприятие выступает в качестве страхователя для своих работников при наступлении определенных случаев.

Перечень медицинских услуг, которые сможет получить сотрудник, зависят от следующих факторов:

• программы страхования, которую выберет компания-работодатель;
• должности сотрудника;
• стажа его работы на данном предприятии и т.д.

То есть, работодатель может предоставлять своим работникам разное количество дополнительных медицинских услуг, либо вообще предусматривать ДМС только для отдельных категорий работников, например, руководящего состава. Единственный нюанс, который он должен здесь учесть, это то, что нельзя предоставлять или лишать сотрудника этой услуги по причинам, которые его могут дискриминировать (по половому, расовому признаку, возрасту).

Плюсы ДМС для сотрудников компании

Для чего компании нужна оплата ДМС, что это ей дает, кроме дополнительных расходов на страховые взносы? ДМС выступает в роли инструмента, повышающего привлекательность и конкурентоспособность предприятия на рынке труда, а соответственно дает ему возможность привлекать в свой штат высококвалифицированных работников, которые будут заинтересованы в работе на данном предприятии.

Плюсы, которые получат работники компании, у которой предусмотрено добровольное медицинское страхование:

• возможность обратиться за медицинской помощью в платное лечебное учреждение;
• пройти обследование у узких специалистов без очереди и бесплатно;
• иметь возможность сдать дорогие анализы бесплатно;
• получить медицинскую помощь дома и т. д.

Перечень всех предоставляемых услуг может быть практически неограниченным и зависеть только от страховой программы, которую выберет работодатель.

Еще один неоспоримый плюс – это то, что часто условия страхования разрешают использовать полис ДМС для родственников сотрудников, как правила, детей и супругов.

Договор добровольного медицинского страхования

После того, как работодатель выбрал страховую компанию и решил, какой перечень услуг ему нужен, заключается договор добровольного медицинского страхования. Образец такого договора законодательно не утвержден и, как правило, страховые компании самостоятельно разрабатывают для себя типовые договора либо составляют его индивидуально для каждого клиента.

Каждый договор должен содержать в себе следующие сведения:

• данные сторон;
• страховая программа, то есть перечень страховых случаев, которые будут оплачены страховщиком;
• стоимость страхования, то есть сумма, которую предприятие будет выплачивать страховой компании;
• сумма, которая будет выплачена на покрытие расходов по тому или иному страховому случаю;
• медицинские учреждения, в которые может обратиться заболевший сотрудник по данному договору
• срок действия договора.

Как уже было сказано выше, этот договор будут подписывать только работодатель и страховая компания, работники не имеют к нему никакого отношения. Для них все условия ДМС прописываются в трудовом договоре.

Действует ли ДМС после увольнения

Поскольку дополнительные медуслуги предоставляются работникам, как один из плюсов работы в компании, то вполне логично, что ДМС после увольнения прекращает свое действие для сотрудника.

Но при этом возможны случаи, когда в локально-нормативных документах работодателя, прописан вариант, при котором даже уволившийся сотрудник может пользоваться дополнительными медицинскими услугами до окончания действия договора. Чаще всего полис работнику выдается на 1 год, до конца действия ДМС-полиса уволившийся работник пользуется его возможностями, без последующей его пролонгации.

В данном вопросе решение зависит только от желания работодателя.

Расходы по ДМС в налоговом учете

Страховые взносы, которые работодатель выплачивает при добровольном медицинском страховании можно относить на расходы предприятия, которые уменьшают налогооблагаемую базу для налога на прибыль. Но при этом необходимо соблюсти некоторые условия:

• сумма выплат, связанных с ДМС, которая может уменьшить прибыль, не должна превышать 6% от фонда оплаты труда;
• договор ДМС должен иметь срок действия не менее одного года.

Воспользоваться этим правом могут все компании, в том числе и те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения.

ДМС для патента

Отдельно можно выделить ДМС для иностранных граждан, для них данный полис является обязательным при получении патента на работу на территории страны.

В этом случае они оплачивают полис и выбирают программы страхования самостоятельно. Это необходимо, поскольку данные категории работников, не являясь гражданами страны, не имеют права на полис обязательного медицинского страхования. Подробнее о ДМС для иностранцев можно прочитать в нашей статье.

Полис ДМС – это необязательный вид медицинского страхования работников, который работодатель использует для привлечения высококвалифицированных работников. Все условия ДМС определяются только на усмотрение работодателя.

