ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Образец объяснительной записки работника | Современный предприниматель

Если сотрудник по каким-либо причинам не справляется с возложенными на него обязанностями, руководство организации имеет право применить к нему дисциплинарные взыскания или уволить его. Но перед этим необходимо потребовать от провинившегося работника объяснений в письменном виде. Такие меры помогают снизить количество ошибок и предотвратить халатное отношение к выполнению трудовых функций.

 

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, пример которой можно найти ниже, составляется сотрудником организации по требованию непосредственного руководителя или директора. В этом документе необходимо разъяснить причины и обстоятельства, из-за которых трудовые обязанности не были исполнены должным образом. На основании объяснительной записки работодатель сможет определить справедливую меру наказания для провинившегося сотрудника или освободить его от ответственности.

Объяснительная записка составляется в таких случаях:

Данный документ подлежит обязательному оформлению. Его надо включить в личное дело сотрудника. В случае возникновения спорной ситуации с провинившимся сотрудником работодатель сможет подтвердить законность своих действий письменной фиксацией всех этапов привлечения работника к мере наказания.

С формальной точки зрения объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей нужна работодателю для обоснования дисциплинарного взыскания, которое будет применено к сотруднику. Ее надо написать и предоставить работодателю в течение двух дней с момента нарушения. Следует учитывать, что если сотрудник указал в объяснительной записке не зависящие от него объективные причины, из-за которых он не смог выполнить свои обязанности, т.е. его вина отсутствует – применение дисциплинарных мер недопустимо. После ознакомления с содержанием документа руководитель принимает решение.

Правила составления объяснительной записки

В ст.  193 ТК РФ указано, что записку необходимо оформлять в письменном виде. Но конкретная форма документа законодательством не установлена. Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно разработать бланк объяснительной записки и утвердить ее локальным актом. Еще один вариант – работник пишет объяснительную в произвольной форме.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется на имя непосредственного руководителя (начальника цеха, руководителя отдела и др.). Чтобы избежать дальнейшего развития конфликтной ситуации, сотрудник должен привести в объяснительной только правдивые сведения.

После ознакомления с содержимым объяснительной записки ответственное должностное лицо направляет ее в отдел кадров для регистрации. Затем ее вместе с другими относящимися к делу документами подают на рассмотрение директору организации. Именно он будет принимать решение по поводу дисциплинарного взыскания.

У работника есть право не писать никаких объяснительных. Но он должен понимать, что это никак не повлияет на решение директора о дисциплинарном взыскании. В таком случае, если записка не представлена в по истечении 2-х дней после нарушения, составляется акт об отказе написать объяснение.

Работодатель не имеет права применять дисциплинарное взыскание, если с момента происшествия прошло более месяца (при этом не учитывается время нахождения работника на больничном, в отпуске, и время, требуемое для учета мнения представительного органа).

Что работник должен изложить в объяснительной записке:

• причины, по которым он не смог выполнить возложенные на него должностные обязанности;

• предпосылки возникновения нарушения;

• сопутствующие обстоятельства;

• последствия, к которым привело неисполнение обязанностей;

• дополнительные факты, которые, по мнению работника, имеют отношение к сложившейся ситуации;

• какие усилия будут приложены провинившимся лицом для того, чтобы исправить последствия нарушения.

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей пригодится предпринимателям и фирмам, которые впервые столкнулись с необходимостью оформления данного документа.

Стандартная структура объяснительной записки

• В верхнем правом углу размещается «шапка» документа. В ней указывают: название компании и Ф.И.О. руководителя структурного подразделения (или ИП, руководителя фирмы), должность и Ф.И.О. провинившегося работника.

• Ниже указывают полное наименование документа («Объяснительная записка»).

• Далее идет основная часть. Здесь работник должен подробно изложить обстоятельства, при которых он не выполнил свои должностные обязанности, и указать дату, время когда это произошло. Здесь же надо указать причину произошедшего, подтверждение или опровержение своей виновности. Если работник считает себя невиновным, он должен четко изложить свои доводы и аргументы.

