Образец пояснительной записки руководителю | Волжск-Сити
Содержание
- Как правильно составить пояснительную записку?
- Образец пояснительной записки
- Пояснительная записка к учебному дипломному проекту
- Особые нормы при составлении записки к бухгалтерскому балансу
- Пример составления (образец)
- Общие требования к составлению
- Оформление по ГОСТу
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.
Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4.
Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения.
Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.
Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.
Служебная записка
близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.
Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.
Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат.
Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.
Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.
Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.
Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
- первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
- второй раздел — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.
Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, — это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.
Пояснительная записка в бухгалтерском учете — документ бухгалтерской отчетности, содержащий:
- основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
- подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.
Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.
Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Как правильно составить пояснительную записку?
Пояснительная записка оформляется в деловом стиле и делится на разделы, пункты. Начать написание пояснительной записки следует с указания наименования документа по которому будет раскрыта информация.
После вступительной части излагается вся необходимая информация поясняющая суть указанного в начале документа.
Зачастую в пояснительной записке приводятся сравнительные анализы.
В заключительной части подводится итог и ставится подпись.
Образец пояснительной записки
Пояснительная записка к учебному дипломному проекту
Как написать пояснительную записку к дипломного проекту? В существующих нормах государственного стандарта можно найти образцы пояснительной записки к дипломной работе любого технического вуза.
Для облегчения и стандартизации оформления документации в учебных заведениях издаются свои правила и методические рекомендации по оформлению дипломов и пояснительных записок к курсовым и дипломным работам.
Эти методические рекомендации студенты могут найти в библиотеке своего ВУЗа и использовать их в качестве образцов для составления своих документов.
Разберем типовую структуру пояснительной записки к дипломному проекту:
- Титульный лист: название проекта, ФИО исполнителя, ФИО руководителя проекта, год создания работы.
- Задание, в соответствии с которым сделан дипломный проект.
- Краткая аннотация с описанием разделов проведенной работы.
- Оглавление работы.
- Список использованных в работе сокращений и условных обозначений.
- Введение: суть проблемы, положенной в основу исследовательской работы.
- Основная часть дипломного проекта с развитием основной идеи, расчетами, анализом решения данной проблематики и предпосылками к выводам.
- Заключение и выводы по проведенной работе.
- Список использованной и вспомогательной литературы.
- Приложения с чертежами, графиками, вспомогательными схемами, расчетами и выкладками.
Особые нормы при составлении записки к бухгалтерскому балансу
В бухгалтерском балансе и форме 2 бухгалтер не может достаточно четко и полноценно представлять выводы отображенных цифр статистики предприятия. Они нуждаются текстовом разъяснении. Минфин подготовил четкую инструкцию (приказ №43н от 06.07.1999 г.) о порядке подачи отчетности по бухгалтерии.
В этом случае пояснительная записка оформляется с учетом требований ФНС.
Цель документа – предоставление полноценных разъяснений о предприятии, политике юрлица, оценки деятельности, финансовой ситуации и объемах непогашенных долговых обязательств.
При оформлении любой отчетности по бухгалтерии исходят из строгих общепринятых стандартов (ГОСТ) и дополнительных требований, формируемых инициатором запроса.
Обязанность давать пояснения распространяется на все юридические лица, кроме малых предприятий, работающих на упрощенке, и общественных юрлиц, не имеющих отношение к предпринимательству и реализационной деятельности.
Пример составления (образец)
Общие требования к составлению
В зависимости от сферы деятельности могут быть свои особенности. В каждом ведомстве, организации есть образцы оформления. В образовательных учреждениях разрабатываются методички, разъясняющие требования к форме и содержанию.
- в печатном виде, на бумаге формата А4, книжная ориентация, с одной стороны
- шрифт Times New Roman, размер 12, интервал полуторный
- пункты и разделы, списки выделяются жирным шрифтом, печатаются по центру листа
- обязательна нумерация страниц, на титульном листе не проставляется
- выводы после каждого пункта и раздела
- возможно приложение дополнительного материала в виде таблиц, диаграмм, схем
- текст разбивать на абзацы (задает общую структуру и легкость чтения)
Оформление по ГОСТу
В целом форма единая. Различия касаются специфики области ее применения и отдельных требований, предъявляемых заказчиком.
В титульном листе указывается ФИО автора (или данные организации, от имени которой она готовится), ниже адресат (кому направляется – должностное лицо или учреждение), далее крупными буквами печатается «Пояснительная записка», название, например «Водоохранная зона», дата составления и регистрационный номер (для формальных документов), подпись и должность составителя.