Система управления документами (DMS): Как это работает [✅2022]

… не ищите – найдите!

Кратко о самом главном

• Системы управления документами (DMS) и облачное управление документами все чаще используются для различных частных или бизнес-решений

• Их основные функции состоят из сбор, структурирование, распространение/редактирование и архивирование документов

• Использование программного обеспечения для управления документами дает множество преимуществ, например, сокращает время на поиск документа или расходы на его хранение

Содержание

• Основные вопросы по теме документооборота
  • • Что такое система управления документами (DMS)?
  • • DMS на практике
  • • Как это работает?
  • • Зачем он нужен?
  • • Какие из них лучше?
  • • Sharepoint для крупномасштабного управления документами?
  • • Что такое система управления записями и ERDMS?
  • • Что такое сервер DMS?
• Что делает система управления документами?
• 1.
  Захват документов
• 2. Немедленная доступность структурированной и неструктурированной информации
• 3. Автоматическое распределение и управление рабочим процессом
• 4. Архивирование с защитой от аудита
• Управление документами с помощью BitFarm-Archiv
• Общая информация о системах управления документами
• Дополнительная литература: Источники и интересные ссылки

Что такое система управления документами (DMS)?

Централизованные системы управления документами определяются как поддерживаемое базой данных управление различными электронными записями, а также адаптируют классические задачи системы управления корпоративным контентом (ECM).

Цель состоит в том, чтобы архивировать записи и сделать их доступными для каждого пользователя, имеющего разрешение в организации. Создание, пересмотр, контроль и распространение документов организованы и координируются с помощью программного обеспечения DMS.

Вообще говоря, управление документами включает в себя создание, обработку, распространение, редактирование документов, архивирование и поиск документов. Сети клиент-сервер, интерфейсы к другому программному обеспечению и важные бизнес-процессы обычно используются для интеграции этих сервисов. Основной целью управления документами является повышение эффективности рабочей среды за счет сокращения времени обработки и ускорения доступа к необходимой информации.

DMS на практике

Узнайте, как работает бесплатная DMS. Bitfarm-Archiv сочетает в себе все важные функции корпоративного управления документами, такие как архивирование, структурирование, распространение и обработка, в одном решении. Она не требует лицензионных затрат, актуальна в соответствии с действующим законодательством и благодаря своим широким возможностям является конкурентоспособной альтернативой дорогостоящим системам.

► Загрузите последнюю версию GPL для бесплатно !
Полнофункциональный✓ Нет пробных версий✓ С 2003 года✓► Свяжитесь с нашей командой, чтобы получить бесплатно живая презентация

Как это работает?

Электронная система управления документами (или, как ее часто называют, система DMS) представляет собой централизованное цифровое архивирование всех поступающих документов. В дополнение к надежному архивированию осуществляется также управление документами, начиная с момента их создания. Таким образом, профессиональная DMS с индивидуальными рабочими процессами и соответствующим управлением правами поддерживает эффективное проектирование процессов компании. Решение для управления документами сопровождает весь жизненный цикл документа: начиная с создания и захвата, распространения и обработки, архивирования или удаления.

Зачем он тебе нужен?

Даже небольшие компании ежедневно получают множество документов, будь то цифровые или бумажные. Со временем становится все труднее отслеживать каждый документ. Для бумажных документов затраты на физическое хранение бумаги возрастут. Поиск информации или мелких деталей по документу занимает очень много времени, а в некоторых случаях даже невозможен.

Здесь на помощь приходит DMS. С помощью передовых OCR и быстро реагирующих серверов вы сможете искать детали в миллионах документов за считанные секунды. Более того, большую часть времени вам не нужно будет хранить исходный документ. Многие DMS защищены от аудита, что означает, что исходный файл будет нередактируемым.

Использование DMS дает гораздо больше преимуществ. Например, вы сможете более эффективно управлять контрактами и не будете пропускать дедлайны в будущем. Система сообщит вам, когда появится возможность расторгнуть договор. Кроме того, вы получите прозрачность в своем рабочем пространстве.

Можно отслеживать все изменения, сделанные пользователями. Вероятность потери документов значительно снизится, и вам не придется создавать копии при передаче документов другим сотрудникам. Другие преимущества:

• Улучшенные возможности управления и большая прозрачность
• Нет требований к дистрибутивным копиям
• Минимизация ошибок
• Повышена безопасность документов, что означает потерю меньшего количества документов

Какие лучше?