• Содержание заключительной части зависит от того, признает ли сотрудник свою вину. Если провинившееся лицо никак не может оправдать случившееся, тогда в заключении следует указать, что оно признает свою вину и обязуется больше не допускать такого. Если у сотрудника имеются уважительные причины, вследствие которых произошла неприятная ситуация, ему следует обязательно перечислить их. По возможности надо приложить подтверждающие документы (справки, выписки и др.).

• Ниже следует указать дату написания объяснительной. Затем сотрудник ставит свою подпись с расшифровкой.

Рекомендации сотруднику при написании объяснения

При написании объяснительной записки сделайте все возможное для того, чтобы у начальства сложилось положительное мнение о вас. Правдивое изложение фактов и искреннее раскаяние будут только плюсом.

Большое внимание следует уделить описанию причин, из-за которых вы не смогли выполнить поставленную задачу. Можно сослаться на большую загруженность, плохое самочувствие, большой наплыв клиентов.

Не стоит винить в своих промахах других сотрудников организации.

В конце документа рекомендуется написать, что впредь вы будете стараться добросовестно выполнять свои обязанности.

Как писать объяснительную на работе, чтобы не наказали? Образец правильной объяснительной

Если сотрудник опоздал, появился на рабочем месте в нетрезвом состоянии или как-то иначе нарушил трудовую дисциплину, работодатель вправе потребовать с него письменное объяснение такого поведения. Причём согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ. сделать это нужно до наложения дисциплинарного взыскания.

 

Как написать объяснительную на работе? Можно ли отказаться от её написания? Что должно быть указано в письме? В какие сроки нужно представить документ? В этой статье мы ответим на все самые важные вопросы, а также объясним, какое юридическое значение имеет этот документ?

Содержание

Зачем объяснительная начальнику?

Устраиваясь на работу, человек принимает обязательства по соблюдению трудовой дисциплины, что предписана для всех сотрудников организации. Эти правила регулируются трудовым кодексом, локальными и нормативными актами, и, если таковой имеется – коллективным договором.

Если работник нарушает трудовую дисциплину или должностные обязанности, то работодатель, согласно статье 192 ТК РФ, имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует три вида дисциплинарных взысканий:

1. Замечание.
2. Выговор.
3. Увольнение.

Других видов дисциплинарного взыскания не существует! Работодатель не имеет права лишить сотрудника премии в качестве наказания за проступок.

Также сто́ит понимать, что нарушением трудовой дисциплины считаются только те проступки, которые были совершены исключительно по вине работника. Если руководитель дал подчинённому задание, но не проинструктировал его или не обеспечил необходимым оборудованием – вины работника в неисполнении трудовых обязанностей и полномочий не будет и привлечь его к ответственности нельзя.

Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, нужно учесть тяжесть совершенного проступка и оценить все обстоятельства. Именно для этой цели работодатель должен запросить у исполнителя объяснительную.

В нормативно-правовых актах нет особого указания о том, каким образом сто́ит требовать объяснительную – в устном или письменном виде. Письменная форма применяется в том случае, когда работодатель и сотрудник не могут уладить ситуацию в устной форме.

Право требовать у работников написание объяснительной записки работодатели получили в 1918 году, т. е. с момента появления Кодекса законов о труде.

Если в советском трудовом кодексе сроки написания указаны не были, то сейчас на письменное оправдание своего проступка на рабочем месте или прогула даётся не менее двух рабочих дней. Любые дисциплинарные взыскания до истечения этого срока будут считаться незаконными, что делает написание объяснительной записки для работников дополнительной гарантией своей безопасности.

Объяснительная записка: практическое и юридическое значение

Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник даёт пояснение руководителю, почему он совершил тот или иной проступок: опоздал, прогулял, потерял важные бумаги и т.

д. Грамотно составленная объяснительная может помочь руководителю лучше разобраться в сложившейся ситуации и принять справедливое решение.

Отказ от написания объяснительной в большинстве случаев приравнивается к признанию вины, что приводит к увольнению или взысканию.

