Что значит делегировать полномочия: Что такое делегирование: цели, этапы, основные принципы + советы как правильно делегировать полномочия и не допустить ошибок

Содержание

Что это значит делегировать полномочия?

Перед каждой организацией стоят определенные задачи, диктуемые бизнесом. Каждая задача, в зависимости от сложности и значимости, выполняется определенным звеном подразделения. Наиболее дорогим и ценным является ресурс руководителя. Чтобы он использовался максимально эффективно, ряд полномочий делегируются подчиненным.

Что это значит делегировать полномочия?

Делегирование – это процесс передачи ряда функций от руководителя к подчиненному. Делегирование важно в задачах, требующих глубокого понимания процесса. Как правило, руководитель видит процесс в общем, а для некоторых задач нужны глубокие детальные знания.

Нужно разграничивать понятия власть и полномочия. Власть делегировать нельзя. Власть появляется вместе с должностью, в то время как полномочия, как возможность распоряжаться ресурсами или действовать в заданных рамках, может быть передана от вышестоящего руководителя. Для обладания полномочиями наличие определенной должности не обязательно. Здесь более важно наличие требуемых для конкретной ситуации навыков.

Делегирование полномочий виды:

1. Линейные. Подразумевают под собой передачу задач от руководителя к непосредственному подчиненному.

2. Штабные. Их можно сравнить с подчинением не по должности, а по выполняемым функциям. Т.е. одни подразделения могут обладать полномочиями относительно других.

Что можно и нужно делегировать

Чем выше должность, тем больше так называемой «зеленой зоны» (не запланированные часы) должно быть в рабочем времени. Для этого нужно понимать, что делегировать подчиненным, а не выполнять руководителю самому.

Делегированию подлежат:

1. Рутинные обязанности. Все действия, которые не требуют специальных знаний и умений. Для сортировки почты, например, есть секретарь.

2. Специализированные задачи. Все, что требует владения специальными узкопрофильными знаниями передается подчиненным. Например, отчет о финансовых результатах работы лучше подготовит бухгалтер, а микроклимат в коллективе лучше наладит психолог.

3. Мелкие частные вопросы. Все, что можно решить без привлечения руководителя, вопросы не являющиеся стратегически важными, решаются без его участия. Например, необходимо организовать проведение очередной конференции. С руководителем согласовывается дата, место проведения и список участников, но какого цвета папки и ручки закупить, как организовать трансфер приглашенных и т.п., решает организатор.

4. Промежуточные (подготовительные) вопросы. Если для принятия какого-либо решения требуется предварительный материал или данные, это выполняют подчиненные без участия руководителя. Например, при выборе поставщика руководителю предоставляется перечень с подробным анализом претендентов. Руководитель на основе этих данных примет решение, но сам он анализ не готовит.

Делегирование полномочий виды, которые нельзя делегировать

Главная задача руководителя – обеспечение нормального функционирования его подразделения. Поэтому есть ряд вопросов, которые решать может только руководитель:

1. Целеполагание. Все что касается перспектив и дальнейшего развития бизнеса относится к компетенции руководителя. Для правильного определения целей организации необходимо знать перспективы развития, долгосрочные планы бизнеса, тонкости политических вопросов. А этой информацией в полной мере владеет только руководитель.

2. Задачи повышенного риска, срочные и важные дела. Все, что у руководителя вынесено в графу дел «срочно-важно», ему необходимо решать самому. В идеале, авральных дел у руководителя быть не должно. Но если так сложилось, что у важной по значимости задачи подходят сроки исполнения, то делегировать такую задачу не стоит. И если необходимо выполнить задачу последствия которой будут иметь значительный вес в дальнейшем для бизнеса, это также берет на себя руководитель.

Плюсы делегирования

Пожалуй, еще одним ответом на вопрос «Что это значит делегировать?», будет ответ, что делегирование полномочий является составной частью нормального функционирования организации и дать оно может очень многое:

1. Дает руководителю свободное время. Руководитель должен быть всегда открыт для встреч с сотрудниками и готов обсудить вопросы, беспокоящие персонал. Только зная и понимая их проблемы, можно эффективно выстраивать рабочие процессы. Также руководителю нужно время для саморазвития, для посещения тренингов, прохождения специальных курсов и для чтения спец литературы. Если руководитель не развивается, то не развивается и его организация.

2. Повышает мотивацию сотрудников к работе. Известный факт, что больше всего качественно выполнять свои обязанности и отдаваться работе способствует доверие со стороны вышестоящего руководства. А для сотрудников доверие проявляется в поручении им ответственных заданий, что представляет собой делегирование полномочий.

3. Повышает доверие в команде. Чем в большее количество задач погружены сотрудники, чем более для них прозрачны происходящие процессы и причины тех или иных принимаемых решений, тем более они склонны доверять правильности решений бизнеса и друг другу.

4. Подготовка кадрового резерва. Многие руководители не делегируют полномочия из-за боязни что их «подсидят». Это, скорее, играет против руководителя, так как без наличия адекватной замены на текущей должности, не будет возможности вырасти дальше, не говоря уже о том, что невозможно полноценно сходить в отпуск или заболеть.

Сложности в делегировании

Нередко руководители сталкиваются

Делегирование полномочий и ответственности: цели, участники, виды

Делегирование полномочий – это поручение подчиненному руководителем выполнить часть его функций с передачей прав и ответственности за их выполнение. Для главы организации это простой и одновременно сложный процесс, позволяющий повысить эффективность деятельности компании и создать правильную корпоративную атмосферу внутри коллектива.  Сегодня в статье определим, что можно делегировать, а что нельзя, как научиться доверять сотрудникам и выделять достойных  для выполнения части управленческой работы.

делегирование полномочий

Что это такое

Если говорить простыми словами, делегированием полномочий называется поручение выполнения части работы директора сотрудникам из низшего звена управленческого эшелона.

Это эффективный инструмент руководителя для организации работы, в ходе которой он раздает конкретные задания  подчиненным. Делегирование позволяет:

  • сохранить время и силы для решения наиболее важных задач;
  • развить навыки и повысить самооценку сотрудников;
  • делать больший объем работы за меньшее время;
  • четко соблюдать установленные временные рамки.

На первый взгляд может показаться, зачем это нужно? Ведь каждый должен заниматься своим делом, да и кто сможет лучше справиться с организацией управления, если не сам руководитель. На самом деле, в любой фирме на его плечи ложится решение многих рутинных задач, с которыми он не в состоянии быстро справиться самостоятельно. Особенно остро встает вопрос о делегировании полномочий в быстрорастущих компаниях.   

Главный признак современного талантливого руководителя или владельца бизнеса – готовность без боязни доверить подчиненным часть работы, которую он обычно выполняет сам. Конечно, существуют опасения, что делегировав задачи другим сотрудникам, он подвергнет бизнес опасности разрушения.

Отрицание руководителем делегирования полномочий – демонстрация слабости и неуверенности в себе. В этом случае директор находит оправдание собственному непрофессионализму утверждая, что его сотрудники не настолько компетентны, чтобы выполнить серьезные задачи на отлично. Так он упускает возможность уделить больше времени стратегическим аспектам бизнеса и тем самым тормозит развитие компании.    

Виды делегирования в организации

На практике применяется несколько разновидностей делегирования.

Все они делятся на две основные группы:

  1. Линейные – передача поручений осуществляется от высшего чина с низшему, который в свою очередь может перепоручить задачу сотруднику, который находится ниже по иерархической лестнице.
  2. Штабные – право на совет или помощь штабного персонала работникам основого руководящего состава.

Штабное делегирование полномочий дополнительно разделяется на 4 подвида:

  • Рекомендательное – сотрудник дает рекомендательные советы, подсказки руководителю, что делать в различных ситуациях.
  • Согласовательное – человек, обладающий такими полномочиями должен высказывать мнение о принимаемом решении. Если он выражает несогласие, руководитель придерживается его точки зрения.
  • Функциональное – предоставляют возможность сотрудникам управленческого штаба предлагать или запрещать действия.
  • Параллельное – расширяют полномочия штабным сотрудникам и дают право влиять на действия линейного руководства.

В процессе функционирования компании существуют официальные полномочия, которые обязательно подкрепляются документальным распоряжением.  Но чаще всего это происходит на неофициальном  уровне. Такое взаимодействие внутри коллектива достигается, благодаря благоприятной атмосферы взаимопомощи и доверительных отношений между сотрудниками и руководителем.

Дополнительно выделяются следующие виды полномочий:

  1. Распорядительные – обязательные к исполнению.
  2. Координационные – обладают лица, занимающиеся распределением обязанностей внутри компании.
  3. Контрольно-отчетные – когда сотрудники проводят проверку деятельности руководящего состава и отправляют результаты в вышестоящие инстанции.
участники

Участники процесса

Делегирование полномочий – необходимое управленческое действие в любой организации. Хочется этого руководителю или нет, но делегировать все равно придется.

Тогда при передаче функций будут участвовать две стороны:

  • делегирующее лицо – человек, передающий свои полномочия, которыми он наделен изначально;
  • делегат – лицо, принимающее на себя задачу и ответственность за ее исполнение.

Хотя, по сути, при перепоручении дел, руководитель (делегирующее лицо) несет еще большую ответственность за исполнение действия подчиненным. Это связано не только с качеством выполнения, но и с правильностью своего выбора – человека, который сможет выполнить работу наилучшим образом.

Цели делегирования

Ежедневно руководителю предстоит выполнять большой объем работы, на которую часто не хватает ни времени, ни сил. А делегирование позволяет решить больше вопросов, выделяя из них задачи первостепенной важности. Какую еще цель преследуют управленцы, пользуясь умением грамотно распределять работу:

  • Повышение уровня качества при выполнении поручения – по сравнению с директором некоторые сотрудники обладают большими знаниями в каких-либо вопросах.
  • Делегирование – мощный инструмент для мотивации. Если сотруднику доверяют поручение, это значительно повышает самооценку. Он старается сделать работу на высшем уровне.
  • Это повышает корпоративную культуру, стимулирует саморазвитие персонала, раскрывает новые таланты и возможности. В «здоровом» коллективе ценят доверие и инициативность, новичков охотно обучают сотрудники со стажем. При этом они не боятся конкуренции. Наоборот, это вселяет уверенность, что после повышения по карьерной лестнице, подготовлена достойная смена.
  • Передача полномочий дает возможность проверить исполнительность и компетентность подчиненных, а также выяснить уровень лояльности к компании.

Что можно делегировать, а что нельзя

В погоне за оптимизацией рабочей деятельности, для себя важно уяснить, что делегирование полномочий применимо не в каждой ситуации.

Воспользоваться этой возможностью необходимо, если:

  • предстоит рутинная работа, для выполнения которой не обязательно участие руководителя;
  • специализированную деятельность, в которой сотрудники разбираются лучше директора;
  • частую работу, простые манипуляции, доведенные до автоматизма;
  • предварительные разработки, подготовительные этапы работы.

В большинстве случаев управленец руководствуется следующим правилом – всё, что могут сделать подчиненные, нужно передать им на выполнение.

Что нельзя:

  1. Постановку целей, принятие окончательных решений при исполнении и разработке стратегических задач, оценку и анализ результатов.
  2. Мотивацию коллектива.
  3. Вопросы особой важности.
  4. Задачи с высоким риском.
  5. Неординарные вопросы, решение внештатных, форс-мажорных обстоятельств.
  6. Срочные дела, решение которых не терпит перепроверки и корректировки.
  7. Вопросы, которые не подлежат разглашению.

