ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Служебные записки. В каких случаях можно точно отказаться от бумаги? | Статья

Михаил Щеглов

Опубликовано:
30 декабря 2016 в 11:39

3 3

Предлагаю обсудить вопрос возможности автоматизации процессов работы со служебными записками и как следствие понять можно ли отказаться от их оформления в бумажном виде.

Начнем с того, что служебная записка, как документ, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) не фигурирует. Таким образом служебная записка не относится к унифицированным формам документов и в какой-то степени можно сказать, что она не имеет официального статуса.

С другой стороны, Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «Служебная записка» в следующей формулировке: «Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

В этом же Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации есть еще два термина:

• Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
• Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок.

Что же нам «говорит» ОКУД по терминам «Докладная записка» и «Объяснительная записка»? А там мы находим всего две формы документов:

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041).
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

Теперь посмотрим, что говорится про сроки хранения таких документов.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25. 08.2010 № 558 (далее  – Перечень). В соответствии с указанным Перечнем для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от вида служебной или докладной записки. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Данный перечень активно используется при составлении номенклатуры дел, но тут следует помнить, что данный Перечень официально не действует, т.к. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан не вступившим в силу (подробнее можно почитать тут).

Складывается следующая картина.

Тут выявляется некоторая нестыковка в документах, которые предназначены для наведения порядка в управленческой документации. Будем считать эти пробелы не такими серьезными и что они не приведут к каким-либо серьезным разногласиям при использовании этих терминов и будем надеяться, что в дальнейшем эти нестыковки будут устранены.

Для себя подытожим

1. Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.
2. Под термином «Служебная записки» иногда могут пониматься и докладные и объяснительные записки.
3. Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок.
4. Требования о необходимости согласования служебной записки и порядке согласования не определены. Организация, государственный орган или орган местного самоуправления для себя сами в праве определять и регулировать процесс работы со служебными записками.
5. Для служебных записок определены сроки хранения, в т.ч. и для хранения на электронных носителях.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что каких-либо ограничений для перевода служебных записок полностью в электронный вид нет.

Сложности при автоматизации процесса работы со служебными записками

Ограничения, вызванные внутренними регламентами

На одном из проектов столкнулись с ситуацией, что некоторые виды служебных записок, после согласования, нужно с подписями передавать в бухгалтерию. Чаще бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса, т.е. будут автоматизированы не все виды служебных записок. Еще хуже будет, если такие служебные записки будут выявлены при проведении опытной эксплуатации. Это может привести к негативу у пользователей системы, когда они начнут согласовывать документы в системе и на завершающей стадии всплывает вопрос о живых подписях. В данном случае, если при проведении исследования появляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

1. Не автоматизировать. Плохой для внедренца вариант.
2. Автоматизируем согласование, но в конце собираем живые подписи. Не очень хороший вариант, т.к. увеличится нагрузка на пользователей.
3. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу). Хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде (в случае использования ЭП в тексте служебной записки подписей вообще может не быть).
4. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу), готовится редакция с простановкой штампа о согласовании в электронном виде. Тоже хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде с таким штампом.

При выборе 3-го или 4-го варианта в большинстве случаев при автоматизации процессов потребуется корректировка внутренних регламентов, ну или в крайнем случае, в приказе на проведение опытной эксплуатации нужно будет четко обозначить автоматизацию таких служебных записок. Заказчик должен понимать, что в дальнейшем нужно утвердить в нормативных документах изменения в процессе согласования таких служебных записок.

Некорректный выбор основного документа для согласования

Бывает, что на проектах сталкиваемся со следующей ситуацией. Готовится служебная записка с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка должна быть просто сопроводительным документом.

Список и порядок согласования в этом случае должен определяться от проектной документации. При автоматизации процессов такие ситуации нужно выявлять и четко разделять, какой документ отправляется на согласование, а кокой является сопроводительным при согласовании. От этого будет зависеть весь процесс (от создания документа и до передачи его на хранение).