Что же касается юридического значения, то порядок требования объяснительной с провинившегося работника, прописан в трудовом кодексе. Простыми словами его можно описать следующим образом:

1. После того как работник провинился, работодатель должен запросить у него письменное объяснение причин произошедшего.
2. Работнику предоставляется до трёх рабочих дней, чтобы подготовить объяснительную. (статья 193 ТК РФ).
3. Если сроки вышли, а сотрудник так и не предоставил письменного объяснения своего проступка – об этом составляется акт. После этого работодатель требует наказать работника одним из дисциплинарных взысканий. (статья 192 ТК РФ).
4. Когда работодатель получает от подчинённого объяснительную или отказ её писать – для него открываются два варианта дальнейшего развития событий. Первый вариант: он может простить работнику проступок, если посчитает, что к его совершению привели уважительные причины. Вариант второй: в течение месяца с момента обнаружения проступка работодатель может издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно предъявить провинившемуся сотруднику на подписание в течение трёх дней с момента её издания.
5. Провинившийся исполнитель либо соглашается с приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Даже если работник откажется от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании – это не сделает документ недействительным.

Основные причины написания объяснительной записки

Если работник не смог в полной мере выполнить должностные обязанности, он должен объяснить, какие причины этому поспособствовали. Это может быть:

• Опоздание к началу рабочего дня. Для подтверждения своей невиновности нелишним будет приложить справку или повестку.

• Невыполнение или некачественное выполнение должностных обязанностей. Это может быть работа, выполненная таким образом, что она вообще не несёт никакой пользы или обременяет других сотрудников.
• Отсутствие на рабочем месте в течение дня. Если это был прогул – работник будет привлечён к дисциплинарному взысканию. Если же не нахождение на рабочем месте обусловлено выполнением поручений начальства или как-либо может быть подтверждено документально, проблем не возникнет.
• Нарушение правил безопасности, приведшее к рискам для самого́ сотрудника, его коллег или всего предприятия.
• Халатное обращение с оборудованием, что привело к повреждению имущества предприятия.
• Исполнение должностных обязанностей в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. В этом случае работник обязуется пройти освидетельствование, после чего составляется акт.
• Экономические нарушения/недонесение руководству предприятия о приводящихся работах.

Если руководитель требует от вас написать объяснительную, постарайтесь приложить максимум дополнительной информации и оправдательных документов. В большинстве случаев это помогает избежать наказания.

Каких видов бывают объяснительные записки?

Среди всех объяснительных записок чаще всего встречаются следующие документы:

1. Оправдательного характера. Применяются в том случае, когда сотрудник компании признаёт свою виновность.
2. Пояснительные записки. Составляются, когда нарушению должностных обязанностей поспособствовало стечение обстоятельств, на которые сотрудник никак не мог повлиять. Неправомерные действия также могли быть совершены третьими лицами, о чём также нужно упомянуть.

Как писать объяснительную на работе? Порядок составления документа

Единой типовой формы составления данного документа не существует. Основной акцент сто́ит сделать на изложении хронологии событий и своей версии случившегося. А также обосновать согласие или несогласие с дисциплинарным взысканием.

Стандартный образец объяснительной записки на работе выглядит следующим образом:

1. Шапка – в ней указываются данные об адресате в дательном падеже и отправителе в родительном.
2. Основной текст – должен быть составлен в деловом стиле и содержать сухое изложение фактов и хронологий событий инцидента без риторических отступлений.
3. Объяснение причин – пояснение обстоятельств, что привели к возникновению сложившейся ситуации.
4. Признание вины или аргументированное обоснование невиновности.
5. Приложение документов, что способны подтвердить невиновность сотрудника или снизить тяжесть его провинности.
6. Дата составления документа и подпись автора.

Составляйте документ в двух экземплярах. Один предоставьте начальнику, а второй, после получения отметки ответственного лица, оставьте у себя. Он послужит подтверждением своевременно предоставленной информации о проступке.

Примеры объяснительной записки на работе

Ниже мы рассмотрим несколько вариантов грамотно составленных записок.