Этапы

Процесс делится на несколько последовательных частей:

1. Расстановка приоритетов

Составьте таблицу со списком задач, которые вы обычно выполняете. Синим цветом выделите функции, которые не оказывают большого влияния на прибыль фирмы. Красным отметьте дела, от которых зависит развитие и будущее организации. Если вы не ведете учет времени, которое затрачиваете на решение ежедневных рабочих задач, проведите такой эксперимент.

Так вы поймете, что огромные временные промежутки уходят на работу, с которой вполне могут справиться подчиненные.

2. Подбор кандидата

Выбор сотрудника, которому можно доверить часть управленческих функций – ответственный и сложный процесс. Если руководитель опытный и давно работает в коллективе, он наверняка предполагает, кому из подчиненных можно доверить новый фронт работ. Когда уверенности нет, стоит обратить внимание на 3 важных момента:

  1. Наличие психологической готовности к выполнению обязанностей более высокого уровня, лидерских качеств и авторитета у коллег.
  2. Профессионализм и наличие знаний.
  3. Уровень занятости непосредственными обязанностями.

3. Поручение

Управление персоналом – творческий процесс. Составление распоряжения и передача функций в сухом приказном порядке может быть воспринята работником без энтузиазма. Делегирование лучше осуществлять во время разговора, разъяснив подчиненному, зачем нужна его помощь и почему надежды возлагаются на его личность. Это способствует мотивации и стремлению выполнять поручения качественно.

При этом нельзя забывать о документальном подтверждении и передачи части ответственности за новые полномочия. Иначе, выполняя новые функции, новоиспеченный начальник может столкнуться с саботажем и недовольством со стороны других сотрудников.

4. Контроль исполнения

Проверка результатов выполнения должна быть регулярной, но не слишком частой. Это вызовет дополнительное напряжение и потерю инициативы. В то же время редкий контроль также не приемлем – сотрудник может допустить ошибку и работа продолжится в неправильном русле.

Важно найти золотую середину. Проверка может проходить к рамкам совещания или доклада при личной встрече, а также в форме отчетов за разные периоды.

о делегировании

Восемь правил

  1. «Делиться» своими полномочиями нужно не из амбициозных доводов, а для пользы бизнеса.
  2. С помощью делегирования повышайте уверенность с сотрудников в собственных силах. Это также важно, как выполнение порученной задачи.
  3. Курируйте и поддерживайте даже самого успешного и самостоятельного сотрудника. Это подстегнет его к еще большим стараниям.
  4. Давайте поручения лично, без посредников. Это поможет избежать искажения смысла задания.
  5. Помните, что решение сотрудника требует перепроверки. Чтобы исключить ошибочное выполнение, не делегируйте задачи, которые должны решаться быстро и безошибочно.
  6. Если вопрос решен неверно, требуйте объяснения причин, не переходя на личности. Не критикуйте конкретного человека, а разберите суть ошибки и варианты ее исправления. 
  7. После передачи поручения, не нужно вмешиваться в процесс исполнения по пустякам. Такое действие необходимо, если ошибка может привести к серьезным осложнениям.
  8. Принимайте ответственность за исполнение полномочий на себя. Будьте мудры: в случае успешного исхода – хвалите сотрудника и подчеркните его исключительность, ответственность за неудачный исход  разделите поровну. Такой шаг будет оценен по достоинству, и в следующий раз подчиненный станет выполнять работу с еще большим рвением.

Типичные ошибки

Изучение промахов поможет руководителю научиться грамотно перераспределять работу по управлению компанией.

Вот самые распространенные:

  1. Отсутствие умения доходчиво проинструктировать подчиненного.
  2. Делегируйте только те функции, которые выполняете самостоятельно.
  3. Ошибка на этапе выбора кандидатуры. Руководствуйтесь основным правилом, когда отбираете сотрудника: « Работу нужно поручать не тому, кто хочет ее выполнять, а тому, кто может ее сделать лучше остальных».
  4. Делегирование полномочий человеку с несносным вспыльчивым характером не приведет к желанному результату. Выбирайте хладнокровных и уравновешенных людей.
  5. Нельзя передавать полномочия без документального подтверждения.
  6. Страх потерять авторитетность, если сотрудники узнают о некомпетентности руководителя в определенных вопросах.
  7. Самая опасная ошибка – поручение подчиненному функций, которые позволяют ему руководить организацией совместно с директором.

Выводы

В заключение хочется сказать, что делегирование полномочий – это не способ переложить обязательства на плечи подчиненного, а модель разделения работы руководителя с целью повышения ее эффективности. Это делает работу руководителя легче, но ни в коем случае не освобождает от долга принятия окончательного решения. Именно эта необходимость и удвоенная ответственность отличает его от простого работника.

А вы когда-нибудь сталкивались с делегированием? Расскажите нам, будьте первым, кто прокомментирует публикацию! Понравилась статья? Ставьте оценку и делитесь с друзьями : )

Оцените статью:

[Всего: 5   Средний:  5/5] (Рейтинг статьи: 5 из 5) Автор статьи Виктория Пчелинова

Фрилансер, креатив и бизнес

что это и как делегировать

Здравствуйте! Сегодня расскажем, что такое делегирование полномочий и ответственности, и как правильно делегировать.

Руководитель организации не может заниматься всеми делами самостоятельно. Поэтому на плечи хорошего управляющего ложится главная задача – сделать так, чтобы его подчиненные выполняли определенные задачи и развивали предприятие. Зачастую это самая важная задача, которую должен выполнить руководитель. Достигается это путем делегирования полномочий своим сотрудникам. Как именно мы расскажем в данной статье.

Что такое делегирование и что значит делегировать

Делегирование – это процесс передачи части функций управляющего сотрудникам организации, для достижения ими конкретных целей. По своей сути это постановление задачи и наделение полномочиями для ее решения. Основным проявлением делегирования полномочий руководителем будет должностная инструкция.

Делегирование полномочий нужно прежде всего для того, чтобы снять большинство задач с руководителя, оставив только самые важные. При этом нужно понимать, что в небольшой компании руководитель может выполнить большинство задач сотрудников самостоятельно. Но на большом предприятии, которое занимается производством и реализацией своей продукции, одному справиться просто невозможно.

Пример делегирования полномочий:

Работа кредитного комитета в банках. Этот орган занимается анализом всей собранной информации по заемщику, оценивает риски и выносит самостоятельное решение.

То есть руководство кредитной организации приняло управленческое решение и создало документ – кредитную политику, в которой оно делегировало большинство своих полномочий различным руководителям и сотрудникам направлений. И кредитный комитет, как самостоятельный орг

Что значит делегировать. Делегировать полномочия и делегировать домен

Делегировать — что это значит простыми словами

Делегировать — это значит передавать кому-то права и полномочия для решения определенных задач, а также обязанности по их решению.

Делегирование — это передача кому-либо прав и обязанностей по решению некоторых задач.

Ударение ставится на букву «и»: делеги́ровать. Происходит от латинского legare — возлагать, поручать.

Примеры употребления

Его делегировали на съезд партии.

Директор делегировал своему заместителю полномочия для ведения переговоров с китайскими партнерами.

Если вы не будете делегировать права другим сотрудникам, то не справитесь с растущим объемом работы.

От глагола делегировать происходят существительные делегат и делегация.

Делегат — это официальный представитель, назначенный или выбранный от организации или коллектива. Делегат от их имени участвует в собрании, конференции, съезде.

Делегация — это группа выбранных или назначенных представителей организации, коллектива или государства.

Делегаты на XXVII съезде КПСС в 1986 году. Фото: РИА Новости

Что такое делегировать домен? Простыми словами

Делегировать домен — это значит передать права на доменное имя от одного сервера к другому.

Домен — это имя сайта в интернете. Например, домен Anews — www.anews.com. Но другим компьютерам, чтобы получать данные с сайта, нужно знать не только буквенное имя домена, а еще и цифровы — IP-адрес машины.

Найти этот цифровой адрес помогает DNS (domain name system) — служба доменных имен. Эта система содержит всю информацию о каждом домене и о том, к какому IP (какому хостингу) он принадлежит. Благодаря DNS каждая машина знает, где искать данный домен.

Делегирование домена — это присвоение доменному имени IP адреса сервера хостинга. Так компьютер пользователя понимает, откуда загружать информацию для отображения в браузере.

Вот для этого владельцы сайтов и делегируют часть своих прав другим людям — владельцам DNS-серверов.

После окончания срока регистрации домен снимается с делегирования (разделегируется). Домен блокируют, а затем удаляют из реестра зарегистрированных доменов. Освободившийся домен в дальнейшем может купить и занять новый хозяин.

Читайте подробнее: Что такое домен сайта. Зачем нужно доменное имя, как его купить?

Depositphotos

Что такое делегировать полномочия и как это делать

В менеджменте делегирование полномочий — это передача части функций от руководителя другим сотрудникам для достижения конкретных целей. Полномочия при этом передают сверху вниз — от начальника к подчиненному.

При правильном использовании делегирование полномочий позволяет:

  • Оптимизировать рабочее время

  • Быстрее и качественнее выполнить задачу

  • Мотивировать сотрудников

  • Повысить доверие в коллективе.

Какие полномочия делегировать?

Бизнес-консультант Дженни Блейк выделяет 6 типов задач, которые необходимо делегировать подчиненным (по материалам Harvard Business Review).

  1. Мелкие. Небольшие и «несущественные» задания, до которых не доходят руки. Они накапливаются и отвлекают от важных вещей. Например, бронирование билетов и ведение календаря встреч руководитель должен получить секретарю.

  2. Муторные. Сравнительно простые, но отнимающие много времени. Например, перенос данных в электронную таблицу — с этим справится даже стажер.

  3. Отнимающие много времени. Важные задачи, при решении которых 80% времени ваше вмешательство не требуется. Подключайтесь к работе на финальной стадии, чтобы проконтролировать процесс и порекомендовать следующие шаги.

  4. Те, которым можно научить. Непростые задания, которые можно описать с помощью последовательных шагов — алгоритма. Потратьте время на обучение сотрудников, и вам останется лишь контролировать качество.

  5. Слишком трудные. Некоторые вещи вы не можете сделать сами, поскольку не обладаете нужными навыками. Поручите дело тому, кто справится с ним лучше и быстрее.

  6. Срочные задания. Когда вы заняты одним делом, а с другим нельзя медлить, делегируйте срочное задание тому, кто обладает нужными навыками.

Важно помнить, что при передаче полномочий руководитель снимает их с себя. Нельзя «делегировать», но при этом постоянно вмешиваться в принятие решений — тогда никто не будет нести ответственность за результат, задача будет выполнена плохо.

«Это откуда-то пришло. Могли бы вы отправить это куда-то еще?» Карикатура на тему делегирования. Depositphotos

Что представляет собой делегирование полномочий

Природой и целью любого бизнеса является рост: финансовый, географический, качественный (расширение ассортимента, интеграция в социальные структуры). По мере роста компании на владельца ложится всё больше обязанностей, задач, рутинных действий. В итоге наступает такой момент, когда вы понимаете, что бизнес как процесс не просто перестал приносить вам удовольствие — он отнимает всё ваше время, вам попросту некогда жить, некогда пользоваться плодами своих ежедневных трудов. И это тот самый момент, когда пришла пора разобраться, что представляет собой делегирование полномочий, как правильно применять этот инструмент, а затем начать его внедрение в процессы управления компанией.

