ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Объяснительная записка об опоздании на работу — образец

Для чего нужна объяснительная записка?

Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.

Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.

Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.

Если работник не представляет объяснительную, его нужно уведомить о необходимости составления такого документа.

Как составить уведомление работнику о необходимости дать письменные объяснения, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Объяснительная за опоздание: структура документа

То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:

• дата составления;
• заголовок — «Объяснительная записка»;
• сведения о составителе записки и о том, кому она адресована;
• текстовый блок с разъяснениями в отношении проступка;
• Ф. И.О. и подпись сотрудника.

В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.

Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2–4 размера больше основного.

Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.

Как составить текст объяснительной?

В объяснительной записке должны найти отражение:

• точные даты, время осуществления сотрудником действий, на которые он ссылается, события, в которых он участвовал;
• причины, непосредственно предопределившие опоздание на работу.

При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.

Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».

Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.

Каков оптимальный объем объяснительной?

Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.

Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.

В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.

Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?

Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания

В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).

Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.

Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?

Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.

Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).

Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.

Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф. И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.

Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?

Загрузить бланк и образец объяснительной за опоздание, подготовленный нашими экспертами, вы можете беспллатно, кликнув по картинке ниже.

Объяснительная записка об опоздании на работу Скачать

Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается давать объяснения о причинах опозданий. В этом случае нужно составить акт об отказе работника от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины.

Как правильно составить такой документ и в течение какого времени его нужно оформить, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобу все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Итоги

Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.

Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).

Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях:

• «Как составить докладную записку (правила, бланк, образец)?»;
• «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

 

Объяснительная по систематическому опозданию на работу на 15-20 минут. — Юстива

Здравствуйте. Если у работника на руках есть документ, который оправдывает факт опоздания, он должен приложить его к записке. Например, если работник опоздал по вине неожиданной аварии на железной дороге или в метро, на конечной станции ему могут выдать официальный документ о том, что опоздание произошло по не зависящим от данного гражданина причинам.

Примерный текст объяснительной при опоздании на работу должен выглядеть так:

Генеральному директору

ООО «Неромашка»

Скубину Р.О.

Объяснительная записка

10.07.2018 года №41

Об опоздании на работу

Я, Ростовкин Пётр Олегович, опоздал на работу 10.07.2018 года на 1 час, так как на одной из железнодорожных станций по пути моего следования произошла поломка путей. По этой причине все электропоезда шли с небольшим опозданием.

Справку о данном происшествии я прилагаю.

Системный администратор (подпись) Ростовкин Пётр Олегович

Проспали

Когда сотрудник вовремя не явился на работу по той причине, что он проспал, работодатель не воспринимает это как уважительную причину. Кроме того, работник не может подтвердить именно тот факт, что у него не сработал будильник. Поэтому при написании объяснительной «проспал на работу» не желательно указывать.

Кроме того, в объяснительной части служебной записки не нужно писать именно «проспал». Желательно указать «не сработал вовремя будильник». Хотя не каждый работодатель нормально среагирует на такую причину опоздания. Поэтому стоит ориентироваться по обстоятельствам.

Опоздание из-за пробок

Многие добираются на работу на своём автомобиле. Но, к сожалению, на дорогах возникают пробки. Причины могут быть разные – от поломки автомобиля до ДТП.

Если причиной образования пробки стало ДТП, то можно взять у сотрудников ДПС документ, подтверждающий сей факт. Этот документ нужно будет приложить к объяснительной «опоздал из-за пробок».

Но если работник не может подтвердить свои слова, то лучше такую причину не указывать. Из-за своей распространённости, данная причина перестала быть уважительной. Кроме того, проверить подлинность слов сотрудника довольно трудно, но не нереально. Работодатель может проверить наличие или отсутствие пробок на том или ином участке дороги, промониторив интернет-порталы, которые регулярно публикуют сведения о пробках на дорогах. Попавшись один раз на лжи, можно потерять доверие начальника надолго!