Введение – это актуальность. Здесь могут быть прописаны цели, задачи, общие сведения об организации и ее деятельности (для экономистов). Соотносится с сегодняшним днем. Может быть краткое описание предшествующего опыта и историческая справка, которая подтверждает актуальность проводимого исследования, реализации задуманного проекта.
Аннотация – краткое содержание, самое основное. Указываются разделы, подразделы и пункты. Их описание. Проблематика, которая в них затрагивается, понятия.
Содержание – краткое описание основного документа, анализ изученных материалов, ожидаемые результаты. Их подтверждение или опровержение.
Пояснительная записка из рук в руки
Выводы – итоги реализации проекта, результаты проведенной работы (для отчетной документации). Для бухгалтерской отчетности может потребоваться указание расхождений в учете, их пояснение (если запрос инициирован налоговыми органами). Анализ финансовой деятельности юрлица, соответствии поставленным целям, понесенные убытки.
Сокращения и условные обозначения чаще указываются в научных работах. К примеру, дипломный проект, курсовая. Здесь указываются повторяющие фразы и слова, их сокращение и обозначение. Далее по тексту они уже применяются в сокращенном виде.
Библиография – это список источников литературы (научные труды, монографии, печатные и периодические издания, словари). К их описанию есть жесткие требования, которые устанавливаются в соответствии с общими стандартами. С ними можно ознакомиться в специальных методичках, обратившись в библиотеку заведения.
Приложение – при необходимости прикладываются схемы, графики, диаграммы, чертежи, иллюстрации. Этот пункт необязателен к исполнению. Он зависит от характера работы. Прилагаемые материалы служат для наглядности и позволяют пояснить отдельные положения в представленном материале.
Пояснительная записка к курсовой работе + образец
Если вы пишете курсач впервые, у вас обязательно возникнет вопрос: как сделать пояснительную записку к курсовой работе? Поговорим об этом в сегодняшней статье.
Больше полезных материалов для учебы всегда найдется на нашем телеграм-канале. А если вы ищете скидку на заказ, заходите на специальный канал с акциями и бонусами для клиентов.
Нужна помощь?
Доверь свою работу кандидату наук!
Пояснительная записка к курсовой работе: что это
Пояснительная записка к курсовой работе – это документ с последовательным и логичным изложением сведений о проделанном в ходе работы исследовании.
Бывает, что курсовая работа состоит только из пояснительной записки (актуально в основном для гуманитарных специальностей). Студенты технических специальностей пишут расчетно-пояснительную записку к курсовому проекту. Финалом всего вашего обучения будет пояснительная записка к диплому.
Часто в довесок к пояснительной записке идут приложения, чертежи, программы и прочие сопутствующие материалы курсовой. В любом случае, пояснительная записка – важнейший документ, без правильной подготовки которого вам не защитить курсовую.
Для чего нужна пояснительная записка к курсовому проекту
Записка к курсовой нужна, чтобы получить доступ к защите. Пролистав записку, преподаватель может быстро составить представление о работе: как студент провел исследование, насколько глубоко изучена тема и готова ли работа к защите вообще. Ну а сам студент, в процессе написания пояснительной записки, учиться работать с информацией, структурировать её и выделять главное.
К счастью, сделать пояснительную записку к курсовому проекту не так и сложно, главное следовать нескольким простым правилам. Давайте разберемся, каким.
Записка к курсовому проекту: структура
Если вы еще не знаете, как делать пояснительную записку к курсовому проекту, читайте и запоминайте! Первым делом уточним содержание пояснительной записки к курсовой работе. В записке к курсовой обязательно должны быть:
- Титульный лист.
- Содержание (оглавление).
- Введение.
- Основная часть (как правило, минимум две главы).
- Заключение.
- Список использованной литературы.
Существуют общие правила оформления курсовых записок, утвержденные ГОСТом. Тем не менее не поленитесь спросить на кафедре методичку!
Расскажем подробнее о каждом пункте.
Титульный лист
Здесь указываются тема курсовой работы, сведения об учебном заведении, ФИО студента и научного руководителя, город, год. Пример титульного листа для курсовой работы можно посмотреть здесь.
Содержание
В этом пункте списком укажите, что есть в куровой работе: названия глав и разделов с соответствующими номерами страниц. В нашей отдельной статье уже собраны практические рекомендации к написанию содержания курсовой работы.
Кстати, чтобы облегчить себе жизнь, можете сделать автооглавление в ворде.
Введение
Введение занимает примерно 1,5 страницы. Здесь обязательно нужно не забыть указать цель и задачи работы, ее актуальность, предмет и объект исследования. Пример хорошо написанного введения к курсовой можно посмотреть здесь
Основная часть
Как правило, она содержит две главы: теоретическую и практическую. В конце каждой главы или подглавы обязательно должен быть вывод.