Делегирование в бизнесе

«Большинство людей приучены к мысли, что для успеха нужно много и тяжело трудиться. На самом деле главное — выбрать правильную роль и уже в ней прикладывать усилия».
А. Высоцкий

Есть одно непременное условие, при отсутствии которого невозможно добиться успеха, — осознанность своих действий. Успеха нельзя достичь случайно или интуитивно, это целенаправленный труд на благо системы. Система начинается с владельца. Но многие люди просто не представляют себе, что такое в действительности роль владельца бизнеса. Они думают, что руководитель должен работать больше всех — не только знать свою компанию от первого до последнего винтика, но и уметь заменить любого сотрудника: закрутить этот самый винтик, составить отчёт, привлечь клиента. Создавая бизнес, они несут в компанию эти убеждения.

Фактически в деятельности каждого предприятия рано или поздно наступает такой момент, когда владелец должен научиться делегировать полномочия, чтобы не допустить регресса.

Виды делегирования

Что такое делегирование? Если говорить простыми словами, то делегировать — это значит передавать функциональные обязанности подчинённым.

В процессе принимают участие два субъекта:

  • делегирующее лицо — тот, кто передаёт функции, которые раньше выполнял сам;
  • делегат — это сотрудник или подразделение, которые эти функции принимает.

Говоря «функции», мы подразумеваем всю полноту бизнес-процессов, делегировать можно любую работу, любые полномочия.

Существует два основных вида делегирования:

  1. Линейное — когда функции смещаются от высшего звена к нижестоящему, по этому принципу исполнитель становится руководителем того или иного уровня;
  2. Штабное — когда делегирование штабных полномочий подразумевает передачу контролирующих, координационных, рекомендательных функций: например, сотрудник ревизионного отдела, в отличие от владельца, не имеет прямой власти над директором магазина, но вправе издавать обязательные к исполнению распоряжения.

В идеале можно добиться таких высот систематизации, когда владелец получает возможность полностью отстраниться от решения операционных задач.

Этапы делегирования по мере развития организации


Чтобы понять, каким образом делегирование связано с осознанием истинных обязанностей владельца, давайте проследим за процессом создания крупного бизнеса.

Первый этап развития

Если вы не покупаете готовую компанию, а начинаете дело с нуля, это выглядит примерно так:

  • вы нашли востребованный продукт, загорелись идеей;
  • разработали бизнес-план;
  • приступили к осуществлению своих замыслов в одиночку или с несколькими помощниками.

На первоначальном этапе организатор с опытом узнаёт, что такое делегировать работу. У ваших помощников, по сути, нет каких-то чётких должностных обязанностей, вы просто даёте им те или иные поручения, которые не успеваете выполнить сами.

У вас нет никаких проблем с управлением: сотрудники прекрасно понимают, какие действия нужно предпринимать, к каким результатам они должны прийти. Ваша основная задача —  продвижение продукта на рынок.

Второй этап

Закрепившись в своей маленькой нише, вы начинаете развиваться. У вас выстраивается иерархия специализированных сотрудников: руководитель; люди, изготавливающие продукт; отдел продвижения, рекламы.

Вы по-прежнему не испытываете проблем с управлением: вам понятны все процессы, вы знаете, как изготавливать и как продавать. Вы можете объективно оценить эффективность сотрудника, вы можете мотивировать его лично, поощрить его или заменить. Вся полнота ответственности за деятельность компании по-прежнему лежит на вас.

Этап внедрения менеджмента

Когда полем деятельности отдельных специализированных сотрудников начинают заниматься целые отделы, организатор обычно приходит к мысли о необходимости профессионального менеджмента. И вот здесь больше половины владельцев попадают в замкнутый круг.

Вы нанимаете руководителей отделов, которые являются специалистами своего дела, планируете развиваться дальше, но расширения не происходит: напротив, компания откатывается назад, к тому уровню, когда всё прекрасно работало под вашим личным управлением.

Владельцы годами пытаются решить эту проблему сменой команды менеджеров, но добиваются только того, что теряют половину штата: не все линейные подчинённые психологически могут выдержать постоянную смену непосредственного руководства. Кроме того, текучка в рядах руководящего состава разрушает у «полевых»  сотрудников уверенность в надёжности компании.

На самом деле первое, что должен сделать создатель бизнеса — это научиться передавать полномочия и ответственность.

Что происходит при отсутствии делегирования


Если вы не передаёте часть своих управленческих функций, когда это возможно, персонал лишается чувства ответственности. Половину своего рабочего времени вы затрачиваете на консультирование сотрудников по широчайшему спектру вопросов и контроль за исполнением поставленных перед ними задач. В итоге неизбежно создание ситуации, когда вы, руководитель, завалены работой, а сотрудники сидят без дела, ожидая ваших инструкций.

И эта ситуация, кстати, отвечает на вопрос: «Можно ли делегировать ответственность?». Получая новый круг полномочий, подчинённый принимает на себя и ответственность за их решение, даже если не исполняет их лично. Пример: в обязанности руководителя отдела продаж не входит работа за прилавком, но именно он отвечает перед владельцем за повышение объёмов реализации.

Основная цель делегирования в этом и заключается: повысить инициативность сотрудников, усилив мотивацию путём повышения ответственности. Нельзя рассчитывать, что инициативность вырастет только за счёт поощрений, на работников нужно возлагать ответственность.

В результате высвобождается ваше личное время, и вы получаете возможность заниматься стратегическими задачами.

Что представляет собой делегирование полномочий на практике

 

«Когда мы мечтаем о бизнесе, мы почему-то думаем обо всём, кроме того, что нам придётся строить систему управления. Мы должны мечтать обо всех этих менеджментских вещах, учиться им… Тогда ваши наёмные менеджеры будут справляться со своими обязанностями, тогда вы сможете поднять бизнес на новый уровень».
А. Высоцкий

При отсутствии делегирования регресс неизбежен, поскольку владелец естественным образом отдаляется от понимания многих процессов, у него появляются задачи более высокого уровня.

На втором этапе вы знаете, как создать продукт и как его продать. Для эффективного управления этих знаний и здравого смысла вполне достаточно.

Но чтобы перейти на третий уровень развития, необходимо управлять не процессами, а менеджерами. То есть делегировать полномочия по контролю за подразделениями команде.

Делегировать полномочия — это значит, что вы как владелец получаете возможность исключить из своего круга внимания рутинную работу. Вы позволяете принимать решения на более низком уровне иерархии. И это правильно, потому что вы передаёте ответственность людям, которые находятся ближе к производственным работам, к полю возникновения проблем. Исполнители зачастую могут самостоятельно решить вопрос оперативнее и лучше, чем под вашим непосредственным руководством.

Ошибки делегирования

  1. Первая и главная ошибка делегирования — это его отсутствие: ситуация, когда руководитель уверен, что он знает лучше, а потому никому не может доверить те или иные функции.
  2. Второй промах, который может допустить руководитель, — это преждевременное делегирование: когда обязанность решения проблемы передаётся поспешно, без анализа и рассмотрения. Что значит делегировать обязанности сотруднику, который не готов к выполнению данных функций или не имеет полной информации о проблеме? Это означает упустить драгоценное время на запросы, уточнения, совещания и в итоге, возможно, потерять ценного сотрудника: бесполезно потраченные рабочие часы и неизбежная критика могут полностью убить его инициативу.
  3. Поручение ответственности «через голову». Многие руководители, которые привыкли держать под контролем всю организацию, считают, что нет принципиальной разницы, сотруднику какого уровня давать поручение. Такой подход вызывает массу трений и морального напряжения в коллективе. Если вас в чём-то не устраивает, допустим, система отчётности, то не нужно обсуждать этот вопрос с линейным сотрудником, который готовит отчёты. У вас для этого есть начальник отдела, вы управляете им, а не работой подразделения.
  4. Передача функций, не предназначенных для исполнителей. В развитии бизнеса существуют сферы, которые нельзя передать в чужие руки без риска потерять контроль над деятельностью компании.

Ключевые функции владельца бизнеса, которые нельзя передать наёмным работникам

«Общество думает, что лежать на пляже, ничего не делать — это и есть работа создателя бизнеса. Но это, разумеется, глупость. Владелец бизнеса должен заниматься вопросами развития».
А. Высоцкий

Мы рассмотрели, какую работу можно делегировать подчинённым — это решение оперативных задач:

  • текущие вопросы администрирования, реализации, контроля;
  • узкоспециализированные задачи, в которых руководитель не является экспертом;
  • подготовительные работы: анализ деятельности конкурентов, первоначальный сбор информации для запуска проекта;
  • точечные задачи, не имеющие прямого отношения к долгосрочной стратегии: например, решение о премировании за удачно завершённый этап работы.

Теперь поговорим о том, что категорически нельзя делегировать в процессе управления.

Разработка идеологии компании

Идеологии часто уделяется недостаточно внимания, а между тем это главный инструмент развития бизнеса.

Обязанность создания и контроль за неукоснительным следованием идеологии коллективом — главная задача создателя бизнеса. Сотрудники должны чётко понимать, в чём заключается деятельность организации, это залог высокой мотивации работников.

Мотивация гарантирует слаженность, эффективность, лояльность сотрудников. От уровня мотивированности зависит, будут ли ваши кадровые резервы расти и трудиться внутри компании или, набравшись опыта, уходить к конкурентам.

Стратегический маркетинг

Стратегическое планирование — прерогатива собственника. Только вы решаете, будет ли ваш бренд классическим или креативным. Вы определяете базовые принципы продвижения продукта. На ваших плечах лежит ответственность за определение методов взаимодействия с целевой аудиторией.

Если вы, как владелец, не будете заниматься этими задачами, то рано или поздно ваши менеджеры начнут делать это за вас. И ваш бизнес станет совсем не тем, чем вы его видели, а после и вовсе развалится: каждый менеджер будет действовать, исходя из потребностей своего участка, не учитывая общей картины. Такое положение дел неизбежно и для уровня местных руководителей, и на уровне совета директоров.

Формализация технологии производства

Российский бизнес — это почти всегда очень личная история. Владелец помнит поимённо всех клиентов за последнее десятилетие, знает стоимость каждого стула в офисе, легко оперирует цифрами объёмов продаж. С точки зрения исполнителя это прекрасные качества, но на самом деле это означает, что без пристального контроля бизнес умрёт: никто не знает, как и что работает.

Формализовать технологию — это значит описать, зафиксировать все процессы, чтобы можно было обучать этому свои кадры.

Построение организации

Организационные вопросы подразумевают построение иерархии, структуру компании. Вам необходимо разработать правила, инструкции для своих менеджеров, то есть определить стандарты работы, которые не будут противоречить основным идеологическим принципам.

Управление финансами

Закрепить за собой управление финансовыми потоками компании — не означает, что владелец должен взваливать на себя функции главного бухгалтера. Достаточно определить политику обращения с деньгами. Задать шаблоны, стандарты и потом следить за их исполнением. Текущими задачами: оплатой счётов, формированием премиального фонда, поиском активов на развитие — занимается команда менеджеров.

Обеспечение безопасности

Здесь речь идёт не только о сохранности физических ресурсов, хотя и об этом тоже: создание службы безопасности, проработка противопожарных мероприятий, инструкций и т. д. Но не менее важно обеспечить юридическую, финансовую безопасность: отладить процесс контроля, регистрации, анализа хозяйственной деятельности, разработать алгоритмы составления приказов и инструкций, чтобы они не вызывали противоречий между собой.

Управление совладельцами

Необходимая функция собственника, которая вызывает у бизнесменов наибольшее недоумение: мол, если мы равноправные партнёры, то о каком управлении совладельцами может идти речь?