Опоздание на работу из-за транспорта

Работники добираются к своим рабочим местам не только на машинах, но и на общественном транспорте. А он имеет свойство ломаться, но не часто. Поэтому злоупотреблять этой причиной не стоит. Начальник может легко проверить факт поломки троллейбуса, трамвая или автобуса, позвонив в автопарк.

Если сотрудник знает, что ему всё равно предстоит объяснение с начальством, он может попросить водителя зафиксировать факт поломки транспорта в письменном виде. Этот документ он приложит к объяснительной «опоздание на работу из-за транспорта».

Точно также стоит поступить, если работник опоздал из-за неполадок на железной дороге. Нередко электрички отменяют в последний момент. В этом случае, можно взять в кассе станции отправления справку о том, что электричка была отменена по тем или иным причинам. Эту справку нужно будет приложить к записке.

В зависимости от начальства, если сотрудник может подтвердить причину опоздания документом, то записку можно не писать. Достаточно будет предъявить руководителю оправдательный документ.

Как правильно писать пояснения. Пример объяснительной записки об опоздании на работу

У каждого бывают иногда «проколы» на работе — опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т.п. Чего следует ожидать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 ТК РФ предусматривает, что применению работодателем дисциплинарного взыскания к работнику в случае нарушения должно предшествовать письменное объяснение последнего. То есть с него нужно взять объяснительную записку. Что это? Как писать пояснительные записки? Столкнувшись с этим впервые, часто теряешься и начинаешь паниковать. Между тем все не так страшно.

Объяснительная записка – документ, содержащий официальную версию произошедшего от имени «оштрафованного» сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение не является основанием для обращения взыскания. Но в этом случае (при отсутствии объяснительного документа в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может это требовать?

Отсюда вывод — требовать объяснения имеет право работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов этого права не имеет). А другой — лучше написать объяснительную, чтобы максимально прояснить ситуацию и документально зафиксировать уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с властями, объяснительная является официально принятым документом, который может сыграть в вашу пользу.

Отсутствие его дает право властям интерпретировать ваши действия по своему усмотрению.

Не ври!

Существуют негласные правила написания пояснительных записок, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной лжи. Вероятность уличить в неблагонадежности очень высока, а ваша ложь еще больше навредит вашей репутации.

Не пытайтесь свалить вину на коллег, так как в этом случае с них тоже потребуют разъяснений. Каждый предоставит свою версию, и пока неизвестно, какие подробности могут всплыть. И вы обязательно наживете себе врагов.

«Я не знал…»

Не пишите, что вам что-то не объяснили и ничему не научили. Есть должностная инструкция, вы ее подписали при приеме на работу. Обычно в нем должны быть четко прописаны все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций. Перед написанием пояснительных записок лучше еще раз пройтись по его положениям, чтобы точно знать, что писать не обязательно.

Если вы упорствуете в собственном невежестве, работодатель потребует объяснительную записку от вашего непосредственного начальника, который при вашем назначении был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше пояснений от коллег.

Инструкция — наше все

Как написать пояснительные записки по всем правилам? Чтобы придать вес документу, его лучше составить, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи могут быть представлены как неверная интерпретация. И если очень хочется кого-то обвинить, без лишних эмоций ссылайтесь на недоразумения на почве разного толкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, предвзятое отношение.

Маленькая хитрость: чтобы минимизировать чувство вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не «Объяснительная», а «Пояснительная записка».

Если ваше нарушение слишком явное, и выкручиваться нет смысла, лучший выход — сослаться на болезнь, плохое самочувствие, переутомление на работе. При этом в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуются не допускать этого.

Письменная форма

Как правильно написать объяснительную? Все пояснительные записки пишутся по определенному шаблону, включающему, прежде всего, указание на организацию, должность и имя лица, которому она адресована. Затем — от кого именно (тоже с указанием должности) и название «Пояснительная (или пояснительная) записка».

Текст, как правило, начинается со слов «Относительно…» или «Относительно…», после чего следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по существу.