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Ольга Моисеенко, научный редактор журнала Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок? В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству). Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.). Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ. Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами. Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок? При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами. При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п.142.2.Инструкции по делопроизводству). В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год). Как правильно составить докладную записку о продлении срока исполнения документов, установленного руководителем организации? Докладная записка о переносе (продлении) срока исполнения документа должна быть составлена исполнителем на имя должностного лица, установившего срок исполнения не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа. В ней необходимо кратко и четко изложить обстоятельства и привести аргументы, которые свидетельствуют о необходимости данного переноса (продления), а также предложить новый срок исполнения документа. Ответы на остальные вопросы размещены в полной версии журнала оформить подписку на журнал

Memo Definition & Memorandum – Merriam-Webster

ˈme-(ˌ)mō 

: обычно краткое письменное сообщение или отчет : меморандум

Используйте заголовки, маркеры и списки мо и предложение. — Inc. Magazine

Когда ваш начальник просит вас найти служебную записку, которую вы написали год назад, трудно вспомнить, как вы ее назвали.—Susan Kelley

Фразы

получить записку

неформальный + часто юмористический

: услышать или узнать о чем-то общеизвестном

— обычно используется в отрицательных конструкциях, чтобы указать на чью-то удивительную неосведомленность, сказать, что что-то произошло не так, как ожидалось, и т. д. видимо не получил записку.— The San Francisco Chronicle В календаре осталось всего пять дней до осени, но матушка-природа не получила напоминания. Будет жарко, и в ближайшие пару дней будет еще жарче. — Кэрри Дункан. Ты все еще не носишь те джинсы, выстиранные кислотой, не так ли? Носки-трубы и шорты? … Хорошо, значит, вам никто не сказал. Вы не получили памятку. Эти вещи вышли с галстуками размером с небольшую взлетно-посадочную полосу. — Кристин Китинг Ожидалось, что это будет испытание на выносливость из пяти сетов… Но Эдберг, по-видимому, не получил записку, потому что он только что доминировал над Курьером и выиграл свой первый в истории Открытый чемпионат США. титул с прямым триумфом в Национальном теннисном центре в Нью-Йорке. — Ван Эрл Райт

Синонимы

• отправка
• послание
• письмо
• меморандум
• официальное письмо
• note

Посмотреть все синонимы и антонимы в тезаурусе 

Примеры предложений

Он отправил сотрудникам меморандум . длинная серия из записок между двумя авторами, сотрудничающими над книгой

Недавние примеры в Интернете 9Меморандум 0011 , обнародованный Coinbase вместе с видео с участием ее исполнительного директора, подчеркивает усилия компании по созданию политической и общественной поддержки своей конфронтации с SEC. — Дэйв Майклс, , wsj.com , 27 апреля 2023 г. 5 января Компания по производству онлайн-одежды Stitch Fix уволит 20% штатных сотрудников и закроет распределительный центр в Солт-Лейк-Сити, сообщила основатель и временно исполняющая обязанности генерального директора Катрина Лейк во внутреннем отчете.0011 меморандум после увольнения еще 15% сотрудников в июне прошлого года. — Брайан Бушард, Forbes , 21 апреля 2023 г. В меморандуме от марта агентство сообщило, что пропускная способность контроллера в регионе составляет всего 54% ​​от запланированного. — Роб Уайл, NBC News , 13 апреля 2023 г. На фоне 9-го концерта можно было услышать двухлетнего сына модели Сильвестра.0011 памятка . — Эме Луткин, ELLE , 9 апреля 2023 г. Согласно недавней внутренней записке , Twitter в настоящее время стоит около 20 миллиардов долларов. — Эндрю Пол, Popular Science , 3 апреля 2023 г. Стивен Синофски, бывший президент подразделения Microsoft Windows, во вторник поделился меморандумом в Твиттере, отметив сходство с текущим положением дел. — Кайли Робисон, 9 лет.0011 Fortune , 5 апреля 2023 г. Прочтите меморандум Годвина ниже. — Алекс Веприн, The Hollywood Reporter , 30 марта 2023 г. Республиканцы также расширили меморандум Гарленда как небольшой пример более широкой проблемы: правительство использует оружие против американского народа, особенно против консерваторов. — Марианна Сотомайор, Ханна Натансон и Жаклин Алемани, The Washington Post, Anchorage Daily News , 24 марта 2023 г. Узнать больше

Эти примеры программно скомпилированы из различных онлайн-источников, чтобы проиллюстрировать текущее использование слова «памятка». Любые мнения, выраженные в примерах, не отражают точку зрения Merriam-Webster или ее редакторов. Отправьте нам отзыв об этих примерах.