На самом деле подобная политика рано или поздно приводит к коллапсу. Один решил, что нужно сменить основное направление, второй единолично распорядился вложить прибыль в тот или иной проект — и всё, процесс разрушения бизнеса запущен. Поэтому кто-то один должен быть ведущим, должен принимать на себя бремя ответственности за окончательные решения.

Заключение

Делегирование является необходимым инструментом ведения бизнеса, которое высвобождает время собственника для решения стратегических задач и избавляет его от необходимости жить в своём кабинете, решая операционные вопросы.

При делегировании полномочий от руководителя требуется найти оптимальную форму контроля: слишком часто требовать отчёта, стоять над душой — означает сковывать инициативу сотрудника; слишком сильно доверять профессионализму менеджера — это допускать риск, что процесс выйдет из-под контроля, что будет допущена критическая ошибка, которую не удастся выявить вовремя. Нужно найти равновесие, баланс.

Во многих компаниях контроль носит формальный характер и осуществляется с помощью системы отчётности. Но универсального решения тут нет: каждый руководитель должен выбирать метод контроля, исходя из особенностей своего собственного бизнеса.

Цели, принципы, критерии делегирования полномочий

Делегирование полномочий является очень важным и результативным инструментом менеджмента, однако, к сожалению, многие руководители применяют его только в крайних случаях, существенно снижая эффективность: как свою личную, так и всего коллектива. Поэтому сегодня мы предлагаем обсудить цели делегирования полномочий, способы передачи помощникам некоторых функций, а также методы контроля за исполнением задач, возложенных на ответственных лиц.

Даже в повседневной жизни один человек не может брать на себя все проблемы целой семьи, на бытовом уровне никого не удивляет, что супруги разделяют круг обязанностей, гармонично дополняя друг друга в процессе решения ежедневных задач. Однако почему-то владельцы предприятий часто считают совершенно нормальной такую картину: высший руководитель тянет на себе весь производственный процесс, лично решая оперативные вопросы и регулируя мелкие нештатные ситуации. А подчинённые, в свою очередь, при любом удобном случае идут к начальнику за готовым решением (он ведь всегда готов утрясти любую проблему, лишь бы дело не стояло).

Взваливая на себя всю работу, владелец обеспечивает себе постоянный ворох нерешённых дел, едва ли не круглосуточную занятость, а в конечном итоге — моральное и физическое истощение. Убедиться в неизбежности подобного положения можно на примере Светланы Керимовой, которая едва не закрыла прибыльное и любимое дело только потому, что в её компании не была выстроена эффективная организационная структура.

Альтернативой подобному стилю ведения бизнеса является делегирование полномочий. Делегировать полномочия — это значит передавать часть ключевых функций подчинённым, наделять их соответствующим правом принятия решений, а также возлагать на них ответственность за качество исполнения поставленных задач. За собой владелец оставляет контроль, который не занимает много времени при грамотной организации процесса (например, внедрения чёткой системы показателей и регулярной отчётности).

Цели делегирования полномочий

Основная цель делегирования заключается вовсе не в перекладывании своей работы на служащих, а в грамотном распределении обязанностей, реализация которого позволяет руководителю уделять максимум внимания своим настоящим управленческим функциям.

Подобный подход становится понятным, если предметно рассмотреть цели передачи полномочий ответственным лицам:

  • высвобождение рабочего и личного времени сотрудников высшего звена, включая владельца или генерального директора;
  • повышение инициативности и дееспособности работников нижестоящих уровней оргструктуры;
  • активное вовлечение коллектива в трудовой процесс, повышение заинтересованности в высоких результатах;
  • создание кадрового резерва;
  • как результат предыдущих действий — повышение эффективности всех подразделений.

Многие эксперты отмечают, что об уровне профессионализма менеджера можно судить именно по умению оптимально распределять задачи, обеспечивая максимальную результативность всего коллектива.

Виды делегирования и полномочий

Можно выделить два основных вида передачи полномочий:

  • наделение полномочиями без передачи ответственности: сотрудник выполняет определённые задачи, но перед вышестоящим руководством за качество их исполнения отчитывается непосредственный начальник работника;
  • передача одновременно и полномочий, и ответственности: сотрудник, наделённый теми или иными обязанностями, самостоятельно отчитывается перед руководством (например, заместитель формирует отчётность по товарным потерям и направляет документ в центральный офис, не согласовывая эти действия со своим директором).

Чтобы окончательно прояснить сущность делегирования, необходимо упомянуть о существующих видах полномочий, различия между которыми должны учитываться при утверждении инструкций для руководства высшего и среднего звеньев.

Полномочиями называют ограниченное рамками должности или инструкции право использования ресурсов компании (трудовых, финансовых и т. д.) для достижения поставленных производственных целей.

Полномочия разделяются на  линейные и штабные.

  1. Под линейными полномочиями подразумевают существующую на предприятии систему иерархического подчинения: это те полномочия, которые передаются по цепочке от начальника к подчинённому, пока не дойдут до конечного исполнителя. Например: генеральный директор утвердил план продаж, который передаётся руководителю филиала, далее — начальнику отдела сбыта и, наконец, рядовым менеджерам по продажам.
  2. Штабные полномочия представлены деятельностью советников или экспертов, которые находятся вне производственной системы, но обладают определённой властью, позволяющей контролировать и корректировать процессы. Например, отдел по технике безопасности, не являясь непосредственным начальством для цехового мастера, вправе выносить ему предписания и требовать исполнения установленных норм.

Поскольку суть делегирования состоит в передаче права самостоятельного решения ряда вопросов, то в зависимости от масштаба делегируемых полномочий можно выделить два типа управления:

  • централизованный, когда вся власть сосредотачивается в одном управляющем органе, так что даже покупку, к примеру, моющих средств необходимо согласовывать с администрацией;
  • децентрализованный тип управления, позволяющий сотрудникам более творчески и свободно подходить к решению текущих задач.

Конечно, ни один из этих стилей управления на практике не может встречаться в чистом виде, однако каждый владелец смещает акценты в сторону того или иного типа, исходя из индивидуальных особенностей предприятия и собственных предпочтений.

Основные правила, методы, принципы делегирования

Для достижения максимальной эффективности процесс делегирования полномочий должен подчиняться определённым правилам.

Так, наделяя сотрудника новыми полномочиями, необходимо принимать в расчёт степень занятости работника. Чересчур загруженный работник будет не в состоянии качественно справляться с дополнительными задачами, более того, пытаясь успеть всё, он неизбежно снизит уровень исполнения даже привычного функционала.

Оперативные производственные планы нужно формировать таким образом, чтобы они учитывали вероятность допущения делегатом ошибки и содержали пункты, позволяющие минимизировать вероятный ущерб.

Объём делегируемых полномочий должен рассчитываться, исходя из реальных интересов компании, а не личных предпочтений руководителя.

Основные принципы делегирования
  1. Единоначалие — ключевой принцип, согласно которому сотрудник должен подчиняться одному руководителю, чтобы избежать возможного конфликта указаний и срыва работ.
  2. Ограничение — за каждым управленцем должно быть закреплено определённое число сотрудников, подчиняющихся этому руководителю.
  3. Соотношение обязанностей, прав и ответственности — нельзя назначать работника ответственным за те сферы деятельности, которые не входят в его компетенцию.
  4. Специфические задачи — компетентным лицам. Линейные сотрудники всегда лучше знают детали того или иного бизнес-процесса, поэтому разумнее передавать полномочия, связанные непосредственно с производством, профессионалу, чем управляющему высшего звена. Всё равно менеджер сначала будет выяснять тонкости процесса у линейных работников, поэтому ни к чему терять лишнее время.
  5. Гласность, информированность — коллектив должен чётко знать, кто из сотрудников какими полномочиями наделён, где начинаются и заканчиваются границы ответственности различных должностей.
  6. Корректная постановка задач — необходимо чётко прописывать все шаги, не забывая убедиться, что работник понял порядок и смысл действий. Помните: для вас это, возможно, рядовая задача, а сотрудник никогда подобной работой не занимался. И то, что интуитивно понятно вам, может не быть очевидным для него. Кроме того, крайне важно обозначать конечный результат, чтобы делегат понимал, на каком этапе работу можно считать завершённой.

Процесс делегирования должен учитывать уровни полномочий, которые также необходимо доводить до сведения сотрудника:

  • чёткое следование букве инструкции — выполнение исключительно обозначенных действий, отсутствие самодеятельности; при возникновении внештатных ситуаций работник запрашивает у руководителя дополнительные указания;
  • жёсткий контроль — работник имеет право выбора между несколькими способами выполнения поставленных задач, однако обязан согласовать своё решение с руководством;
  • рекомендательный характер инструктирования — сотрудник имеет право выйти за рамки полученных советов, если понимает, что это поможет выполнить работу быстрее или лучше;
  • свобода действий и отчётность — делегат сам вырабатывает подходящий план действий и осуществляет поставленные задачи, регулярно отчитываясь непосредственному начальству;
  • полная свобода — высший уровень делегирования предполагает, что руководство осуществляет лишь общий контроль за процессом, зачастую не ограничивая сотрудника даже сроками завершения работ.
Методы делегирования полномочий

Методики передачи ответственности могут носить разный характер, в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия: нюансов корпоративной культуры и этики, многочисленности уровней и подразделений, сплочённости коллектива. Однако, независимо от текущей обстановки, руководитель должен придерживаться некоторых общих правил.

Нельзя передавать подчинённым только черновую, скучную, рутинную работу, которую не хочется выполнять самому. Подобный подход плохо сказывается на мотивированности и качестве кадров: работники не учатся выполнять сложные задачи. Необходимо хотя бы время от времени поручать сотрудникам интересные, творческие задания, выходящие за рамки их ежедневного функционала. К слову, о мотивации: правильная, эффективная система мотивирования сотрудников подразумевает не только денежные методы вознаграждения, но и нематериальные поощрения: благодарность, публичное признание заслуг, дополнительный отгул и т. п.

Этапы делегирования
  1. Постановка задачи: индивидуальное задание подробно проговаривается по пунктам, формулируется конечный результат, подчёркивается важность данной работы как для самого сотрудника, так и для компании в целом.
  2. Сотруднику или команде выделяются инструменты и другие необходимые  для выполнения полученной задачи ресурсы.
  3. Формулируются обязательства сотрудников по выполнению порученного задания.
  4. Производится контроль и корректировка процесса работы в необходимых объёмах.

Практика: ошибки и препятствия

На территории России, к сожалению, редко можно встретить примеры успешного применения такого инструмента, как делегирование полномочий. Предпосылки этого явления формируются как со стороны руководства, так и со стороны персонала. Давайте посмотрим, какие причины сопротивления делегированию можно найти во многих российских коллективах.

Ошибки делегирования

Многие руководители предпочитают игнорировать неоспоримые преимущества делегирования по нескольким причинам.

Во-первых, менеджер уверен, что с любой задачей он справится лучше подчинённого. Однако, если не обучать сотрудников, они так всегда и будут сваливать на начальство любую мало-мальски сложную проблему. Кроме того, мы живём в век узкой специализации, следовательно, нет ничего зазорного в том, чтобы признавать превосходящую компетентность сотрудников по ряду вопросов.

Во-вторых, важным фактором является недоверие персоналу. Если руководитель не доверяет своим сотрудникам, то ему даже не обязательно это озвучивать: такие вещи чувствуются людьми интуитивно. Коллектив, в свою очередь, начинает настороженно относиться к руководству.

