ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

• Что такое объяснительная записка
• Юридическое значение объяснительной
• Психологическое значение объяснительной
• Процедура привлечения к ответственности
• Структура объяснительной
• Как грамотно написать объяснительную записку
• Особенности отдельных объяснительных
  • Технический сбой
  • Невыполнение плана
  • Производственная травма
• Срок хранения объяснительных записок

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.

По видам записки условно можно разделить на:

• Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
• Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.

Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.

Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!

Юридическое значение объяснительной

Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».

Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.

Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.

Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.

Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.

Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.

Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.

Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.

Психологическое значение объяснительной

Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.

Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.

Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.

При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.

Процедура привлечения к ответственности

В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.

Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.

Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.

Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.

Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.

После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.

За один проступок работодатель применяет одно взыскание.

Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.

Структура объяснительной

К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:

• Вводную часть

Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО.  Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.

Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.

• Описательную часть

Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.

• Мотивировочную часть

Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.

• Просительная часть

Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.

• Иные реквизиты

Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.

• Приложения

Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.

Как грамотно написать объяснительную записку

Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:

• Пишите по существу

Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».

• Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации

Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.

• Не перекладывайте вину

Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.

• Не допускайте ошибок

Постарайтесь оформить объяснительную грамотно.

Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.

• Прикладывайте доказательства

Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.

• Не указывайте заведомо неуважительные причины

Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.

Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить

Особенности отдельных объяснительных

Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.

Технический сбой

Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.

Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.

Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.

Невыполнение плана

Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.

Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.

А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.

Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.

Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!

Производственная травма

Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.

Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.

На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.

Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.

Срок хранения объяснительных записок

Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:

• о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
• о дисциплине труда хранят 3 года.

Что такое рабочее время и нормированный рабочий день

Резюмируем:

• Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
• Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
• Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
• Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
• Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
• Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
• При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.

По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.

Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.

Объяснительная записка: как писать, образец для разных случаев

. Как правильно объяснить опоздание на работу и другие обстоятельства

Обновлено 10 апреля 2023, 08:09

Shutterstock

Объяснительная записка чаще всего составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника. РБК Life выяснил, есть ли в трудовом праве понятие объяснительной записки, для чего она нужна и как ее правильно написать.

Содержание

1. Что это
2. Как написать
3. Образец
4. Можно ли не писать

Что такое объяснительная

Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.

Объяснительная помогает работнику донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее.

Дело в том, что по закону (ст. 193 ТК РФ) работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Вначале он обязан потребовать письменное объяснение — это и есть объяснительная записка. Ее нужно составить в течение двух рабочих дней [1].

При этом, отмечают юристы, просьба от руководителя написать объяснительную записку необязательно приведет к дисциплинарному взысканию. Бывает, что работодателю необходимо зафиксировать мнения сотрудников — допустим, почему не выполнен месячный план по работе.

«Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».

Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.

Shutterstock

Как написать объяснительную

1. Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
2. Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
3. Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
4. Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
5. Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.

«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

1. В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
2. В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
3. Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
4. Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».

Ирина ВолодинаЮридическая компания «Центральный округ»

Образец объяснительной

При составлении объяснительной записки можно ориентироваться на общие правила делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в нем предлагают использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, кегль 12, 13 или 14, текст выравнивать по ширине [2].

Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация: объяснительная составляется в произвольной форме.

Например, можно использовать формулировку: «По факту моего [опоздания на работу / раннего ухода с работы (число, месяц, год) ] могу сообщить следующее: [указать причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка]. Таким образом, совершенный мной проступок носит вынужденный характер».

РБК Life

Образец объяснительной записки

РБК Life

Образец объяснительной записки

Можно ли не писать объяснительную

В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.

По правилам, если работник отказывается писать записку, спустя два дня оформляется специальный акт [1]. Он и докажет то, что работодатель потребовал объяснений о проступке, но не получил их.

«Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.

Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами».

Артем ВасильевАдвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский»

«Отказываться от написания объяснительной не всегда целесообразно. При наличии объективных причин совершенного проступка, например работник опоздал из-за затопления квартиры, грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их».

Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Поделиться

Материалы к статье

Авторы

Теги

Олеся Роженцова

Вас может заинтересовать

Как написать объяснительное письмо? Образец, формат и пример

Вы здесь: Главная / Объяснительное письмо / Объяснительное письмо — Образец объяснительного письма

Последнее обновление 2 марта 2020 г. или обстоятельство, которое произошло, чтобы ответить на какой-то вопрос или заполнить пробел в документах. Это письмо можно написать на работе, в школе или в других местах.

Клиент, сотрудник или студент может написать объяснительное письмо, чтобы объяснить что-то, о чем его спрашивают. Это письмо адресовано вышестоящему органу или соответствующему лицу с запросом о ситуации или обстоятельстве.

Письмо с объяснением важно для информирования соответствующей стороны о причине ошибки, отсутствия, небрежности или инцидента, о котором они спрашивают. Такое письмо может быть использовано для устранения недопонимания, которое могло возникнуть в результате внезапных или неясных обстоятельств.