Здесь вы можете скачать пример основной части курсовой работы со ссылками на литературу.
Заключение
Чтобы написать хорошее заключение к работе, посмотрите на введение. Были ли достигнуты цели исследования, какие выводы можно сделать исходя из результатов? Вообще делать грамотные выводы в курсовой – очень важно, ведь именно на них преподавательно будет обращать внимание при проверке работы.
Список литературы
Этот раздел – настоящая головная боль студентов, а его составление – настоящее искусство. Все источники должны быть пронумерованы и идти по порядку. А еще, очень важно не забывать про ссылки и сноски на используемую литературу в тексте курсовой.
Здесь много нюансов, читайте подробный гайд по оформлению списка литературы и сносок в наших отдельных статьх.
Кстати, в некоторых курсовых при оформлении пояснительной записки вам может понадобиться рамка. Читайте в нашей отдельной статье, как сделать ее в ворде.
Оформление пояснительной записки к курсовому проекту
При оформлении записки к курсовой, даже если у вас нет под рукой четких рекомендаций, обязательно соблюдайте следующие правила:
- Шрифт: Times New Roman, 12 или 14 кегль.
- Межстрочный интервал: 1,5.
- Выравнивание текста: по ширине.
- Объем пояснительной записки: от 30 листов.
- Нумерация страниц: сквозная, арабскими цифрами. На титульном листе, оглавлении и аннотации номера страниц не проставляются!
Также обратите внимание на поля страницы:
- сверху — 2 см;
- снизу — 2 см;
- слева — 3 см;
- справа -1 см.
Пояснительную записку можно писать и от руки на листах формата А4. В таком случае никто точно не сможет сказать, что у вашей работы низкая уникальность в системе антиплагиат.
Пример пояснительной записки к курсовой работе
Иногда гораздо проще увидеть всё своими глазами. Вот образец пояснительной записки к курсовому проекту, который вы можете скачать и использовать как шаблон при подготовке своего оригинального проекта.
Хорошая пояснительная записка: самая важная часть курсовой. Но не забывайте и о вспомогательных материалах. Для успешной защиты вам обязательно понадобятся также презентация и речь.
Посмотри примеры работ и убедись, что мы поможем на совесть!
Есть проблемы или вопросы с подготовкой пояснительной записки? Обращайтесь за ответами к специалистам профессионального сервиса для учащихся в любое время. Мы готовы помочь!
Сертификат ГОСТ Р
является обязательным документом для определенной группы товаров. Описание полей сертификата соответствия прояснит многие вопросы…
Пояснение сертификата ГОСТ Р
Сертификат соответствия ГОСТ Р является обязательным документом для определенной группы товаров. Описание полей сертификата соответствия прояснит многие вопросы:
- Номер сертификата ГОСТ в формате: РОСС. LL.LLDD.LDDDDD
- Первые две буквы после POCC. код страны производителя продукта, например. IT – означает Италию, GB – означает Великобританию
- Следующие четыре знака — две цифры и две буквы — код органа по сертификации, выдавшего сертификат, т.е. МЛ20. Обычно буквы кириллические, если орган по сертификации зарегистрирован за пределами РФ, буквы будут латинскими (например, MK49)
- Последняя часть номера начинается с буквы, означающей:
- А – единичная партия (партия) продукции сертифицирована по обязательным требованиям;
- Б – серийное производство продукции сертифицировано по обязательным требованиям;
- C — единичная группа (партия) продукции сертифицируется по добровольным требованиям (в этом случае сертификат будет на синем листе)
- H — – серийное производство продукции сертифицировано по добровольным требованиям (в этом случае сертификат будет на синей бумаге)
GB.МЛ20.C00001
- Срок действия сертификата ГОСТ-Р: «с дд.мм.гггг. до дд.мм.гггг». Срок действия может составлять до 3 лет.
- «Орган по сертификации». Информация об органе по сертификации, в котором выдан сертификат. Содержит следующую информацию: Наименование органа, адрес, телефон, номер аккредитации. Пример номера аккредитации – РОСС. RU.1234.12АБ34
- «Продукция», подлежащая сертификации. В этом поле должен быть указан весь список продуктов. Если это невозможно, сертификат будет иметь вложенную страницу со списком продуктов.
- Код ОК 005 (ОКП) – код Общероссийского классификатора продукции.
- «Соответствует требованиям нормативных документов». Перечень документов, на которых основывается сертификация продукции, т.е. ГОСТ Р 513318.14.1-2006 и др.
- Код ТН ВЭД Российской Федерации – Российский Единый системный кодекс, в целом аналогичный ТН ВЭД других стран. Десять цифр.