В-третьих, немалую роль играет страх перед необходимостью рисковать. Ведь делегат может ошибиться, а то и вовсе провалить задание! Кроме того, некоторые менеджеры уверены, что никто из подчинённых не обладает таким же уровнем ответственности, как сам руководитель, а значит, задача априори будет выполнена неэффективно.

Другие распространённые ошибки делегирования:

  • отказ от применения обратной связи — нельзя полностью устраняться от контроля над процессом: необходимо проверять промежуточные результаты, принимать во внимание замечания или предложения исполнителя;
  • ярко выраженное недовольство процессом — конструктивная критика является прекрасным способом поднять эффективность, однако не стоит выражать негативное отношение к текущей ситуации (а уж тем более, к личным качествам делегата), если у вас нет конкретных предложений по её улучшению;
  • делегирование группы должно сопровождаться чётким распределением ответственности между членами команды;
  • неточная, неполная или излишне объёмная, путающая работника, формулировка задания.
Почему работники избегают расширения полномочий

Руководителю часто приходится сталкиваться с тем, что сотрудники любыми средствами стараются отказаться от дополнительной ответственности. Иногда решающим фактором выступает инертность конкретного сотрудника, однако есть ряд причин, который вполне поддаётся анализу и устранению:

  1. боязнь допущения ошибок и последующей критики или наказания;
  2. недостаточность ресурсов и/или информирования;
  3. объективно большой объём текущих работ, возложенных на сотрудника;
  4. низкая квалификация, которая не позволяет досконально разобраться в предложенном задании;
  5. недостаточная мотивированность, вызывающая неприязнь к дополнительным работам.

Давайте посмотрим, можно ли устранить или ослабить влияние перечисленных факторов с помощью привычного руководителю инструмента управления, а именно — инструкции.

Инструкция по процедуре передачи полномочий

Передавая полномочия, постарайтесь отслеживать реакцию младшего звена: нет ли попыток увильнуть от дополнительной работы под благовидным предлогом; не возникает ли в коллективе трений, вызванных недовольством от перераспределения власти.

Как грамотно делегировать полномочия:

  1. прежде чем ставить задачу перед исполнителем, как можно более сжато сформулируйте содержание делегируемых полномочий: достаточно определить цель и срок завершения работы;
  2. составьте приблизительный план выполнения задания, подготовьте список необходимых знаний и навыков, требующихся для выполнения проекта;
  3. подготавливая задание, постарайтесь изложить его предельно чётко и ясно, не забыв указать в качестве обязательного требования регулярную отчётность;
  4. простейшие задачи можно излагать устно, для сложных — лучше подготовить пошаговую инструкцию; не жалейте потраченного времени — однажды составленный документ может не раз послужить скриптом для выполнения аналогичных процессов;
  5. не оставляйте своего делегата без внимания и помощи, однако не вмешивайтесь в процесс до тех пор, пока он не попросит содействия или вы сами не увидите, что работник вот-вот допустит существенную ошибку; мелкие ошибки можно игнорировать, предоставляя делегату возможность научиться самостоятельно устранять их;
  6. оцените итоги проделанной работы, по необходимости внесите корректировки в процесс передачи полномочий.

Оценка результатов делегирования

Грамотное применение такого инструмента, как делегирование, позволяет руководителю выявить наиболее перспективных, толковых, ответственных сотрудников и сформировать надёжную команду, на которую можно положиться. Кроме того, распределение ответственности помогает высвободить время руководства, необходимое для решения глобальных, стратегических вопросов.

Критерии правильного делегирования:

  1. заблаговременность: сваливать на сотрудника задание в последний момент — значит сеять панику и неуверенность;
  2. необходимо учитывать способности и личные качества работников при распределении задач;
  3. требуется достаточное, но не чрезмерное стимулирование работников к выполнению дополнительной работы;
  4. задание по возможности нужно передавать полностью, а не отдельными кусками, которые, на взгляд сотрудника, могут быть не связаны друг с другом;
  5. необходимо оговаривать с делегатом, идёт ли речь о разовой передаче полномочий или длительной программе;
  6. мотивация сотрудника возрастает, если он понимает смысл и важность предстоящей работы;
  7. следует убедиться, что работник уверен в вашей поддержке — это помогает преодолеть страх перед неудачей;
  8. необходимо обращать внимание на недостатки работы, но ни в коем случае не стоит забывать отметить достижения;
  9. нужно позволять работнику в смежных подразделениях представлять задание как его собственную работу;
  10. обязательно необходимо очерчивать границы ответственности: определять, какими правами и полномочиями вы своего подчинённого не наделяете.

Какие функции нельзя передавать подчинённым

В своей ежедневной работе руководитель должен руководствоваться простым правилом: всё, с чем может справиться персонал, должен делать персонал. Сюда относится рутина, специализированные работы, предварительная подготовка проектов.

Однако некоторые виды деятельности ни при каких обстоятельствах нельзя доверять даже самым талантливым сотрудникам:

  • постановка генеральных целей;
  • поддержание и развитие системы мотивации;
  • задачи исключительной важности, с повышенной степенью риска, нестандартные или конфиденциальные вопросы;
  • контроль результатов важных процессов;
  • срочные задачи, не оставляющие времени на объяснения.

Заключение

Хороший управленец — это не тот, кто способен заменить любого из своих подчинённых или готов круглосуточно не покидать рабочего места. Грамотный менеджер назначает соответствующие поощрения за дополнительный труд, используя делегирование как полезный инструмент, выявляющий способности сотрудников, наилучшим образом распределяющий нагрузку. Ведь одно из правил делегирования гласит: ставить задачу нужно не тому, кто этого хочет, а тому, у кого есть способности, знания и мотивация для её выполнения.

Делегирование полномочий сотрудникам — кому это нужно и как правильно делать

Если вы владелец интернет-магазина — наверняка у вас в подчинении несколько сотрудников. Как минимум это курьер, менеджер, продавец. Как максимум — целый штат, начиная от фотографов и заканчивая контент-менеджерами и редактором блога. Как вы поступаете — делегируете им полномочия или делаете все самостоятельно, не доверяя никому? Хотите узнать, как поступают грамотные управленцы? Тогда читайте нашу статью.

Зачем нужно делегировать полномочия?

  1. Чтобы самому эффективно использовать освободившееся от рутинных задач время. Руководителю всегда есть чем заняться — так пусть это будут стратегические и бизнес-задачи, а не мелкие дела.
  2. Чтобы распределить задачи и выстроить систему, работающую как часы: от момента первого прихода клиента на сайт до совершения покупки и доставки заказанного товара.
  3. Чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои обязанности. В противном случае есть риск, что они разленятся: зачем стараться, если придет начальник и сделает всю работу сам?
  4. Чтобы проверить, на что работники способны. Возможно, кто-то не справится с обязанностями — тогда есть смысл подумать о замене. А кто-то сидит не на своем месте: представьте, что в вашем курьере пропал талантливый продавец!

А может, не надо делегировать? Сам все сделаю!

Может, и сделаете. Но зачем вам лишняя рутина? Если начальник контролирует каждую мелочь в работе подчиненных, норовит все сделать за них, у него просто не останется времени на непосредственные функции управленца: руководить, думать, партнериться, составлять стратегии развития. Такой руководитель рискует погрязнуть в повседневной рутине, потеряв за деревьями лес.

Но ведь они сами не справятся, скажете вы. Попробуем развеять эти страхи

Действительно, основными причинами, по которым руководители, особенно представители старшего поколения, боятся доверить работу другим, являются следующие:

  1. Есть мнение, что хороший руководитель должен быть универсалом: и с покупателем пообщаться, и товар лично выбрать, и к поставщику съездить, и новость на сайте выложить. Такая модель давно устарела: каждый должен заниматься своим делом.
  2. Многие просто боятся, что наемные работники не справятся с заданием и накосячат, нанеся урон любимому детищу. Такой риск, конечно, есть. Но, во-первых, волков бояться — в лес не ходить, а во-вторых, нужно тщательно выбирать наемных служащих.
  3. Процесс делегирования полномочий — дело непростое. Нельзя просто взять и сказать: «так, с сегодняшнего дня ты начинаешь делать то-то и это». Человека нужно подготовить, научить, а потом проконтролировать работу — все это занимает время и силы. Чуть ниже мы расскажем, как это сделать пошагово.
  4. Страх самому остаться без работы. В представлении многих руководить — значит сидеть сложа руки да покрикивать на подчиненных. Деятельным людям подобное времяпрепровождение смерти подобно. Выше мы уже писали, что управленцы обычно решают стратегические задачи: налаживают связи, думают о развитии и так далее.
  5. Великий русский авось, или, по-простому, «и та-а-ак сойдет» — здесь обойдемся без комментариев.

А если я справляюсь один?

На начальном этапе достаточно одного человека — он же курьер, он же закупщик, он же продавец. Потом при расширении возникает необходимость в сторонних сотрудниках. И вот уже в штате появляется менеджер, курьер, сотрудник на телефоне, а потом и маркетолог, копирайтер, программист… Со всеми задачами, которые выполняют эти специалисты, вы не справитесь чисто физически. В то же время без них нельзя: вы заметно отстанете от конкурентов.

Какие полномочия может делегировать владелец интернет-магазина?

  1. Бухгалтерия. Здесь лучше сразу, еще на начальном этапе, найти толкового человека и отдать ему бухгалтерию и документацию на аутсорс. Пожалуй, эта часть работы съедает самое большое количество времени, даже если вы имеете экономическое образование. А платить каждый раз агентствам получается слишком накладно. Вам нужен надежный ответственный человек, который будет выполнять эту работу на постоянной основе.
  2. Реклама и продвижение. Это целый пласт работ, в котором задействованы рекламщики, пиарщики, SEO-оптимизаторы, маркетологи. Реклама в интернете — дело ответственное, без специальных знаний вы рискуете неэффективно потратить рекламный бюджет. Поэтому лучше заказывать ее специалистам — искать их можно по знакомству или через рекламные агентства.
  3. Контент-менеджеры, копирайтеры, редакторы блога помогут вам в наполнении интернет-магазина контентом. Новые позиции появляются постоянно, поэтому контент нужно обновлять. Лучше найдите одного автора и работайте с ним постоянно — и ему стабильно, и вам хорошо. То же самое касается фотографий — мы уже писали, как правильно делать фотографии для интернет-магазина. Лучше, если их будет делать один и тот же человек.
  4. Программисты понадобятся тем, кто делал сайт интернет-магазина самостоятельно. Тем, кто воспользовался платформой InSales, эта проблема незнакома: техническая поддержка InSales оперативно и грамотно решает все возникающие вопросы по работе сайта.

Понятно, что брать всех этих людей в штат слишком накладно: все же кризис на дворе. Советуем нанять фрилансеров и разгрузить себя от многих перечисленных выше задач.

Как правильно делегировать полномочия: пошаговая инструкция

Вот мы и подошли к самому главному. Предлагаем воспользоваться этой схемой.

Шаг первый

Подготовьтесь к делегированию. Как понять, что пришла пора делегировать полномочия? Все просто: когда вы понимаете, что какая-либо задача стала отнимать у вас слишком много времени — пора отдавать ее другому человеку. Когда вы понимаете, что зарплата, которую вы будете платить этому другому, окупится благодаря вашему освободившемуся времени — пора. Пора.

Продумайте, какие именно задачи вам нужно делегировать и определите человека, который ими займется. Это может быть штатный сотрудник или фрилансер. Оцените, насколько он готов взять на себя эти полномочия. Если сотрудник работает с вами лично — значит, вы приблизительно знаете его потенциал. Если это незнакомый человек — посмотрите его портфолио, рекомендации, попросите выполнить тестовое задание.