Это письмо также важно для подготовки к собеседованию, которое может последовать за выяснением обстоятельств произошедшего. Это письмо также является официальным документом для ведения учета для дальнейшего использования.

Содержание

• 1 Советы по написанию пояснительного письма
• 2 Шаблоны объяснительного письма
• 3 Образцы объяснительного письма
• 4 Пояснительное письмо Форматы электронной почты
• 5 Советы по написанию пояснений

0 буква

• Дайте точную информацию о ситуации или обстоятельствах
• Опишите факты, которые привели к текущей ситуации
• Будьте правдивы, чтобы не оказаться в затруднительном положении
• Предоставьте подтверждающие документы, если они доступны
• Опишите, что вы сделаете, чтобы внести исправления
• Держите его прямо к делу

Шаблоны объяснительных писем

Когда ваш начальник требует, чтобы вы объяснили ситуацию, важно сделать это в письменной форме. Вот шаблон объяснительного письма для справки. Для получения дополнительной информации взгляните на образцы писем ниже.

От,

_____________

_______

Дата (дата написания письма)

Кому,

________________

________________

Суб:0________________0________________ 90, _________________03________________ 0003

Настоящим пишу со ссылкой на письмо от вашего ____________ от ____________ о просроченных платежах по моему кредиту за ____________ месяцев с ____________ по ____________. Я пишу это письмо в качестве объяснения моей задержки. В настоящее время я безработный в течение ____________ месяцев с тех пор, как компания, в которой я работал, официально объявила о банкротстве ____________. Пожалуйста, найдите прилагаемое письмо с более подробной информацией от моего официального работодателя.

Приношу свои извинения за доставленные неудобства. Я подал заявку на другую работу и посетил несколько собеседований с тех пор, как потерял свою последнюю работу. В настоящее время я работаю недавно с ____________, и я надеюсь начать выплачивать свои взносы к ____________, пожалуйста, рассмотрите возможность дать мне временное согласие на выплату небольших сумм в следующие ____________ месяцев, пока я не стану финансово стабильным.

У меня хорошая репутация в плане уплаты взносов, и я сделаю все необходимое, чтобы оплатить все взносы до ____________. Надеюсь на вашу корпорацию в этом вопросе. Предлагаемый план платежей также прилагается. Пожалуйста, сообщите мне о Вашем решении относительно предложенного плана погашения.

Большое спасибо.

С уважением,

__________

(__________________)

Образцы пояснительного письма

Во избежание недопонимания о произошедшей ситуации важно подробно изложить ее в письменной форме. Вот пояснительное письмо, которое поможет вам устранить недоразумения.

From,

Milton Hodge,

55 Plymouth St.

Kingston, NY 12401

США

Кому,

Милли Дьюк,

Diginet Company

995 Myrtle Dr. Письмо с объяснением

Уважаемая госпожа Дьюк,

Настоящим я пишу это письмо, чтобы объяснить жалобу покупателя на задержку доставки товаров в его магазин на одну неделю. Я искренне извиняюсь за эту ситуацию, в результате которой клиент поставил под сомнение репутацию компании в отношении своевременной доставки. Произошла задержка в обработке запрошенных товаров, так как заводская машина G3A не работала в течение трех дней, а план производства не был выполнен в срок.

Я связался с механическим отделом, чтобы устранить проблему, и теперь машина работает эффективно. Мы также наняли эксперта-консультанта для ежемесячного обслуживания машин, чтобы предотвратить повторение такой проблемы. Я лично напишу клиенту письмо с извинениями за задержку доставки.

Пожалуйста, найдите прилагаемые документы о производстве станка G3A за последнюю неделю. Я надеюсь, что вы понимаете ситуацию и делаете все необходимое.

Спасибо за внимание.

Искренне ваш,

__________

Милтон Ходж

От,
Винсент Купер,
Банк ABC,
Номер займа: XXXXXXXXXX

Дата: 08. 06.13

3

К,

Банковский управляющий,
АВС банк.

Уважаемый сэр,

Я хочу поместить это письмо в качестве объяснения Вашему вниманию, что в настоящее время я сталкиваюсь с серьезным финансовым кризисом, так как я потерял свою последнюю работу по какой-то определенной причине. Прямо сейчас я полностью безработный, и в этой ситуации я беспомощен и не в состоянии выплатить ежемесячный EMI за кредит, который я взял в вашем банке в прошлом году для моей машины. Я изо всех сил стараюсь найти другую работу и исправить ситуацию как можно скорее. Но вы знаете, что в условиях рецессии трудно найти другую работу на короткий период времени.

Не нужно ничего говорить, так как вы очень хорошо меня знаете, и я надеюсь, вы понимаете, что у меня очень хорошая история оплаты счетов. Я никогда не опаздывал с оплатой. Я заплачу все, что должен, но теперь все, о чем я могу просить, — это немного сотрудничества со мной, чтобы я мог быстро выйти из ситуации.