На сегодняшний день существует множество типов систем управления документами. Поскольку каждая компания и их требования различаются, нецелесообразно называть только одну систему.

Однако некоторые функции используются почти в каждой компании. При выборе лучшей системы следует учитывать, например, оптическое распознавание символов. Это очень важно, так как позже вы сможете выполнять полнотекстовый поиск. Современные системы используют самые современные OCR с очень высокой скоростью распознавания, такие как Omnipage или Tesseract.

Другим важным фактором является удобство использования вашей системы. Поскольку ваши сотрудники ежедневно работают с ним, очень важно иметь удобный интерфейс. Мы рекомендуем окно предварительного просмотра, в котором вы можете увидеть свой файл, не открывая его во внешнем приложении. Это должно работать почти со всеми типами файлов, будь то .xlsx или .docx. Для оптимальной системы управления документами необходимо учитывать множество других критериев, поэтому мы рекомендуем всестороннее консультирование и планирование.

Sharepoint для крупномасштабного управления документами?

SharePoint от Microsoft — это популярная веб-система для совместной работы, наряду с другими инструментами Microsoft Office, которая использует инструменты рабочего процесса, базы данных списков и другие веб-части и функции безопасности, позволяющие бизнес-командам сотрудничать.

Часто возникает вопрос, можно ли использовать Sharepoint для крупномасштабного управления документами.

Тем не менее, программное обеспечение обеспечивает целостный подход, в то время как фокус не такой строгий по сравнению с автономной DMS. Помимо отсутствующих функций, затраты на поддержку и настройку высоки.

Исходя из нашего опыта, важно легко адаптировать вашу DMS к потребностям компании. Microsoft даже зашла так далеко, что прямо указала, что пользовательские изменения не рекомендуются, что не является чем-то необычным в деловом мире.

Другие аспекты, которые следует учитывать в связи с этой темой:

• Система лицензирования дорогая
• Нет мобильного приложения для удаленной работы с рабочего стола
• Сложный для неопытных пользователей
• Фильтрация/сортировка ограничена

Что такое система управления записями и ERDMS?

ERDMS ( E lectronic R ecords и D ocument M management) часто используется как синоним системы управления документами. То же самое относится и к термину «система управления записями». Оба термина охватывают администрирование документов и записей, начиная с их создания и заканчивая их удалением.

Однако документы более формального характера часто используются в системе управления записями. Они имеют повышенное значение, поскольку они служат доказательством или доказательством. Как правило, такие документы не ожидают изменения в будущем. Поэтому часто важно, чтобы документы могли храниться в компьютерной системе в течение длительного периода времени для проверки.

Следует отметить, что в настоящее время системы также могут без проблем предлагать эту функцию, так что пользователю не нужно выбирать между одной из двух систем. Часто архивирование становится возможным с защитой от аудита, так что исходный документ всегда можно найти, даже если были внесены изменения.

Что такое сервер DMS?

Установка клиент-сервер обычно применяется в контексте систем управления документами. На серверной части все документы должны быть заархивированы и храниться в зашифрованном виде. Другие компоненты на сервере включают базу данных, в которой хранятся метаданные документов, и систему распознавания текста (OCR). Эти модули также могут быть установлены отдельно друг от друга в больших сетях.

Аппаратные характеристики серверного компонента различаются в зависимости от конфигурации сети и количества обрабатываемых документов. Однако есть несколько конкретных требований к минимальному аппаратному обеспечению сервера DMS. Скорость, с которой DMS отвечает на запрос документа, частично определяется скоростью жестких дисков сервера — в этом отношении жесткие диски SSD обеспечивают значительно лучшую производительность, чем традиционные жесткие диски.


Кроме того, чем быстрее процессор сервера (ЦП), тем больше пользователей получают доступ к DMS одновременно. Это связано с тем, что данные, которые система отображает в файлах, собираются в фоновом режиме посредством запросов к базе данных, требующих больших вычислительных ресурсов. Как правило, сервер должен иметь не менее 8 гигабайт оперативной памяти и процессор с не менее чем четырьмя процессорными ядрами.

Вышеуказанные характеристики — это, по сути, минимальные критерии, которые входят в стандартную комплектацию большинства бизнес-приложений. Клиентские компьютеры, конечно же, должны соответствовать высоким требованиям современного офиса и, по возможности, работать с самым последним обновлением операционной системы. Полный список минимальных системных требований для bitfarm-Archiv можно найти здесь.