В конце пояснения указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она нужна

В каких случаях составляется объяснительная записка на работе? Перечень возможных ситуаций предусмотрен в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их поближе.

Чаще всего объяснительные пишут по делам о нарушении трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздание, отсутствие на рабочем месте в течение 4 и более часов, появление на работе в нетрезвом виде. Кстати, в последнем случае вас могут сразу уволить.

Проверить верификатор

Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их результатам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вами пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта с предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не утруждая себя проверкой актуальности законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как написать объяснительную записку в этом случае? В своих интересах следует сопоставить предполагаемые нарушения с пунктами должностной инструкции. В некоторых случаях может оказаться, что нарушения как такового не было. Укажите это в сопроводительном документе. Если акты составлены не по форме или не содержат отсылок к нормативным положениям, доказать факт нарушения будет сложно, а то и невозможно.

Ох уж эти коллеги…

Еще вариант встречается, когда служебная записка «накатала» из соседнего отдела или структурного подразделения. Для этого может быть много причин. Как ответить? Если претензии предъявляются вышестоящим органом, лучше сообщить подробно, чтобы избежать недоразумений.

Когда крадутся коллеги того же уровня, что и вы, не лишним будет выяснить подоплеку происходящего и представить начальству собственную версию. Как написать объяснительную в этой ситуации? Вопрос не простой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что нужно написать, когда объяснения неизбежны?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (распространенный вариант). Строго говоря, в нынешнем ТЦ нет понятия «задержка». В законе используется термин «рабочее время» и говорится об «отсутствии на рабочем месте без уважительной причины». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вы не находились на работе в любое время в течение рабочего дня.

Какие санкции? Если из-за вашего отсутствия производство по делу не прекращено и убытки не понесены, максимальное наказание – выговор или замечание. А вот понятие «опоздание» обычно регулируется собственным (внутренним) регламентом организации, который вы подписали при приеме на работу.

Не заблудись

Пример объяснительной записки об опоздании на работу затруднительно принести — каждый случай индивидуален. Но общие принципы его написания, безусловно, существуют. Эта бумага, как и другие, пишется на имя руководителя и несет в себе пояснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указать дату составления и, конечно же, личную подпись.

Если вы планируете и дальше оспаривать надвигающиеся последствия опоздания, позаботьтесь о написании этого документа в двух экземплярах. Первый пойдет в офис, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу — это когда после указания причин нарушения уточняется наше отношение к ситуации, например, «на основании всего изложенного считаю причиной опоздания поздно», чтобы проявить уважение. »

При наличии каких-либо документов, обосновывающих отсутствие на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и др.), они должны быть приложены к объяснительной.

Вы прогуливаете занятия

В случае прогула, которым ТК считает отсутствие в течение 4 часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может быть форс-мажорная ситуация – например, курьер организации задержан сотрудниками полиции при исполнении служебных обязанностей и доставлен в отделение для установления личности. Более того, у него не было возможности связаться с начальством и прояснить ситуацию. В обоснование необходимо предоставить копию протокола.

Если работник длительное время «терялся» на работе (возможна ситуация, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины этого могут быть самые разные. Например, острая зубная боль и срочный визит к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно уйти с работы. Затем нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени вашего пребывания на приеме.

Если у вас есть телесные повреждения

Не каждое пояснение связано с ошибкой. Иногда это необходимо по независящим от вас обстоятельствам. Например, в случае травмы. Если вы получили травму, что фиксируется больничным листом, на работе вам придется подробно описать обстоятельства произошедшего. Это необходимо для оплаты листа нетрудоспособности.

В этом случае в комиссию по социальному страхованию организации предоставляется объяснительная записка на пострадавшего. Образец его можно взять у председателя указанной комиссии. В справке должно быть описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего листок нетрудоспособности, и срока действия последнего.