Образец объяснительной об опоздании на работу

Генеральному директору

ООО «Успех»

А. Н. Ковалёву

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я опоздала на работу на 1 (один) час (пришла в 11 часов 00 минут) по причине, что на линии метро Купчино было приостановлено движение поездов. До офиса мне пришлось добираться наземным транспортом, что отняло гораздо больше времени. Прошу принять во внимание, что это моё первое опоздание за 5 лет работы в ООО «Успех».

18.09.2015

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной по семейным обстоятельствам

Генеральному директору

ООО «Успех»

А.Н. Ковалёву

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

Я, Сидорова Марина Анатольевна, опоздала на 3 часа (три часа) к началу рабочего дня. Причина: заболел мой ребёнок. Утром я разбудила дочь в детский сад и обнаружила, что у неё высокая температура 38.1. Я вызвала скорую помощь и попросила приехать свою маму, так как оставить пятилетнюю дочь одну я не смогла. По приезде скорой ребёнку поставили жаропонижающий укол, а также врачи посоветовали вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку, подтверждающую, что моя дочь действительно нуждалась во врачебной помощи.

18.09.2015

М.А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о невыходе на работу

Генеральному директору

ООО «Успех»

А.Н. Ковалёву

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я ехала на работу на маршрутном такси № 123. В связи с тем, что транспортное средство попало в ДТП, столкнувшись с легковым автомобилем, я получила сильный ушиб и без сознания была доставлена в областную больницу №1. Там мне была оказана первая медицинская помощь. В больнице я пробыла до 20:00 часов. Так как смартфон за это время разрядился – сообщить о неявке у меня не было возможности.

Для подтверждения факта нахождения в больнице прилагаю справку. Прошу учесть моё состояние здоровья и не применять дисциплинарного взыскания.

18.09.2015

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о допущенной ошибке

Генеральному директору

ООО «Успех»

А. Н. Ковалёву

От бухгалтера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я оформила поручение на оплату счёта №325 от 17.09.2015. В ходе оформления мной была допущена ошибка при указании реквизитов расчётного счёта получателя средств из-за чего оплата услуг ООО «Аквалайф» поступила с задержкой, и услуги нашему офису были оказаны позже установленного срока. Свою вину признаю, ошибка была допущена мной из-за спешки, связанной с большой загруженностью в течение рабочего дня. Впредь обещаю относиться к заполнению документации с большей внимательностью и не допускать подобных проступков.

18.09.2015

М. А. Сидорова (подпись).

Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?

Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.

Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.

В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.

Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.

Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.

Если провинившийся работник отказывается от написания объяснительной записки – работодатель должен составить акт на основании данного факта. Правильное оформление документа во многом определит степень его юридической значимости.

При оформлении стоит использовать форму, установленную требованиями ГОСТа, содержащую следующие реквизиты:

1. наименование организации;
2. заголовок, включающий вид и наименование документа;
3. дата составления акта;
4. регистрационный номер документа;
5. подпись руководителя и двух членов комиссии, что участвуют в составлении акта;
6. гриф утверждения (опционально).

В документе обязательно должно быть изложено нарушение, от объяснения которого отказался работник и причина отказа. Провинившийся сотрудник должен ознакомиться с составленным актом под подпись.

Заключение

Написание объяснительной записки – это не подписание «смертного приговора» что ведёт к неминуемому увольнению. Но всё же стоит приложить максимум усилий, чтобы доказать начальнику свою невиновность или раскаяние в содеянном. В большинстве случаев готовность к диалогу с обеих сторон развеивает сгустившиеся тучи над рабочим местом и налаживает климат в коллективе.

Читайте далее:

Как написать письмо об отпуске

Перейти к разделу

Что такое отпуск?

Когда мне следует уйти в отпуск?

Как написать личное отпускное письмо

Шаблоны писем

Предварительное планирование

Каждый рабочий день вы приходите и делаете все возможное. Но иногда ваш баланс между работой и личной жизнью кажется неуправляемым, и ваши лучшие результаты начинают падать ниже обычного. Трудно все время работать на 100%.