• Захват – электронных или бумажных записей
• Структура – электронной архивной информации и метаданных
• Распространять и редактировать – с индивидуальными рабочими процессами и комплексным контролем
• Архив – неизменяемый, защищенный от аудита, соответствующий законодательству



1.

Захват документов

В настоящее время большая часть информации доступна в цифровом формате, но информация на бумаге все еще существует. В то время как электронные документы могут быть захвачены автоматически Bitfarm-Archiv, входящие бумажные документы, такие как счета-фактуры, попадают в архив посредством сканирования документов.

DMS хранит все входящие документы в центральном архиве для последующего поиска документов. Поэтому системы управления документами также выступают в роли информационно-поисковых систем. Метаданные этих документов хранятся в базе данных. Метаданные включают такие детали, как дата создания, тип документа, ключевые слова и содержащийся в нем текст. Данные могут быть сохранены локально на сервере или в облачном решении. Если вас интересует дополнительная информация по теме захвата документов, не стесняйтесь смотреть наше видео на YouTube (пожалуйста, включите английские субтитры).


Ключевой вопрос при внедрении системы касается объема информации, которую необходимо зафиксировать, которая «хорошо бы иметь» и которая, возможно, является излишней и требует только ненужных усилий по обслуживанию. Поэтому при планировании важно взвесить требования, различные мнения, преимущества и недостатки для каждого типа документа и найти хорошее решение, при котором дальнейшая оптимизация представляет собой непрерывный процесс, который продолжается даже после внедрения программного обеспечения.

2. Немедленная доступность структурированной и неструктурированной информации

Используя эти метаданные, программа извлекает архивный файл в любое время и получает доступ к документам для пользователей. В отличие от управления файлами в проводнике Windows, использование DMS для поиска того, что вы ищете, занимает всего несколько секунд. Однако для этого СЭД требуется надежное распознавание текста и встроенный полнотекстовый поиск на базе поисковой системы.

С помощью решения для управления документами вы включаете поиск и извлечение, когда это необходимо. Это основа практически любого бизнес-процесса. Чем быстрее доступна соответствующая информация, тем быстрее могут быть приняты необходимые решения.

Полнотекстовый поиск является самым простым способом поиска в DMS и работает точно так же, как поиск в Google. Чем больше условий поиска мы можем ввести или чем они более релевантны и ясны, тем точнее будет наш результат. С кавычками ищем точные группы слов, минус — это так называемое «не слово», которое не должно появляться в результатах поиска. Также есть семантический полнотекстовый поиск с учетом сходства.




3. Автоматическое распределение и управление рабочим процессом

Используя современную DMS, транспортировку и обработку документов в соответствующих отделах можно осуществить полностью в электронном виде. В ходе рабочего процесса система автоматически отправляет документы по заданным параметрам (категория, проект, номер клиента и т. д.) ответственным агентам или группам внутри или вне компании. В зависимости от того, как и когда эти лица завершат обработку документа, выполняются дальнейшие шаги рабочего процесса.

Рабочий процесс не следует понимать как жесткую сущность, поскольку также возможны полуавтоматические или специальные рабочие процессы. Они сокращают время обработки документов и повышают прозрачность отдельных этапов обработки, поскольку они беспрепятственно регистрируются системой.

Документы также остаются видимыми для всех уполномоченных сотрудников во время обработки, даже если они не участвуют в рабочем процессе. Сам документ никогда не пересылается, только ссылка, по которой можно получить доступ к документу в DMS. Таким образом, работа ведется с общей базой данных без необходимости делать дистрибутивные копии и т.п.

Для управления DMS предлагает важные оценки всех записанных метаданных — даже до того, как они будут доступны в приложениях для конкретных отделов, таких как корпоративный бухгалтерский учет. Если вы заинтересованы в более глубоком погружении в тему управления рабочим процессом, вы можете посмотреть свое видео на эту тему на YouTube (пожалуйста, включите английские субтитры).


Интересная функция, которая тесно связана: Если пользователь помещает документ в список задач другого пользователя, у которого не было бы прав на него — обычно, согласно настройкам архива — пользователь временно наследует права задачи автора к этому одному документу, т.е. только до тех пор, пока задача не будет выполнена. Это позволяет назначать относительно ограниченные права, не ограничивая возможности редактирования документов. Например, можно делегировать работу без наличия у пользователей постоянных разрешений на доступ. Это всего лишь один пример хорошо построенного контроля доступа, в котором рассматриваются разрешения пользователей. Это также обеспечивает безопасность документов, поскольку невозможно просматривать, редактировать или удалять файлы любого типа без соответствующей авторизации.