Теперь финансовая сторона. Просчитайте, сколько вы на это потратите и насколько это будет целесообразно. Если работу нужно выполнить разово или время от времени — смело заключайте гражданско-правовой договор или договор подряда. Если вам нужен постоянный работник — лучшим выходом станет аутсорс.

Шаг второй

Объясните сотруднику суть его работы. Прекрасно, если вы сами знакомы с ней: будете объяснять на личном примере. Например, если вы долгое время общались с покупателями самостоятельно, научите вашего преемника фишкам, скриптам и приемам, которые наверняка работают. Будьте готовы к наплыву вопросов, особенно в первое время. Не злитесь на сотрудника: это нормально.

Если вы далеки от этой сферы — придется довериться опыту работника. Примите как данность, что с первого раза найти идеального исполнителя может и не получиться. Закройте эту страницу и листайте дальше.

Нелишним будет отправить сотрудника на обучение. Особенно это подходит для менеджеров, операторов колл-центра и всем, кто непосредственно работает с покупателями.

Шаг третий

Дайте испытательный срок, во время которого отслеживайте, как сотрудник выполняет принятые полномочия. Можно дать тестовое теоретическое задание или сразу послать новичка на поле боя — пусть учится. Как показывает практика, и та, и другая методики дают свои плоды. Советуем внимательно присмотреться к характеру сотрудника и определить, что ему ближе.

Распишите сотруднику задачи, которые он должен выполнять. Можете воспользоваться старыми добрыми Гугл.Таблицами или программами, созданными специально для командной работы: trello.com, slack.com и другими. Эти сервисы работают и как приложения в смартфоне, что очень удобно.

Шаг четвертый

Обязательно контролируйте работу сотрудника. К сожалению, многие начальники пренебрегают этим пунктом, и новичок с ошалевшими глазами, который сталкивается с массой новых вопросов и задач, вынужден искать помощи у коллег. Не надо так! Никакая теория не сравнится с работой в полях — практикой. Поэтому установите день или час, во время которого получайте обратную связь от сотрудника. Это можно делать как лично, так и удаленно. Спрашивайте его:

  • все ли понятно;
  • с чем возникают трудности;
  • как он видит решение проблемы;
  • как вы посоветуете решить проблему;
  • какие идеи он может предложить для оптимизации работы.

Вместе подведите итоги и наметьте следующие задачи.

Шаг пятый

Пришла пора оценить, насколько сотрудник справился с возложенными на него полномочиями. Для этого необходимо разработать четкие критерии оценки: просто «нравится-не нравится» здесь не прокатит.

Критерии может быть следующие:

  • прибыль, которую он приносит компании: количество денег, выгодных предложений, новых клиентов, совершенных сделок;
  • реальные результаты работника. Если вы оцениваете работу менеджера — проследите, не увеличилось ли количество возвратов товара и жалоб покупателей. Если копирайтера или SEOшника — узнайте, сколько человек подписалось на вас в последнее время и на много ли увеличился трафик. Если бухгалтера — сходится ли дебет с кредитом и не возникает ли к вам претензий у налоговой;
  • соответствие результатов целям. Если получается как в песне — «Сделать хотел утюг — слон получился вдруг» — значит, где-то что-то пошло не так;
  • качество работы — либо оцените сами, либо предложите оценить экспертам. Например, это могут быть тексты или фото — покажите их знакомому автору или фотографу;
  • обучаемость сотрудника: быстро ли схватывает информацию, способен ли к анализу и критическому мышлению;
  • самостоятельность: выполнял ли человек работу сам или ежесекундно с вами советовался. Это позволит понять, готов ли он в дальнейшем брать ответственность на себя или предпочтет подстраховаться;
  • умение работать в команде. Если человек с легкостью влился в ряды сотрудников — в дальнейшем он решит проблему с помощью коллективного разума, а не будет дергать вас по каждой мелочи. Да и важность хорошего психологического климата еще никто не отменял;
  • креативность. Насколько идеи сотрудника яркие и необычные, насколько они позволят вам отстроиться от конкурентов и громче заявить о себе.

А если у сотрудника не получилось?

Что ж, от этого никто не застрахован. Лучше отказаться от услуг работника сразу, чем терпеть неэффективную работу еще долгое время. Только не говорите: «Я же знал, что из этого ничего не получится!» и не начинайте делать все сам. Бороться и искать, найти и не сдаваться, — так говорил герой романа «Два капитана». А вы чем хуже? Капитан собственного бизнеса должен стойко принимать неудачи и искать достойных сотрудников дальше.

И на десерт — правила делегирования Брайана Трейси

Американский спикер, специалист по психологии успеха и эффективности бизнеса разработал несколько золотых правил делегирования полномочий.

  1. Давайте задачи по возможностям человека. Если перед вами высококлассный специалист — дайте ему сложную задачу, если исполнитель среднего уровня — не нагружайте особо. По Сеньке шапка!
  2. Делегируйте полномочия постепенно, не грузите человека сразу всеми задачами, которые ему предстоит выполнять.
  3. Установите ответственность сотрудника за выполнение задачи. Не может быть так, что выполнял задачу новичок, а отвечает за это кто-то другой. Такой подход мотивирует и бодрит, прибавляет уверенности в себе. Ведь если не я, то кто же!
  4. Четко скажите, какой результат хотите получить. Убедитесь, что вас услышали и поняли.
  5. Обсуждайте вместе. Не прячьтесь от сотрудников, обсуждайте работу вместе — это необходимый этап в делегировании полномочий.
  6. В то же время не переусердствуйте, не требуйте постоянных отчетов, отпустите вожжи. Дайте человеку почувствовать ответственность за выполнение задачи. Если что-то будет непонятно — подойдет, никуда не денется.

Конечно, все очень индивидуально, и универсальных рекомендаций вам никто не даст. Бывает так, что сотрудник плохо справится с испытательным сроком, а затем проявит свои способности в полной мере, и наоборот. Прислушивайтесь к собственной интуиции, смотрите на поведение человека в команде и делайте собственные выводы. Удачи в делегировании!

Что такое делегирование полномочий? определение, значение и особенности

Определение: Делегирование полномочий — это организационный процесс, в котором менеджер распределяет свою работу между подчиненными и возлагает на них ответственность за выполнение соответствующих задач. Наряду с ответственностью он также разделяет полномочия, то есть право принимать решения с подчиненными, так что обязанности могут быть выполнены эффективно.

Другими словами, делегирование полномочий подразумевает разделение полномочий между подчиненными и проверку их эффективности путем привлечения их к ответственности за свои действия.В организации у менеджера есть несколько обязанностей и работы. Таким образом, чтобы уменьшить его нагрузку, определенная ответственность и полномочия делегируются нижнему уровню, то есть подчиненным, для выполнения работы от имени руководителя.

При делегировании полномочий менеджер не отказывается от своих полномочий полностью, а только разделяет определенную ответственность с подчиненным и делегирует ту часть полномочий, которая необходима для выполнения этой обязанности.

Delegation of Authority

Особенности делегирования полномочий

  1. Делегирование означает наделение подчиненного полномочиями действовать независимо, но в пределах, установленных начальником. Кроме того, он должен соблюдать положения организационной политики, правил и положений.
  2. Делегирование не означает, что менеджер отказывается от своих полномочий, но, безусловно, он разделяет некоторые полномочия с подчиненным, необходимые для выполнения возложенной на него ответственности.
  3. Однажды делегированные полномочия могут быть расширены или отозваны вышестоящим в зависимости от ситуации.
  4. Управляющий не может делегировать полномочия, которыми он сам не обладает. Также он не может делегировать свои полные полномочия подчиненному.
  5. Передача полномочий может быть устной или письменной, а также может быть конкретной или общей.
  6. Делегирование — это искусство, и оно должно соответствовать всем основным правилам организации.
.

Делегирование полномочий — значение, важность, PPT

Менеджер в одиночку не может выполнять все возложенные на него задачи. Для достижения целей менеджер должен делегировать полномочия. Делегирование полномочий означает разделение полномочий и полномочий нижестоящим. Делегирование — это поручение кому-то другому выполнять часть вашей работы. Передача полномочий может быть определена как подразделение и разделение полномочий между подчиненными для достижения эффективных результатов.

Элементы делегирования

  1. Полномочия — в контексте бизнес-организации полномочия могут быть определены как полномочия и право человека эффективно использовать и распределять ресурсы, принимать решения и отдавать приказы для достижения целей организации. Авторитет должен быть четко определен. Все люди, обладающие авторитетом, должны знать, каковы пределы их полномочий, и не должны злоупотреблять ими. Власть — это право отдавать приказы, приказы и добиваться своей цели.Наибольший авторитет имеет высшее руководство.

    Власть всегда течет сверху вниз. Он объясняет, как начальник выполняет работу от своего подчиненного, четко объясняя, чего от него ждут и как он должен это делать. Власть должна сопровождаться равной ответственностью. Передача полномочий кому-то другому не означает уход от ответственности. Ответственность по-прежнему лежит на человеке, обладающем наибольшей властью.

  2. Ответственность — это обязанность человека выполнить возложенную на него задачу.Человек, на который возложена ответственность, должен обеспечить выполнение возложенных на него задач. Если задачи, за которые он отвечал, не выполнены, он не должен давать объяснений или отговорок. Ответственность без соответствующих полномочий приводит к недовольству и неудовлетворенности среди человека. Ответственность идет снизу вверх. Руководители среднего и нижнего уровня несут большую ответственность. Лицо, ответственное за работу, несет за нее ответственность. Если он выполняет поставленные задачи, как ожидалось, его ждут похвалы.Хотя, если он не выполняет поставленные задачи, как ожидалось, он также несет за это ответственность.
  3. Подотчетность — означает объяснение любых отклонений фактических показателей от установленных ожиданий. Ответственность не может быть делегирована. Например, если ‘A’ поручена задача с достаточными полномочиями, а ‘A’ делегирует эту задачу B и просит его убедиться, что задача выполнена хорошо, ответственность ложится на ‘B’, но ответственность по-прежнему лежит на ‘A’ . Высшее руководство несет наибольшую ответственность.Подотчетность означает проявление новаторства, поскольку человек будет мыслить за пределами своей работы. Короче говоря, подотчетность означает ответственность за конечный результат. Невозможно избежать ответственности. Это возникает из-за ответственности.

Для выполнения делегирования менеджер должен работать в системе и должен выполнить следующие шаги: —

  1. Распределение задач и обязанностей
  2. Предоставление полномочий
  3. Создание ответственности и подотчетности

Передача полномочий является основой взаимоотношений «начальник-подчиненный», она включает следующие шаги: —

  1. Распределение обязанностей — Делегат сначала пытается определить задачу и обязанности подчиненному.Он также должен определить результат, ожидаемый от подчиненных. Ясность обязанностей, а также ожидаемый результат должны быть первым шагом в делегировании.
  2. Предоставление полномочий — Разделение полномочий происходит, когда начальник разделяет и разделяет свои полномочия с подчиненным. Именно по этой причине каждому подчиненному должна быть предоставлена ​​достаточная независимость, чтобы выполнять задание, данное ему начальством. Менеджеры на всех уровнях делегируют полномочия и власть, которые связаны с их должностями.Разделение полномочий очень важно для получения эффективных результатов.
  3. Создание ответственности и подотчетности — Процесс делегирования не заканчивается после предоставления полномочий подчиненным. В то же время они должны выполнять возложенные на них обязанности. Считается, что ответственность является фактором или обязательством человека выполнять свои обязанности в меру своих возможностей в соответствии с указаниями вышестоящего начальника. Ответственность очень важна. Следовательно, это то, что придает действенности власти.В то же время ответственность абсолютна и перекладывать ее нельзя. Подотчетность, с другой стороны, — это обязанность человека выполнять свои обязанности в соответствии со стандартами деятельности. Поэтому говорят, что делегируются полномочия, создается ответственность и навязывается подотчетность. Подотчетность возникает из ответственности, а ответственность возникает из власти. Таким образом, становится важным, чтобы на каждую руководящую должность была возложена равная и противоположная ответственность.