В конце концов, вы можете начать чувствовать себя действительно подавленным, и вы обнаружите, что теряете концентрацию и контроль.

Когда вы действительно боретесь с трудностями, вам может потребоваться время, чтобы отдохнуть от работы, чтобы восстановиться. И это нормально. Если это связано — или звучит так, как будто это произойдет в ближайшее время — важно научиться писать письмо с объяснением вашей личной причины отпуска своему начальнику. Лучше всего быть готовым. Позже от этого может зависеть ваше психическое и физическое здоровье.

Написание заявления об отпуске само по себе может быть источником стресса. Это личное письмо, но насколько оно должно быть официальным? Вам нужно вдаваться в подробности или вы можете сохранить конфиденциальность?

Не позволяйте этим неизвестным помешать вам оставить заявку на отпуск. В 2021 году 3200 американских штатных работников взяли отпуск на работе. Это совершенно обычное дело, поэтому не стесняйтесь воспользоваться этой опцией. И помните, что это не поражение: забота о себе — это всегда победа.

Не беспокойтесь — если вы никогда не писали заявление об отпуске, вы в надежных руках. Мы поможем вам написать идеальное письмо об отпуске, чтобы вам не приходилось бороться и напрягаться, когда вы чувствуете себя не лучшим образом. Берите ручку и бумагу и приступайте к делу.

Что такое отпуск?

Отпуск — это когда вы уходите, чтобы решить личные дела. Иногда эти события неожиданны, как внезапная болезнь. В других случаях вы видите, как они приближаются, например, им нужно время, чтобы перевести родителя в дом престарелых.

Эти периоды отсутствия охватывают период времени — иногда фиксированный, иногда нет — когда вы отвлекаетесь от своих рабочих обязанностей, чтобы посвятить больше внимания своей личной жизни. Думайте об этом как о творческом отпуске, когда вы проводите время вдали от работы, чтобы позаботиться о себе.

В зависимости от ситуации вам может понадобиться всего неделя, чтобы почувствовать себя лучше или разрешить ситуацию. Ваш работодатель может предложить вам больничные или отгулы, чтобы покрыть этот перерыв.

Но если дело, которое вам нужно решить, займет больше нескольких дней, вам понадобится настоящий отпуск по личным обстоятельствам. Отпуск дает вам больше свободного времени, чем череда больничных без отрыва от работы. Со временем вы вернетесь к работе, но вам потребуется больше времени, чем предусмотрено стандартным трудовым договором.

К причинам личного отпуска относятся:

• Болезнь, из-за которой вы хронически больны или испытываете боль
• Рождение ребенка и уход в декретный отпуск
• Решение проблем с психическим здоровьем или психических заболеваний
• Поддержка близкого человека или члена семьи в беде
• Серьезные изменения в жизни, такие как переезд в другой город или женитьба 

При подаче заявления на отпуск убедитесь, что вы все задокументировали. Если вы поговорили со своим менеджером по персоналу и выяснили все детали, не забудьте отправить электронное письмо, чтобы у вас была письменная запись разговора. Неудобно спрашивать, но иметь свой запрос в словах удобно, если вам нужно сослаться на него в будущем.

Когда мне следует уйти в отпуск?

Вполне нормально беспокоиться, что ваших личных обстоятельств недостаточно, чтобы убедить вашего работодателя предоставить вам отпуск. Не беспокойтесь — для этого существует Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA).

FMLA — это закон, который ежегодно предоставляет работникам до 12 недель неоплачиваемого отпуска. В течение этого времени ваши преимущества для здоровья сохраняются, и вы можете брать отпуск, не опасаясь потерять работу.

Вот ситуации, в которых вы можете взять отпуск FMLA:

• Рождение ребенка и уход за ним
• Усыновление или воспитание ребенка
• Уход за ближайшим родственником с серьезным заболеванием
• Взять отпуск по состоянию здоровья по состоянию здоровья

Например, если ваш супруг страдает от посттравматического стрессового расстройства, FMLA поддержит ваше решение ухаживать за ним на дому. Если ваш ребенок испытывает эмоциональное выгорание на работе, что привело к тяжелому эпизоду психического заболевания, FMLA предоставляет вам период времени для ухода за ребенком, пока вы ему нужны.