Не только пользователи могут отправлять документы другим пользователям в виде задач или повторных отправок, но и система может это делать. Конечно, только если заранее определены правила, так называемые «правила рабочего процесса». Эти правила рабочего процесса могут быть созданы администратором или также лицом с соответствующими полномочиями, руководителем своего отдела. С одной стороны, правила рабочего процесса определяют событие, которое должно произойти для запуска рабочего процесса. Например, все счета за материалы могут быть отправлены клерку А, счета за услуги клерку Б и так далее. Роль контроллера также указана в правиле рабочего процесса и может применяться ко всем видам бизнес-документов.

Все изменения, сделанные пользователями, можно увидеть в режиме реального времени. В случае, если редактирование необходимо отменить, bitfarm-Archiv предлагает контроль версий. Это означает, что копия создается для каждого внесенного изменения. Это также гарантирует, что исходный файл можно будет восстановить в любое время позже.

4. Архивирование с защитой от аудита

Современная DMS также должна включать надежное архивирование для хранения и поиска. Файлы хранятся в репозиториях документов, защищенных от записи, что делает их неизменяемыми. Для финансовых органов они будут иметь тот же статус, что и бумажные документы, которые больше не нужно хранить для возможных проверок. Тем не менее, оригинальные записи, такие как подписанные контракты, должны храниться в безопасности, поскольку в случае судебного спора они могут служить доказательством.

Документы из системы ERP требуют архивирования в соответствии с требованиями аудита, и поэтому после захвата их больше нельзя обрабатывать в исходном формате файлов.

bitfarm-Archiv — это современная и профессиональная DMS с открытым исходным кодом. Благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу и высокой гибкости его можно использовать в различных отраслях без особых усилий по обучению. Существует множество существующих интерфейсов прикладного программирования (API) для других систем, которые обеспечивают плавный импорт или экспорт данных. Растущие требования соответствия и правительственные постановления (DSGVO, GDPdU) также охватываются нашим программным обеспечением.

Наш продукт доступен в двух версиях. Бесплатная версия GPL разработана как свободно доступная база разработчиков для частных пользователей и небольших рабочих групп. Версия Enterprise Edition с расширенными функциями доступна для требовательного корпоративного использования.

Сочетание точного распознавания текста и высокопроизводительного полнотекстового поиска обеспечивает всем членам команды удобный и, самое главное, быстрый доступ к необходимой им информации. Кроме того, обширные процессы рабочего процесса, интеграция с офисом, веб-интерфейс, управление версиями (программное обеспечение для управления документами), автоматическое создание файлов, отчетность, документация с многочисленными интерфейсами и документированная безопасность версий обеспечивают эффективный и совместимый с GoBD рабочий процесс.

Взгляните на наши видеоролики и скриншоты, чтобы получить представление о функциональных возможностях Bitfarm-Archiv.

► Свяжитесь с нашей командой, чтобы получить бесплатную презентацию в прямом эфире


Наши клиенты
• «Мы всегда в восторге от быстрой, квалифицированной и дружелюбной поддержки со стороны службы поддержки битфармов. Спектр услуг значителен»
  К истории клиента
• «Поддержка Bitfarm-Archiv превосходна. Всегда компетентна. Всегда дружелюбна. Всегда готова к решению. Всегда открыта, даже для необычных требований.»
  прочитать историю
• «Мы особенно ценим способность Bitfarm-Archiv гибко адаптировать программное обеспечение к нашим бизнес-процессам». “
  Mehr erfahren
• «Поиск в bitfarm великолепен. В ответ на запросы руководства мы можем предоставлять информацию быстрее, без необходимости искать бизнес-файлы — он просто более структурирован».
  прочитать статью
• «Рост последних нескольких лет был бы невозможен без Bitfarm-Archiv».
  К статье
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5

Первые цифровые архивные системы существуют с начала 1990-х годов. Однако в то время стоимость лицензий, серверов, сканеров, музыкальных автоматов и т. д. была все еще настолько высока, что цифровое архивирование можно было найти почти только в корпоративной среде. Кроме того, работа с цифровыми архивами отнимала много времени; все документы приходилось индексировать вручную с большими усилиями, чтобы потом их можно было найти по маскам индексов.

