Объяснительная записка или пояснительная записка: Чем отличается пояснительная записка от объяснительной?

24.05.2023
Комментариев нет

Содержание

Как написать пояснительную записку (с примерами) [2022] • Asana

Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.

Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.

Планировать проекты с помощью Asana

Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.

Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:

  • экономическое обоснование;

  • Проектные предложения

  • исследовательская документация;

  • экологические экспертизы;

  • исследования рынка;

  • план проекта.

Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.

  2. Опишите рекомендуемое решение.

  3. Объясните ценность этого решения.

  4. В заключение приведите обоснование важности вашей работы.

Что такое пояснительная записка в управлении проектами?

В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.

Читать о 15 примерах кратких презентаций на все случаи жизни

Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.

К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?

  2. Опишите рекомендуемое решение или задачи проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?

  3. Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?

  4. В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.

Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:

Пояснительная записка и план проекта

План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.

Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Пояснительная записка и обзор проекта

Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.

А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.

Пояснительная записка и цели проекта

Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.

Преимущества пояснительной записки

Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?

Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.

Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.

Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)

Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.

1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить

В начале пояснительной записки объясните, в чём заключается важность этого документа (и проекта, который он представляет). Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.

Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.

Пример пояснительной записки:

Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.

2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта

Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.

Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:

  • предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;

  • использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;

  • представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.

Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.

3. Объясните ценность этого решения

В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

С новыми предложениями, которые на 20–40% дешевле, чем самый дешёвый из наших текущих вариантов, мы ожидаем, что сможем выйти на рынок часов для повседневного использования, поддерживая при этом наш бренд класса люкс. Это поможет нам достичь цели номер 3 «Расширение бренда» на 22 финансовый год. Эти новые предложения могут принести до 3 млн $ дополнительной прибыли за год, что поможет нам достичь цели номер 1 «7 млн $ прибыли за год» на 22 финансовый год.

Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.

4. В заключение приведите обоснование важности этой работы

Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?

В заключение нашего примера пояснительной записки:

Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.

Пример пояснительной записки

Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:

Планировать проекты с помощью Asana

Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок

Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:

Избегайте жаргонизмов

Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.

Помните: это не полноценный отчёт

Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.

Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность

Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.

Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию

Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».

Что в итоге? Пояснительная записка необходима

Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.

Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.

Попробовать Asana бесплатно

Объяснительная записка работника (требования, на чье имя)

Вы узнаете детали письменных объяснений у сотрудника и сроки, которые нужно соблюдать. Вам сможет помочь по реквизитный анализ объяснительной записки и советы сравнительно составления ее текста. Даны единичные пояснения к вопросам о том, что обязано быть написано письменно, кому адресовано, что  необходимо приложить, как  же зарегистрировать. Этот документ чаще оформляется в связи с трудовыми правоотношениями:

  • нарушением трудовой выдержки, принадлежащим выполнением трудовой обязательствам и т.п.
  • Объяснительная записка поможет взглянуть на ситуацию глазами сотрудника, дав шанс оправдаться, если он, конечно, не виноват.

Письменное предоставление объяснений является обязательствам только в группе случаев. Самое популярное – при оценивании уважительной причин дисциплинарного поступка сотрудника (нарушения сотрудником трудовых, и должностных обязательств).

Этого требует процесс наложения дисциплинарного взыскания.

Трудового кодекса, которое может перейти не только в выговор или замечание, но и в увольнение. В зависимости от факторов, в которых и необходимо разобраться. Объяснительная записка в этом случае протоколирует, доносит до начальства позицию сотрудника, его взгляд на ситуацию, его доводы.

До применения исправительного взыскания руководитель обязан потребовать от сотрудника письменное разъяснения. Если по окончанию 2-ух рабочих дней предписанное объяснение сотрудником не предоставлено, то оформляется соответствующий документ.

Не предоставление сотрудником объяснения не считается препятствием для применения исправительного взыскания.

Исправительное взыскание применяется не позже 1-ого месяца со дня обнаружения поступка, не учитывая время болезни сотрудника, прибытие его в отпуске,  и в том числе времени, нужного на учет мнения представительной службы сотрудников.

Исправительном взыскание не сможет быть применено позже 6-сти месяцев со дня совершения поступка, а по итогам ревизии, проверки денежно-хозяйственной работы или аудиторского контроля–   позже 2-ух лет со дня его совершения. В отмеченные сроки не включается время производства по уголовному делу производству.

За каждый исправительный проступок может быть применено только одно исправительное взыскание.

Приказ (распоряжение) руководителя о применении исправительного взыскания объявляется сотруднику под подпись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания, не считая время отсутствия сотрудника на работе. Если сотрудник отказывается знакомиться с отмеченным приказом под подпись, то составляется соответствующий документ.

Исправительное взыскание сможет быть обжаловано сотрудником в государственную службу труда и инспекции по рассмотрению личных трудовых споров.

Но объяснительная записка сможет составляться и по другим предпосылкам, хотя при этом сохраняется аспект «нужности оправдаться» (ведь в других случаях применяются служебные и докладные документы). К примеру, в ходе следствия обстоятельств  нанесения ущерба имуществу руководителя и определения его объема по Трудового кодекса России.

Читайте также статью: → Дисциплинарный проступок по ТК РФ.