Иногда ваше письмо об отпуске по личным причинам не соответствует правилам FMLA. Эти обстоятельства требуют добровольного отпуска, что означает, что ваша работа и льготы не защищены.

Это не значит, что вы не должны просить об отпуске — во многих случаях ваш начальник будет сострадателен к вашим потребностям. Они могут предложить защитить ваше положение, даже если закон этого не требует.

Вот несколько примеров добровольного отпуска:

• Продолжение образования
• Перерыв в пути
• Переезд в новый дом
• Оплакивание потери любимого человека

Как написать личное письмо об отпуске

Письмо с просьбой об отпуске направляется вашему менеджеру по персоналу или начальнику, поэтому оно должно быть официальным и профессиональным. Поскольку ваше письмо описывает личные обстоятельства, постарайтесь быть ясным и кратким.

Предоставьте достаточно подробностей, чтобы обосновать ваш запрос, но раскрывайте только то, что удобно и необходимо. Например, если вы проходите лечение от рака и не хотите посвящать эту часть своей жизни работе, вы можете просто сказать, что проходите лечение, которое требует от вас оставаться дома.

Еще одна вещь, о которой следует помнить, это время. В идеале ваше письмо должно быть отправлено до того, когда вы хотели бы отдохнуть. Отправка письма с уведомлением за два дня не всегда является достаточным временем для вашего работодателя, чтобы выполнить ваши обязанности и составить эффективный план вашего отсутствия.

Предостережение означает, что вы вежливы со своей командой. Но случаются чрезвычайные ситуации, поэтому постарайтесь сотрудничать, ориентируясь на условия вашего отпуска.

Вот пять пунктов, которые следует включить в ваше заявление на отпуск:

1. Сколько времени вам нужно от

Это кажется очевидным, но вы не должны забывать ключевую информацию: сколько времени вам нужно. Возможно, вам нужно всего лишь запросить шестинедельный отпуск, или, может быть, вы хотели бы взять все 12 недель. Это большая разница.

Объяснение того, сколько времени вы хотели бы отпустить, поможет лучше подготовить ваше рабочее место к вашему отсутствию. Это также дает вашему начальнику некоторое представление о том, как это повлияет на остальную часть рабочего места.

2. Дата начала и окончания отпуска

Помимо продолжительности вашего отпуска, вам необходимо указать точные даты и время. Конкретная дата начала указывает, когда начнется ваше отсутствие. Дата окончания также сообщит вашему работодателю, когда они могут ожидать вашего возвращения, чтобы они знали, когда начать планировать работу для вас.

Установка временной шкалы также возлагает на вас ответственность. Вы будете знать, когда вам следует выбросить работу из головы, а когда пора вернуться в зону.

3. Причина, по которой вы просите отпуск

Личные обстоятельства таковы: личные. Но вашему начальнику нужно будет в общих чертах знать, почему вы пишете заявление на отпуск. Если вам трудно говорить об этом, знайте, что вы можете описать причину запроса условий в пределах своих границ.

Имейте в виду, что это письмо является частным — остальные ваши коллеги не будут его просматривать. Поэтому постарайтесь кратко описать свои обстоятельства, но не чувствуйте себя обязанным описывать каждую мелочь.

4. Контактная информация и план

Вы пропустите часть работы. Планируете ли вы какие-либо решения, чтобы ваше рабочее место не отставало? Дайте несколько предложений о том, как кто-то может управлять вашей работой, пока вас нет, и выделите любые ресурсы, которые могут понадобиться команде для плавного перехода.

Если у вас есть возможность отвечать на сообщения во время вашего отсутствия, сообщите свою контактную информацию своему руководителю (если у него ее еще нет). Укажите экстренный контакт, например, члена семьи или друга.

Если вы не готовы помочь, не беда. Во время отпуска вы имеете право на отдых. Любые электронные письма, на которые вы отвечаете, являются одолжением, а не обязательством.