Следовательно, каждый менеджер, то есть делегатор, должен следовать системе, чтобы завершить процесс делегирования. Не менее важна роль делегата, что означает, что его ответственность и подотчетность связаны с полномочиями здесь.

Взаимоотношения между властью и ответственностью

Полномочия — это законное право человека или начальника командовать своими подчиненными, в то время как подотчетность — это обязанность человека выполнять свои обязанности в соответствии со стандартами исполнения. задание.Только через власть менеджер осуществляет контроль. В некотором смысле, осуществляя контроль, начальник требует от подчиненных подотчетности. Если менеджер по маркетингу дает руководителю отдела продаж 50 единиц продажи, которые должны быть осуществлены в месяц. Если вышеуказанные стандарты не соблюдаются, именно менеджер по маркетингу будет подотчетен генеральному директору. Таким образом, можно сказать, что власть течет сверху вниз, а ответственность — снизу вверх. Подотчетность — это результат ответственности, а ответственность — результат полномочий.Следовательно, к каждому органу прилагается равная ответственность.

Различия между полномочиями и ответственностью

Орган Ответственность
Это законное право человека или начальника командовать своими подчиненными. Подчиненный обязан выполнять порученную ему работу.
Полномочия закреплены за должностью начальника концерна. Ответственность возникает из отношений «начальник-подчиненный», в которых подчиненный соглашается выполнять возложенные на него обязанности.
Полномочия могут быть делегированы начальником подчиненному Ответственность не подлежит перекладыванию и является абсолютной
Течет сверху вниз. Течет снизу вверх.

Быстро изучайте концепции и навыки управления с помощью простых для понимания, богато иллюстрированных модулей для самостоятельного обучения и загружаемых презентаций PowerPoint.

Загрузите ДЕМО-презентацию прямо сейчас !.

Как член премиум-класса вы получаете доступ к просмотру полного содержания курса в Интернете и загрузке презентаций PowerPoint для более чем 200 курсов в области управления и навыков.




Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


.

Делегирование полномочий | Значение | Компоненты | Важность — деньги имеют значение

Делегирование полномочий — Значение:

Делегирование полномочий — важная управленческая практика, позволяющая добиваться результатов через других путем разделения полномочий с ними. Это делегирование одним человеком другому права действовать, принимать решения, использовать ресурсы, направлять других к действиям и выполнять другие задачи для выполнения должностных обязанностей.

Изображение: Делегирование полномочий, значение, компоненты делегирования.Источник: accountlearning.com

По данным О.С. Хингер,

«Делегирование имеет место, когда одно лицо дает другому право выполнять работу от своего имени и от своего имени, а второе лицо принимает на себя соответствующую обязанность или обязательство делать что-либо. от него требуется ».

Следует отметить, что делегирование — это предоставление полномочий подчиненным и возложение на них ответственности, когда объем работы, которую необходимо выполнить, превышает возможности человека.

Передача полномочий менеджером компании

Посредством делегирования менеджер разделяет бремя своей работы с другими:

  • поручает другим выполнение той части работы, которую в противном случае он должен был бы делать сам; и
  • , предоставляя средства проверки работы, которая выполняется для него, чтобы убедиться, что она выполняется так, как он хочет.

Все полномочия менеджера не могут быть делегированы. В целях делегирования такие полномочия были разделены на три категории:

  • полномочия, которые должны быть делегированы, например полномочия принимать решения для выполнения задач;
  • полномочия, которые можно делегировать, например, администрирование политик; и
  • полномочия, которые нельзя делегировать, например полномочия для принятия политических решений.

Бизнес одного человека не требует делегирования, потому что владелец-менеджер выполняет все задачи сам. Но с ростом размера и сложности бизнеса делегирование становится необходимым.

С его помощью можно получить существенную помощь для менеджера, который перегружен работой и, следовательно, не имеет времени на то, чтобы делать все самостоятельно, путем обмена ноу-хау, ответственности, полномочий, бюджетной информации, материалов и оборудования в определенной степени. необходимо, чтобы работа была сделана и достигнута.

С точки зрения технической стороны бизнеса, делегирование посредством распределения задач позволяет быстрее принимать решения и устранять громоздкую информационную систему. Что касается поведенческого аспекта, делегирование может удовлетворить потребности человека в ответственности, признании и возможности осуществлять власть.

Компоненты эффективного делегирования

Процесс делегирования включает следующие три элемента:

  1. Возложение ответственности за исполнение на подчиненного;
  2. Предоставление полномочий использовать ресурсы и принимать необходимые решения для выполнения ответственности; и
  3. Создание ответственности или обязательства со стороны лица, принимающего полномочия действовать в соответствии с установленными стандартами.Эти три атрибута делегирования (Ответственность — Полномочия — Подотчетность или RAA) подобны трем ножкам стула, которые все взаимозависимы.

1. Возложение ответственности

Ответственность — это « обязательство » физического лица по выполнению поставленных задач / обязанностей. Ответственность возникает из отношений начальник-подчиненный, то есть начальник (менеджер) имеет право требовать от подчиненного определенных услуг.

Власть передается от начальника к подчиненному при распределении обязанностей; и, в то же время, ответственность — это обязанность подчиненного выполнять эти обязанности.Привлекая подчиненного к ответственности, начальник не освобождает себя от какой-либо части первоначальной ответственности.

Делегирование только дает право кому-то другому взяться за работу. В действительности ответственность — это ряд обязательств, взятых на себя между любыми двумя уровнями организации.

Изображение: Делегирование полномочий — Организационная пирамида

Ответственность распространяется на всю организацию. Процесс делегирования принимает форму пирамиды. Во главе компании стоят акционеры, которые поручают управление компанией Совету директоров.

Совет директоров возлагает ответственность за общую производственную деятельность на президента, генерального директора или генерального директора. Он, в свою очередь, занимает посты вице-президентов, заместителей управляющего, ответственных за маркетинг, производство и финансы. Они повторяют процесс, в результате чего возникает ряд обязательств, которые необходимо выполнить на различных уровнях организации.

На самом низком уровне руководители возлагают ответственность за свою деятельность на оперативный персонал — механизаторов, офисных работников.Если назначенная задача не выполняется на самом низком уровне, руководитель несет ответственность за действия своих подчиненных на следующем более высоком уровне и так далее до лестницы.

Следует отметить одно: хотя работа является совместной, лицо, назначающее задачу, всегда несет ответственность за достигнутые результаты.

Перед назначением ответственности должны быть выполнены определенные условия:

  • Рабочая нагрузка должна быть разделена между персоналом. Индивидуальные должности — на основе единиц ответственности — определяются путем группирования аналогичных функций в отдельные рабочие программы, т.е.е. следует соблюдать принцип «функционального сходства».
  • Следует избегать дублирования ответственности. Бреши в ответственности возникают, когда не предусмотрены все требования к выполнению работ.
  • Следует избегать делегирования ответственности за функции, которые не способствуют достижению целей организации.

2. Предоставление полномочий

Полномочия — это право выполнять определенные порученные задачи. Это право отдавать приказы или командовать и делегируется от начальника к подчиненному для выполнения им своих обязанностей по порученной работе.Объем полномочий должен быть соразмерен взятым на себя обязанностям; ответственность и власть должны быть сбалансированы.

Но на практике этот баланс достигается редко. Потому что многие факторы, которые не поддаются контролю, такие как неожиданные изменения в предпочтениях потребителей, действия профсоюзов, правительственное законодательство и колебания бизнес-циклов, мешают менеджерам достичь поставленных целей.

Если начальник идет в ногу со временем, он часто делает скидку на непредвиденные события.Следует отметить, что:

  • Власть кажется более желанной для членов организации, чем ответственность. Но в интересах организации и отдельного человека всегда больше заботиться о расширении своих обязательств, чем требовать большей ответственности.
  • Предоставление полномочий не означает отказа от полномочий. Руководитель, возлагая обязанности на своих подчиненных, делегирует им полномочия, но в то же время сохраняет общие полномочия для успешного выполнения возложенных на них обязанностей.

3. Создание подотчетности

Подотчетность проходит по восходящей через организацию, т.е. каждый менеджер подотчетен своему начальнику. Ответственность не может быть делегирована.

Секрет применения подотчетности заключается в том, что оценка эффективности должна проводиться в соответствии с конкретным операционным планом, основанным на целях компании. Кроме того, и человек подотчетен только одному непосредственному начальнику, и не более. Причина в том, что единая подотчетность способствует не только дисциплине, являющейся результатом хорошего понимания того, что ожидается от человека, но также способствует координации и сводит к минимуму столкновение интересов.

Важность делегирования полномочий

Делегирование полномочий считается важным, потому что:

1. Энергия и время человека ограничены, и поэтому он не может делать больше, чем его способность. Поэтому его работа распределяется среди других, чтобы работа выполнялась эффективно.

2. Определенные виды деятельности довольно сложны и требуют специальных знаний для их выполнения. Поэтому услуги штатных специалистов используются путем делегирования части ответственности.

3. Когда бизнес не диверсифицирован, но также разбросан по большой территории, необходимо открывать новые филиалы, а это требует делегирования полномочий лицам, работающим в головном офисе.

4. Делегирование — важный шаг в развитии менеджмента, так как оно дает менеджеру широкие возможности для самовыражения и саморазвития посредством принятия решений по многим жизненно важным вопросам за свой счет.

Короче говоря, делегирование полномочий необходимо, когда работа требует слишком больших денег и времени для менеджера.Обычно рутинные обязанности, требующие запрограммированных решений, делегируются подчиненным.

.

Что такое делегирование полномочий и распределение задач?

Как владелец бизнеса, одно можно сказать наверняка — вы носите несколько головных уборов, и все эти шляпы могут начать вас отягощать. Чтобы ваш бизнес продолжал работать, вы отвечаете за стратегию, составление бюджета, маркетинг, продажи, брендинг, бухгалтерский учет, выставление счетов и многое другое. Однако если вы попытаетесь выполнить каждую из этих задач самостоятельно, вы обречены либо на полную неудачу в бизнесе, либо, что еще хуже, на медицинские проблемы, вызванные стрессом.

Чтобы вести успешный бизнес, важно делать то, что делают самые умные владельцы бизнеса: строго контролировать распределение задач.Если вы не уверены, вот несколько причин, по которым делегирование полномочий будет лучше для вашего бизнеса.

Почему так важно распределение задач?

1. Повышает производительность

Вы слышали о принципе Парето, верно? Знаете, правило 80/20? Другими словами, 20 процентов одного предмета принесут 80 процентов результата. Если вы примените принцип Парето к должностным обязанностям, это означает, что 20 процентов ваших трудовых усилий принесут 80 процентов результатов, которых вы достигли.Делегация поможет вам усилить эти результаты. Решите, какие 20 процентов всех ваших должностных обязанностей вы делаете лучше всего. Это руководство? Это лидерство? Это бюджетирование? Это стратегия? Как бы то ни было, сосредоточьтесь на своих сильных сторонах, а затем делегируйте остальные 80 процентов дел членам вашей команды. Результаты будут ошеломляющими, вы избежите выгорания и сократите время, которое вы тратите впустую, и при этом быстрее добьетесь лучших результатов.