Пояснение к школе

Помимо объяснительных на работе, время от времени всем родителям приходится оформлять аналогичный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно – указать причины пропуска занятий учащимися. Форма такого пояснения может быть произвольной, но лучше придерживаться определенной структуры.

Как написать объяснительную в школу?

Заголовок документа должен содержать в дательном падеже номер и наименование учебного заведения и фамилию лица, от имени которого оно пишется (обычно директора). Заголовок «Пояснительная записка» дается без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) фактически приводятся причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревнованиях или семейные обстоятельства (например, поездка куда-то).

В пояснительной записке обязательно должны стоять дата ее составления и подпись.

хороших и плохих оправданий за опоздание на работу

Кэтрин Конлан, автор монстров

Мы все опоздали на работу. Это случается с каждым в какой-то момент. Обычно все в порядке. Люди понимают. Но время от времени ваш начальник будет требовать объяснений, из-за чего вам придется искать уважительные причины, чтобы отменить работу в последнюю минуту.

В большинстве случаев, когда люди опаздывают, оправдания довольно распространены:

1. Я проспал.
2. Сначала мне нужно было отвезти детей в школу (среди многих  других оправданий по семейным обстоятельствам).
3. Моя кошка пропала.
4. Я застрял в пробке.
5. Автобус сломался.

Несомненно, ваш начальник за эти годы слышал множество оправданий, но ваша репутация на работе может определять, пользуетесь ли вы презумпцией сомнений, предлагая уникальное объяснение. Верит ли ваш начальник вам или нет, зависит от вашей общей трудовой этики и прошлого опыта.

Но иногда история становится настолько странной, что в нее трудно поверить. Вот некоторые из незнакомых оправданий опозданий на работу, которые сотрудники использовали в прошлом, по словам инсайдеров Monster:

1. Я опаздываю, потому что провел ночь в неотложной помощи после того, как меня избили и ударили ножом.
2. Я опоздаю, потому что заснул в поезде домой и пропустил свою остановку, а проснулся через три часа и не смог вернуться в тот же вечер. По словам нашего источника, накануне вечером этот сотрудник был сильно пьян. И сотрудник использовал эту отговорку не раз, а дважды.
3. Я пытался подстричься сам и сделал из них ужасный беспорядок, поэтому мне пришлось найти салон, который был открыт и мог принять меня, чтобы починить это.
4. Мои дети заперли меня из дома и не пускали. Пришлось звать слесаря ​​и просить его открыть дверь, чтобы я забрал ключи, отвел детей в школу, а потом пришел на работу.
5. Я опоздал, потому что там была полиция, и они заставили нас оставаться в доме, чтобы я не мог уйти. (Это сообщение пришло от финансового директора. Все в компании поверили ей, но она забыла, что существует так много приложений о дорожном движении и происшествиях, и некоторые сотрудники решили проверить ее историю. Сюрприз: рядом с ней не было никаких полицейских действий, а скорее воодушевленных творчество с ее стороны. )

Честность — лучшая политика?

Все люди люди и совершают ошибки, поэтому вместо того, чтобы изобретать уважительные причины, чтобы отменить работу в последнюю минуту, признайтесь в своей глупости и двигайтесь дальше. Если вы опоздали, будьте честны. Вы проспали или забыли поставить будильник? Ваш ребенок заставил вас опаздывать? Целостность является ключевым. Когда вы лжете, вы подрываете это доверие, и это еще больше расстроит работодателя.

Также важно извиниться. Признайте, что вы понимаете, что это подает плохой пример и влияет на команду, и что вы предпринимаете шаги для исправления ситуации. Это лучше, чем извергать бессмысленные оправдания. Сообщите своему руководителю, что вы понимаете последствия и у вас есть стратегия по устранению проблемы. Кроме того, хронические опоздания могут в конечном итоге навредить вам.

Имеют ли значение причины опоздания?

Мы в Monster слышали множество отговорок, почему люди опаздывают на работу, от менструальных болей и проблем с автобазой до проблем с автомобилем и оправданий по семейным обстоятельствам.