5. Благодарность

Оставьте место для благодарности, чтобы закрыть письмо об отсутствии. Вежливо поблагодарив своего работодателя за рассмотрение вашего письма и потраченное время на поиск решения, вы покажете, что вы благодарны ему за поддержку.

Шаблоны писем 

Вы готовы попросить отгул, но как начать письмо? Иногда вам нужно немного вдохновения, чтобы начать писать. Здесь на помощь приходят шаблоны. 

Каждое письмо с запросом выглядит по-разному, так что копипаст шаблона не поможет. Но использование шаблона в качестве отправной точки и создание собственных слов — это простой способ написать письмо с уверенностью.

Вот две образцы писем о оставшихся письмах по личным причинам:

Образец 1

[Ваше имя]

[Ваш адрес]

[Дата]

[Ваше суперсзер]

[Организация. имя]

 

Уважаемый [имя вашего руководителя],

 

Я хотел бы попросить отпуск. Мой супруг находится на больничном, и им требуется моя забота, пока они восстанавливают силы. Если возможно, я бы хотел, чтобы дата начала моего отсутствия была 1 марта, а дата окончания — 1 июня.  

Если мой запрос будет одобрен, я буду доступен по электронной почте или в Slack, если я вам понадоблюсь. Я разговаривал с [имя коллеги], и они думают, что смогут взять на себя часть моих обязанностей, пока меня нет. Я был бы рад поговорить подробнее о том, как сделать этот временный переход как можно более плавным.

Спасибо, что рассмотрели мою просьбу об отпуске. Как вы знаете, семья очень важна для меня, и я был бы благодарен за время, чтобы поддержать мою супругу.

Все лучшие,

[Ваше имя]

Образец 2

[Ваше имя]

[Ваш адрес]

[Дата]

[Имя вашего супервизора]

[Организация. имя]

 

Уважаемый [имя вашего руководителя],

 

Я хотел бы официально запросить шестинедельный отпуск. Я прошу отпуск по болезни после операции. Я хочу, чтобы дата начала моего отсутствия была 1 июля, а дата окончания — 12 августа. Мой врач попросил меня успокоиться, чтобы мое тело могло правильно зажить, требуя, чтобы я провел несколько недель в постельном режиме.

Если мой запрос будет одобрен, я не смогу войти в офис. Тем не менее, я буду доступен по электронной почте, Slack и при необходимости по видеозвонку. Я очень хочу поговорить о том, как мы можем это решить с минимальными неудобствами для вас и моих коллег. Если вы хотите обсудить это подробнее, мой номер телефона [ваш номер].

Спасибо за рассмотрение моего заявления на отпуск.

 

С уважением,

[Ваше имя]

Заблаговременное планирование

Когда это личная причина, запросы на отпуск могут быть подавляющими. Проявите инициативу, чтобы научиться писать сильное письмо об отпуске, это поможет вам в долгосрочной перспективе.

Письмо с просьбой об отпуске может иметь большое значение в вашей жизни. Исследования показали, что гибкость на работе — это то, что работники ценят больше всего. Гибкость на работе помогает с вовлеченностью в работу, удовлетворением от работы и общим счастьем. Если отпуск сделает вашу жизнь немного более гладкой, приведет к меньшему стрессу и оставит меньше сожалений, почему бы не взять его?

Жизнь состоит не только из работы. Не забывайте уделять время себе и своему здоровью.

Составление письма об отпуске с примерами

Составление подробного письма об отпуске

Объясните, что запрос является первым шагом в предупреждении вашего работодателя. Используйте свое письмо, чтобы предоставить им информацию, относящуюся к вашей ситуации. Хотя письмо-запрос должно быть тщательным, бывают ситуации, когда допустимо не указывать личную информацию в письме-запросе. Следующее руководство может помочь в составлении профессионального письма об отпуске.