Не верите? Исследования HBR показывают, что в среднем 41% рабочего времени сотрудники тратят на выполнение дискреционных задач, которые можно легко делегировать другим.Более того, 25% времени генерального директора тратится на задачи, которые могут выполнять машины.

Когда вы делегируете задачи членам команды и автоматизируете рутинные задачи, вы освобождаете свое время для работы над более насущными проблемами.

2. Повышает эффективность

Распределяя обязанности между способными членами команды, вы также повышаете эффективность. Кроме того, вы можете сэкономить время, используя различные инструменты совместной работы, которые помогут вам с делегированием.

Когда у всех есть одна и та же цифровая ссылка для ролей, обязанностей и сроков проекта, вы устраняете путаницу и открываете более эффективный путь к завершению проекта.

Опять же, основная цель командной работы — использовать время и таланты каждого для достижения конечной цели. Когда вы назначаете разные обязанности каждому члену команды, вы ускоряете процесс и выполняете задачи намного быстрее, чем если бы вы брали это на себя.

3. Повышает моральный дух компании

Слышали ли вы о предвзятости к самосовершенствованию? Пристрастие к самосовершенствованию — это вера в то, что вы все делаете лучше, чем все остальные, что ваша работа лучше, чем у других, и что легче просто делать что-то самому.Другими словами, люди со склонностью к самосовершенствованию не делегируют полномочия, потому что думают, что они лучше членов своей команды.

Если это звучит знакомо, это должно стать серьезным предупреждением о том, что пора делегировать полномочия. Почему? Поскольку велика вероятность, что вы не делаете , все, , лучше, чем , все, , и ваша склонность к самосовершенствованию вызывает враждебность среди ваших коллег, снижая моральный дух компании.

Если вы считаете, что ваша компания не сможет прожить один день без вас или что без вас проект полностью обанкротится, самое время серьезно взглянуть на свой стиль управления и начать все сначала.

Вместо того, чтобы погружаться в каждый проект, найдите время, чтобы познакомиться со своими сотрудниками и их работой. Выясните качества и сильные стороны каждого члена вашей команды, а затем используйте их для улучшения своей компании. Это даст вашим коллегам возможность процветать, создать более позитивную атмосферу и поднять моральный дух компании.

4. Повышает качество работы

Еще одним преимуществом распределения задач является повышение общего качества работы. Мы только что говорили о том, как предвзятость к самосовершенствованию может привести к снижению морального духа компании, но, что еще хуже, это может привести к снижению качества выполняемой вами работы.

Дело в том, что вы, вероятно, не лучший дизайнер, и автор контента, и стратег, и бухгалтер, и исследователь, и аналитик и т.д. Да, у вас есть сильные стороны, которые делают вас надежным менеджером и бесценным активом для ваша компания, но ваши коллеги тоже. Вот почему вы их наняли.

Вместо того, чтобы переутомлять себя, пытаясь делать все самостоятельно, назначьте различные части проекта, чтобы они соответствовали сильным сторонам ваших коллег. Это не только сэкономит ваше время, но и гарантирует, что работа, которую вы производите, будет, без исключения, лучшей!

«Обучение искусству делегирования полномочий является ключевым моментом. — Сэр Ричард Брэнсон

Как делегировать

Теперь, когда мы говорили о важности делегирования, давайте поговорим о некоторых способах эффективного делегирования.

1. Познакомьтесь со своими коллегами

Первый шаг к эффективному делегированию — это познакомиться с членами вашей команды. В идеале это должно происходить во время собеседования, чтобы вы точно понимали, в чем их сильные и слабые стороны. В том случае, если вы не наняли человека или не проявили должную осмотрительность заранее, найдите время, чтобы узнать о своих коллегах.

Вы можете сделать это, поговорив с ними, взяв интервью у них, назначив встречи, чтобы выслушать их идеи, просмотреть прошлые проекты и отслеживать их результаты с помощью количественно измеримых KPI.

Если вы знаете членов своей команды, вы можете быть уверены, что выберете правильного человека для правильной работы.

2. Выделите время для обучения сотрудников

Не каждый сотрудник пойдет в вашу фирму с безупречной деловой хваткой или в качестве аса всех желаемых навыков, перечисленных в разделе требований к должности.На самом деле, вероятно, никто из вас нанять не будет. Вот почему так важно предоставить вашим сотрудникам возможность продолжить обучение.

Для того, чтобы «научить человека ловить рыбу», могут потребоваться дополнительные усилия и деньги, но в долгосрочной перспективе это будет стоить вашего времени, чтобы инвестировать в своих сотрудников. Чем больше вы вкладываете в них, тем легче вам будет делегировать задачи и знать, что они будут выполнены в соответствии с вашим уровнем удовлетворения.

В Time Doctor у нас есть 4 часа оплачиваемого времени в неделю, предназначенное исключительно для обучения сотрудников.

3. Уточнение ожиданий по проекту

Чтобы обеспечить удовлетворительное и своевременное завершение проектов, важно уточнить ожидания по проекту. Это включает в себя уверенность в том, что ваши сотрудники знают свои обязанности, качество результатов, основные этапы и сроки выполнения.

Самостоятельно управлять этим процессом практически невозможно. Вот почему так важно инвестировать в инструмент управления проектами, который поможет вам устанавливать ожидания, ставить задачи, общаться с членами команды, отслеживать время и отправлять проекты.

4. Просмотрите проект.

Прежде чем устанавливать контрольные точки для отслеживания прогресса, найдите время, чтобы обсудить проект с человеком, которому вы делегировали задачу. Спросите их идеи о проекте, позвольте им задать вопросы для уточнения, получить обратную связь и посмотреть, есть ли области, где им потребуется помощь.

Когда вы находите время, чтобы изучить детали только что поставленной задачи, вы заранее обеспечиваете охват всех своих баз, чтобы вам не пришлось возвращаться и исправлять что-то серьезное позже.

5. Наблюдение за ходом выполнения

Если вы хорошо знаете своих сотрудников и уверены, что они понимают обязанности по проекту, тогда нет необходимости в микроменеджменте. Вместо этого вы можете просто отслеживать прогресс и оставлять отзывы.

Чтобы сэкономить время, подумайте о настройке времени для проверки уже выполненной работы, предложения отзывов, а затем установите другую дату для окончательной проверки, прежде чем ваш сотрудник отправит проект на окончательную проверку.

6. Оценка производительности

Когда проект, наконец, завершен, пора оценить производительность.Важно никогда не пропускать этот шаг, даже если он требует больше времени. Почему? Если кто-то из вашей команды выполняет некачественную работу по поставленной вами задаче, и он не получает обратной связи, как вы думаете, что он будет выполнять в следующий раз? Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники улучшились, вам нужно рассказать им, что они сделали хорошо, что пошло плохо и чего вы ждете от них в следующий раз. Это дает сотруднику возможность каждый раз улучшать свою работу.

Опять же, абсурдно ожидать совершенства с первого раза, но если вы предоставите полезный отзыв, вы сможете поднять свои стандарты для следующего проекта.

Какие инструменты помогают при делегировании полномочий?

Мы говорили о преимуществах делегирования, в том числе о повышении эффективности и производительности, но этого трудно достичь без некоторых инструментов, которые помогут вам делегировать полномочия и удержать всех членов вашей команды на одной странице.

Вот некоторые из лучших инструментов на рынке, которые помогут вам с распределением задач.

Asana

Asana — отличная система управления задачами, которая поможет вам с делегированием.С Asana вы можете разбить большие проекты на отдельные задачи и назначить каждую задачу другому члену команды. Кроме того, Asana отправит сотрудникам напоминания по электронной почте, чтобы напомнить им о разных сроках выполнения.

Например, если вы назначаете сообщение в блоге одному из авторов контента, вы можете установить дату для первого черновика, обзора, второго черновика, окончательного редактирования, окончательного представления, вводимых данных SEO и выставлен счет. По сути, вы можете установить даты, а затем положиться на инструмент, чтобы держать членов вашей команды на задании.

Dropbox

Когда несколько членов команды работают над одним проектом, вам нужен способ обмена файлами, который не будет забивать почтовые ящики и загружаться бесконечно. Для этого Dropbox — ваш ответ.

Dropbox предлагает различные варианты для частных лиц и предприятий в соответствии с вашими потребностями. Неважно, насколько мала или велика ваша компания, Dropbox поможет вам убедиться, что у всех в вашей команде есть доступ к нужным файлам.

Slack

Электронная почта, телефонные звонки и встречи необходимы во время проекта, но что, если у вас просто быстрый вопрос или вам нужно сообщить что-то небольшое своей команде или отдельному человеку?

Slack — это приложение, которое объединяет все части головоломки проекта в одно удобное место.Вы можете задавать вопросы, отправлять групповые сообщения, вести разовые беседы в группе чата Slack и при необходимости быстро получать информацию от членов команды.

Time Doctor

Когда у вас есть несколько человек, работающих над проектом, особенно если в вашей команде есть удаленные сотрудники, вам нужен способ отслеживать их время. Time Doctor идеально подходит для этого.

Time Doctor предлагает первоклассное отслеживание времени, мониторинг снимков экрана, мониторинг чата, мощные отчеты, модуль расчета заработной платы, а также возможности отслеживания рабочего стола и мобильных устройств.

Он не только помогает вам отслеживать ваших сотрудников, но также легко интегрируется с другими приложениями для управления проектами, такими как Slack, Asana, Salesforce, Trello, GitHub, Jira, Basecamp и многими другими.

Google Apps

Одно из преимуществ Google Apps как полезного инструмента управления проектами — это то, насколько все знакомы с Google. Независимо от того, где проживают ваши сотрудники, они, вероятно, имеют учетную запись Gmail или знакомы с G-Suite.

Кроме того, Google Apps очень универсален.С помощью Google Apps вы можете отправлять электронную почту, общаться в чате, проводить видеоконференции, обмениваться файлами, создавать документы и презентации, редактировать документы и презентации, приглашения в календаре и многое другое.

Google Apps также является бесплатной платформой. Если ваш стартап заботит деньги, но у вас все еще есть несколько членов команды, то Google Apps — отличное место для начала.

Подведение итогов

Может возникнуть соблазн попробовать все сделать самостоятельно. В конце концов, вы инвестируете в эту компанию и обладаете набором навыков, которых нет ни у кого.Однако было бы ошибкой пытаться носить каждую шляпу в компании. Если вы это сделаете, вы обнаружите, что ваш баланс между работой и личной жизнью серьезно нарушится, ваше здоровье начнет ухудшаться, ваши сотрудники расстроятся, а моральный дух компании снизится.

Вместо этого поработайте над искусством делегирования. Когда вы правильно делегируете и используете программное обеспечение, которое помогает вам делегировать полномочия, вы обнаружите, что ваша компания работает более эффективно, уровень продуктивности повышается, люди чувствуют себя счастливее на работе, а качество вашей работы значительно улучшается. Сделайте себе одолжение и найдите время, чтобы распределить свои задачи между всеми талантливыми членами вашей команды.

Amara Pope
Amara пишет для TimeDoctor.com, программы, предназначенной для отслеживания рабочего времени и оптимизации производительности удаленных сотрудников и удаленных команд.

.
0 0 vote
Article Rating