Стремительное развитие информационных технологий сегодня приносит нам высокопроизводительные серверы и большие объемы хранения по доступным ценам. Кроме того, уже несколько лет существуют компоненты распознавания текста (OCR), которые могут распознавать документы в цифровом виде с высокой точностью. Это позволяет изменить парадигму, которая позволяет захватывать документы без вмешательства пользователя и надежно извлекать их позже.

Bitfarm-Archiv DMS, как представитель нового поколения, использует эти технологии. Сегодня, благодаря прогрессивным разработкам, особенно в области открытого исходного кода, цифровое архивирование и электронный документооборот могут быть реализованы очень удобно и экономично в любом бизнесе.

Вас интересует дополнительная информация по теме систем управления документами (DMS)?

Github

Researchgate


Wikipedia


Как работает DMS?

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

OfficeTools Система управления документами WorkSpace (DMS) работает совершенно уникальным способом, который может быть немного непривычным для традиционных пользователей Windows. Это руководство предназначено для того, чтобы дать представление о том, как будут храниться документы, что на самом деле существует в OfficeTools WorkSpace, а также о том, что необходимо учитывать при использовании системы DMS.

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

OfficeTools WorkSpace можно использовать в качестве системы управления документами, что добавляет еще один уровень к идее интегрированной системы. Возможность доступа к документам из той же системы, в которой вы отслеживаете время, отслеживаете сроки выполнения и просматриваете контактные данные, повышает эффективность фирмы.

Уникальность DMS состоит в том, что мы используем то, что мы называем «поиск по папкам и объединение». Однако, чтобы понять, что это значит, сначала следует заложить основу того, что на самом деле происходит с вашими документами, когда они помещаются в OfficeTools WorkSpace.

Система OfficeTools на самом деле не хранит ваши документы. Они физически не сидят в пределах программного обеспечения. Все документы хранятся в указанном вами месте, обычно это машина или служба, которая действует как сервер для вашего офиса. На этом сервере документы помещаются в файловую структуру папок Windows, созданную OfficeTools WorkSpace. Существуют параметры, влияющие на создание структуры папок файлов Windows в соответствии с вашими документами, однако вы не сможете вручную создавать или настраивать папки Windows; OfficeTools WorkSpace создаст необходимую структуру и будет управлять ею.

В связи с этим необходимо, чтобы все документы загружались и открывались через интерфейс OfficeTools WorkSpace, а не через сервер. Поскольку документы фактически хранятся на сервере, система DMS связывается только с документами на сервере. Любые изменения имени файла или пути к файлу, происходящие на сервере, а не через интерфейс, разорвут связь, существующую в WorkSpace.

«Поиск и слияние между папками» описывает способ организации документов или, как вы теперь знаете, ссылок на документы в OfficeTools WorkSpace. Поскольку мы имеем дело с указанными метками и именами в том виде, в каком они существуют в OfficeTools, мы можем отказаться от «древовидной структуры» и связанного с ней жесткого порядка. Использование типичной «древовидной структуры» означает, что вы должны знать точный последовательный порядок папок, в которых находится документ. Для некоторых офисов с безупречными организаторскими способностями это вообще не проблема. Однако в какой-то момент вполне вероятно, что персонал проявит творческий подход и добавит новый слой, который не ожидался, или, возможно, не совсем уверен в характере рассматриваемого документа и просто вставит его в файл клиента. Поиск документов после этого может быть довольно утомительным.

OfficeTools WorkSpace помогает стандартизировать имена папок и, среди прочего, позволяет выполнять поиск в любой папке или «метке» в любом порядке. Этот более гибкий способ поиска файлов позволяет вам узнать лишь несколько фрагментов информации о документе и выполнить поиск по ним, чтобы найти нужные файлы.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РУКОВОДСТВА

• Настройка управления документами
• Создание нового документа
• Драйвер принтера PDF
• Глобальные настройки документов — вкладка «Другие настройки»
• Глобальные настройки документов — вкладка «Параметры папки»
• Глобальные настройки документов — вкладка «Параметры копирования»
• Создание категории
• Что такое категория?
• Папка для управления документами
• Имена файлов и имена файлов

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

• Что такое поле «Перетаскивание» на экране «Вызовы и задачи»?
• Что делает «Переиндексировать документы»?
• Преобразование документов
• Мои документы хранятся в неправильном месте.