Причины подачи заявления об отпуске

Некоторые из причин, по которым работник может подать заявление об отпуске, включают:

• Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA)
• Отпуск по личным обстоятельствам
• Военный отпуск
• Кратковременная или длительная нетрудоспособность
• Отпуск по беременности и родам
• Обязанность присяжных
• Продолжительный отпуск
• Творческий отпуск

После встречи со своим руководителем или представителем создайте официальный запрос на отпуск. Включите эту информацию в официальное письмо об отпуске:

• Причина запрошенного отпуска
• Дата начала отпуска и дата возвращения
• Список связанных с работой обязанностей, с которыми вы поможете подготовиться к отъезду, например, обучение или перекрестное обучение, документирование должностных инструкций/инструкций
• Запрос к вашему руководителю или менеджеру за поддержкой в ​​процессе отпуска с высшим руководством или персоналом отдела кадров, если применимо
• Профессиональное завершение письма на положительной ноте, например, «спасибо, что уделили этому вопросу время» или «спасибо, что рассмотрели мою просьбу об отпуске»

Когда вы запрашиваете отгул по личным или медицинским причинам, обычно нет необходимости предоставлять личные данные. Если разрешение на отпуск не зависит от доступа к медицинской информации, использование «личного отпуска» или «медицинского отпуска» — это, как правило, все, что вам нужно включить, но компания может потребовать письменное подтверждение от врача или специалиста.

Как написать письмо об отпуске

При написании официального заявления об отпуске для подачи в отдел кадров или вашему руководителю вы можете использовать печатную копию или формат электронной почты. Вы можете выбрать один из двух вариантов в зависимости от того, будете ли вы подавать заявление на отпуск лично или через Интернет.

Если вы можете провести личную встречу или иным образом отправить печатную копию официального запроса на отпуск, выполните следующие действия:

1. Предоставьте полную контактную информацию сотрудника, включая имя, адрес и номер телефона.
2. Укажите дату отправки письма.
3. Укажите имя супервайзера или менеджера.
4. Укажите должность супервайзера или менеджера.
5. Добавьте название компании.
6. Укажите местоположение компании.
7. Добавьте приветствие (Уважаемый, за которым следует имя соответствующего лица).
8. Включите четкое и краткое объяснение запроса, написанное от первого лица (Я прошу, я вернусь).
9. Добавьте завершение, например, «с уважением» или «спасибо».
10. Укажите свое полное имя.
11. Добавьте свою подпись.

При отправке запроса на отпуск по электронной почте не требуется столько информации, как при письменном запросе. Используйте следующие шаги:

1. В строке темы электронного письма укажите причину (запрос на отпуск, запрос на отпуск), а затем свое полное имя.
2. В теле письма начните с приветствия и имени адресата.
3. Объясните запрос на отпуск.
4. Включить закрытие.
5. Укажите свое имя.

Советы по отпуску

Независимо от того, какой формат вы используете для письма с просьбой, используйте профессиональный язык и тон, чтобы продемонстрировать свое сотрудничество и готовность помочь до и во время вашего отпуска, если это необходимо. Независимо от того, предоставляется ли печатная копия запроса или электронное письмо, и то, и другое служит документацией и графиком, к которому вы и ваш работодатель можете обратиться при необходимости.

• Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отпусков, например, сколько времени предоставляется для отпуска и оплачивается или не оплачивается свободное от работы время.
• Попросите представителя отдела кадров или посмотрите в справочнике сотрудников вашей компании, чтобы просмотреть все установленные политики.
• После ознакомления с этими политиками запросите встречу для обсуждения запроса со своим непосредственным руководителем или менеджером.
• Если вы работаете в профсоюзе, вы можете поговорить с представителем профсоюза, чтобы уточнить информацию и ответить на вопросы о льготах, на которые вы имеете право в соответствии с политикой компании.
• После встречи немедленно отправьте официальное письмо с просьбой об уходе и изложением деталей.
• Убедитесь, что в письме вашему работодателю предоставлена ​​вся информация, необходимая для утверждения запроса.

Образец письма с просьбой об отпуске

Ниже приведен базовый формат официального письма с просьбой об отпуске:

John Smith

123 Green Street

New York, 45 New York 92 10344

Телефон: 999 123-4567

Эл.