Требование письменных объяснений

Итак, «до применения исправительного взыскания руководитель обязан потребовать от сотрудника от руки письмо с объяснениями». Как видите, законодательство не показывает точно, обязано ли условие объяснений происходить в письменной или устной форме. В трудных моментах, когда и сотрудник, и руководитель настроены весьма серьезно и собираются идти, что называется, до победного итога, руководитель обязан запросить у сотрудника объяснения в письменной форме, чтобы потом доказать возможностью подтвердить соблюдение процесса, предписанной для наложения исправительного взыскания.

Подтвержденной формы данного кадрового акта никогда не присутствовало, потому в каждой компании его оформляют на собственный лад. Даже тип документа для этого используют разнообразные (уведомление, требование, письмо и прочие.), хотя корректнее именовать его непосредственно «условие», так как в Трудовом кодексе России рассказывается о том, что необходимо «потребовать» письменное объяснение. Информирование по смыслу обладает другой тон – происходит, уведомление и нет условия что-либо, сделать.

Письмо –  это исходящая справка, которая посылается в другую компанию или физическому лицу, а сотрудник не такой уж «чужая» личность.

Чтобы честный сотрудник не сбился в расчете этого срока, лучше сразу уточнить в условии точную дату, до которой объяснительная записка обязана быть выставлена. Сюда можно дополнить и конкретное отделение / должностное лицо, которому она обязано быть передано. Получатель объяснительной записки (на чье имя она составляется, к примеру, генеральному директору) и лицо, которому ее следует отдать (к примеру, секретарь или начальник кадрового отдела), чаще всего, будут разные лица.

Если у сотрудника действительно присутствовала уважительная причина поведения, которое не понравилось руководителю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит она встанет на защиту «обвиняемого».

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы уверено ответить на этот вопрос, необходимо взглянуть в Правила трудового распорядка, которые обязаны действовать в каждой фирме. Скорее всего, там написано, что сотрудник подчиняется своему непосредственному руководителю и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего сотрудник будет писать на имя или своего руководителя, или генерального директора.

Местными нормативными бумагами может быть решена другая иерархия: например, члены рабочей категории подчиняются начальнику этой категории, несмотря на то, что представляют в ней различные подразделения. Руководитель категории может попросить письменные объяснения только в том случае, если поступок связан с работой категории.

Таким образом, отдел безопасности, менеджер по праздничной культуре, руководитель управления по штату не вправе запрашивать объяснений от не подчиняющихся им сотрудников других фирм, если это прямо не прописано в местных нормативных актах компании.

Как писать объяснительную

Закон не обязуют писать пояснительные записки письменно, их можно набрать и на компьютере. Но многоопытные кадровики требуют от сотрудников объяснений, написанных только собственной рукой. В случае трудового спора это поможет руководителю защититься от неправомерных действий со стороны сотрудника, который может заявить, что его «заставили» расписаться уже созданный кем-то текст.

Минимально нужный состав письменных частей, начертанный рукой сотрудника на объяснительной записке, такой:

  • должность,
  • личная роспись
  • Фамилия Имя Отчество.

Ограничиться лишь рукописным личной подписью нельзя, т.к. некоторые росписи графологическая судмедэкспертиза не в пребывании конкретно распознать как относящиеся конкретному лицу.

Читайте также статью: → Отчет о расходе материалов в строительстве (М-29).

Реквизиты объяснительной записки

Модель пояснительной записки сравнительна свободна. Никто не требует от сотрудника подробного знания стандартов оформления справок, хватит и соблюдения нужного минимума.

Сверху в правой составной части листа в столбец пишется уведомления о этом, кому и кем направлена пояснительная записка.

Сотрудник обязан указать свое структурное отделение, фамилию, имя и отчество и должность.

Название вида документа – пояснительной записка – вносится по центру, через несколько строк.
За названием типа акта идет текст, который нужно составлять в свободном формате. Единственные требования к нему:

  • Корректные формулировки и использовать по возможности официальный деловой стиль изложения;
  • Только указывать точные даты, если необходимо, то время так же время;
  • факты и причины, сформировавшиеся ситуациям.

Суть пояснительной записки устанавливает только лишь сотрудник, которому необходимо ее составить. Руководитель никак не имеет право устанавливать документ, говорить фразой типа «данное не причина», предъявлять требования переписать и иными методами воздействовать в сущность важного документа. В отдельных организациях проходят еще дальше и оформляют стандартные тексты пояснительных записок. Руководитель, должен познакомится с пояснениями сотрудника.

пояснительная записка словосочетание | значение и примеры использования

словосочетание на английском языке

значения пояснительного и примечания

Эти слова часто используются вместе. Нажмите на ссылки ниже, чтобы изучить значения. Или посмотрите другие словосочетания с примечанием.

пояснение

прилагательное

великобритания

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/ɪkˈsplæn.ə.tər.i/us

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/ɪkˈsplæn.ə.tɔːr.i/

с объяснением …

См. больше на пояснение

примечание

существительное

uk

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/ nəʊt / нас

Ваш браузер не поддерживает аудио HTML5

/noʊt/

короткая деталь . ..

См. больше на примечание

Примеры пояснительной записки

Эти примеры взяты из корпусов и источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Кембриджского словаря, издательства Кембриджского университета или его лицензиаров.

пояснительная примечание — это образец мракобесия, и именно такой объяснительный примечание , который, как мы узнаем, является не- объяснительным

примечанием .

Из архива

Hansard

Пример из архива Hansard. Содержит парламентскую информацию под лицензией Open Parliament License v3.0

.