История слов

Первое известное использование

1705, в значении, определенном выше

Путешественник во времени

Первое известное использование меморандума было в 1705 г.

Другие слова того же года Мемнон

памятка

мемуары

Посмотреть другие записи поблизости

Процитировать эту запись «Памятка».

Словарь Merriam-Webster.com , Merriam-Webster, https://www.merriam-webster.com/dictionary/memo. Доступ 8 мая. 2023.

Копировать цитату

Детское определение

памятка

существительное

ˈmem-ō 

: memorandum

Больше от Merriam-Webster на

memo

Английский: Перевод memo для испанского Динамики

Последнее обновление: 30 апр 2023 — Обновлены примеры предложений

Подпишитесь на крупнейший словарь Америки и получите тысячи дополнительных определений и расширенный поиск без рекламы!

Merriam-Webster без сокращений

Можете ли вы решить 4 слова сразу?

Можете ли вы решить 4 слова сразу?

дипфейк

См. Определения и примеры »

Получайте ежедневно по электронной почте Слово дня!

Образец памятки — Purdue OWL®

Предлагаемые ресурсы

Обзор руководства по стилю Руководство MLA Руководство APA Руководство Чикаго Упражнения OWL

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить проблемы с написанием служебных записок, обсуждая, что такое служебная записка, описывая части служебной записки и предоставляя примеры и пояснения, которые сделают ваши служебные записки более эффективными.

КОМУ: Келли Андерсон, директор по маркетингу

ОТ: Джонатон Фицджеральд, ассистент по маркетинговым исследованиям

ДАТА: 14 июня 2007 г. строки должны быть перераспределены и изменены. Результаты фокус-групп и опросов показали, что нам необходимо обновить нашу рекламную деятельность, чтобы привести ее в соответствие со стилями и тенденциями современной молодежи. Молодежь больше не интересуется ситкомами, поскольку они смотрят реалити-шоу. Кроме того, становится все более важным использовать Интернет в качестве инструмента для общения с нашей целевой аудиторией, чтобы показать наше превосходство в швейной промышленности.

Интернет-реклама

Компании XYZ необходимо сосредоточить рекламу на интернет-сайтах, привлекательных для молодежи. Согласно опросам, 72% нашего целевого рынка проводят в Интернете пять и более часов в неделю. В следующем списке представлены наиболее посещаемые сайты в порядке популярности:

• Google
• Фейсбук
• Майспейс
• EBay
• iTunes

Переключение наших усилий с других источников средств массовой информации, таких как радио и журналы, на эти популярные интернет-сайты позволит более эффективно продвигать продажи нашей продукции. Молодые люди проводят все больше и больше времени в Интернете, скачивая музыку, общаясь и занимаясь домашними заданиями, и все меньше времени тратят на чтение бумажных журналов и прослушивание радио. Поскольку культурные иконы становятся цифровыми, то же самое касается и наших маркетинговых планов.

Телевизионная реклама

Раньше для нашей целевой аудитории реклама нашей продукции на таких шоу, как Friends и Seinfeld , была обычным явлением, но даже лицо телевидения меняется. Молодые люди смотрят реалити-шоу, чтобы развлечься. Результаты фокус-группы показывают, что нашу целевую аудиторию больше всего интересуют такие шоу, как American Idol , The Apprentice и America’s Next Top Model 9.0012 . Единственное нереалити-шоу, которое вошло в десятку самых популярных шоу среди мужчин и женщин в возрасте от 18 до 25 лет, — это « Отчаянные домохозяйки ». В Blue Incorporated нам необходимо сосредоточить наш рекламный бюджет на реалити-шоу и сократить расходы на рекламу других программ.

Переориентируя наши рекламные усилия на нашу новую линию одежды, мы сможем максимизировать представление нашего продукта на нашем целевом рынке и, следовательно, увеличить наши продажи.