- «Производитель». Название и адрес регистрации производителя.
- «Сертификат выдан». В этом поле указывается владелец сертификата. Это может быть та же компания, что указана в поле «Производитель», или другая компания. Следующая информация: название компании, адрес, номер телефона.
- «На земле» Документ, на основании которого выдан Сертификат ГОСТ Р, например: декларация о соответствии, Сертификат ISO, Гигиенический сертификат, лабораторные испытания и т. д.
- «Дополнительная информация». Схема сертификации, правила нанесения знаков ГОСТ и др.
- Знак руководителя органа по сертификации.
- Знак эксперта.
Данные, предоставленные клиентами органу по сертификации.
При предоставлении сертификата ГОСТ Р необходимо указать следующую информацию (позже она появится в сертификате, обратите на это внимание): перечень продукции, коды ТН ВЭД, имя держателя, наименование производителя .
Системы автоматизированные ГОСТ 34
ГОСТ34 — основной стандарт проектирования автоматизированных систем управления.
Описание перечня документации согласно требованиям ГОСТ 34.201.89
Поскольку любое производство в той или иной степени связано с риском для окружающей среды или оборудования, жизни или здоровья человека, перечень действий по созданию автоматизации технологических процессов регламентирован ГОСТом. Эта документация называется просто — ГОСТ34
Ниже представлена документация АСУ ТП для организации проектных работ по созданию и обслуживанию систем. Требования к автоматизированным системам управления технологическими процессами изложены в этих документах для определения назначения систем и степени их безопасности. Этот перечень является стандартом при проектировании систем автоматизации нефтеперерабатывающих заводов.
1. Общесистемные решения
П2. Объяснительная записка
Р3. Описание автоматических функций
ВЕЧЕРА. Программа испытаний и методология
PS. Заграничный пасспорт
ТП. Лист проекта
ФО. форма ЭД. Ведомость эксплуатационных документов
2. Организационная поддержка
I3. Гид пользователя
ПВ, СО. Описание и организационная схема
3. Информационная поддержка
IN 1. Список входных и выходных сигналов DCS
IN 2. Перечень входных и выходных сигналов системы ПАЗ
В 7. Каталог базы данных
I4. Инструкция по формированию и ведению базы данных
Р5. Описание информационного обеспечения системы
Р6. Описание организации информационной базы
Р7. Описание систем классификации и кодирования
стр.8. Описание массивов исторических данных (архивов)
С9. Альбом документов и видеокадров
4. Техническая поддержка
С4,С5. Схемы подключения внешней проводки
С6. кабельный журнал
AT 4. Спецификация оборудования
В. чертежи общего вида системных шкафов и монтажа технического оборудования
IE. Инструкция по эксплуатации и обслуживанию КТС
Р9. Описание комплекса технических средств
С1. Структурная схема комплекса технических средств
С7. План размещения оборудования АСУ ТП на объекте
С8. План размещения оборудования и электропроводки в диспетчерской
5. Стандартное программное обеспечение
ПА. Описание стандартного ПО
6. Прикладное программное обеспечение
ПБ. Описание алгоритмов управления и аварийной защиты
С12, С13. Блок-схемы алгоритмов DCS и ESD
С12. Блок-схема алгоритмов системы DCS
СЗ. Функциональные схемы автоматики
Вы можете запросить у меня образец любого из этих документов.
Как эти стандарты работают на практике:
При разработке документации для государственных и серьезных частных заказчиков у нас обычно нет выбора — соблюдение стандартов входит в требования к оформлению технического задания. На практике приходилось сталкиваться с разными примерами непонимания структуры стандартов, что должно быть в документах и зачем эти документы нужны. В результате из-под пера технических писателей, аналитиков и специалистов иногда выходят такие перлы, что непонятно, в каком состоянии сознания они были написаны. Но на самом деле все достаточно просто. Поиск на Хабре не дал ссылок на более-менее полный материал по этой теме, поэтому предлагаю восполнить этот досадный пробел.
Взято с хабрабра:
В рассматриваемой серии 34 всего 3 основных стандарта оформления документации:
ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы
Самый любимый и популярный стандарт разработки технического задания. Единственное, не стоит забывать, что он тесно связан с другими стандартами серии, и если вы получили техническое задание, выполненное по этому стандарту, крайне желательно придерживаться других стандартов, даже если нет прямых требования к этому. Хотя бы с точки зрения общей идеологии (о которой речь ниже)
ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем
Это базовый документ, в котором приведен полный перечень документации ГОСТ 34, рекомендации по кодированию документов, к каким этапам проекта относятся документы (этапы описаны в ГОСТ 34.