Я надеюсь, что эта ситуация временная и продлится долго в будущем, и я надеюсь, что вы немного посотрудничаете, чтобы вы могли предоставить мне план с минимальной оплатой или без оплаты на следующие несколько месяцев. Я знаю, что у вас есть какое-то представление о погашении в вашем аккаунте, и надеюсь, что если вы рассмотрите мою проблему и решите ее железной рукой, вы будете очень благодарны.

Спасибо.

С уважением

____________

Винсент Купер

Заключение

Если на работе или в школе происходит что-то необычное или неожиданное, от вас могут потребовать написать объяснительное письмо. При написании такого письма важно использовать формальный язык и следить за тем, чтобы содержание было профессиональным.

Расскажите правду о текущей ситуации, опишите факты, которые привели к этой ситуации, и то, что вы можете сделать, чтобы исправить ситуацию. Предоставьте соответствующие подтверждающие документы, если таковые имеются.

Рубрика: Пояснительное письмо

Пояснительное письмо по ипотеке

Когда вы подаете заявку на ипотеку для покупки дома, вам необходимо предоставить множество документов: выписки из банка, налоговые декларации, платежные квитанции, реквизиты. по вашим долгам… и это лишь некоторые из них. В зависимости от вашего финансового положения ваш кредитор может также запросить объяснительное письмо.

Это может показаться неприятным, но это важно. Откровенно говоря, объяснительное письмо может иметь значение для одобрения кредита или нет.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о объяснительных письмах, их важности и о том, как их написать (вместе с шаблоном, которому вы можете следовать, и образцом объяснительного письма ипотечному кредитору).

Что такое объяснительное письмо?

Ипотечные кредиторы могут попросить вас написать объяснительное письмо, чтобы лучше понять ваши финансы при принятии решения о выдаче вам кредита. В то время как отдел андеррайтинга вашего кредитора анализирует такие факторы, как ваш кредитный рейтинг и доход, эти цифры могут не отражать полную картину вас как заемщика, особенно если у вас не очень большая кредитная история или вы часто пользуетесь кредитными картами. Письмо с объяснением помогает заполнить эту картину, предлагая кредиторам более глубокое понимание вашей способности погасить ипотечный кредит.

Если кредитор просит вас предоставить объяснительное письмо, воспринимайте это как требование, а не как вариант. Им нужны дополнительные разъяснения по одному или нескольким вопросам, которые они укажут. Хотя это может показаться неприятным, составление и отправка объяснительного письма стоит вашего времени. Это потому, что это может увеличить ваши шансы на одобрение ипотечного кредита. А своевременная отправка хорошо написанного письма может продемонстрировать кредитору, что вы достойный кандидат, который ставит этот процесс в приоритет.

Зачем нужно объяснительное письмо по ипотеке?

Когда кредиторы рассматривают вашу заявку на получение кредита, их цель — убедиться, что вы сможете вносить ежемесячные платежи по ипотеке. Представьте, если бы вы одалживали кому-то сотни тысяч долларов — вы, вероятно, потребовали бы конкретных доказательств того, что в конечном итоге вы также получите эти деньги обратно.

Если ваш кредитор просит вас представить объяснительное письмо, запрос, скорее всего, связан с определенной частью информации в вашем заявлении, которая вызвала тревогу. Письмо с разъяснениями — это просто способ устранить этот тревожный сигнал, который может включать:

Смена работы: Если вы меняете работу, особенно в период, предшествующий закрытию, это может быть тревожным сигналом для кредиторов о том, что необходимо подтверждение постоянной занятости и подтверждение текущего статуса надежной работы.

Проблемы из вашего прошлого, которые появляются в вашем кредитном отчете: Возможно, вы просрочили платежи по прошлому долгу. Ваше объяснительное письмо может помочь объяснить эти и другие вопросы кредитного отчета.

Открытие новой кредитной карты или высокий баланс кредитной карты: Подача заявки и открытие новой кредитной карты и/или наличие большого остатка на кредитной карте может повредить вашему кредиту. Ваше объяснительное письмо, возможно, может объяснить смягчающие обстоятельства, которые привели к этим действиям.

Крупная транзакция (снятие или депозит) на вашем банковском счете: Кредитору может потребоваться дополнительная информация о том, почему крупная сумма денег была зачислена или снята с вашего счета. Объяснение того, для чего была совершена транзакция и откуда взялись деньги, может развеять их опасения.

Непостоянный источник дохода: Если вы работаете не по найму или являетесь независимым подрядчиком, кредитору может потребоваться более точное представление о ваших доходах и источнике денег.

Возможно, было бы целесообразно заблаговременно отправить объяснительное письмо, особенно если вы знаете о потенциальном настораживающем сигнале. Поставьте себя на место того, кто просматривает вашу заявку: есть ли что-то, что может заставить их задуматься?

Допустим, в прошлом году вы взяли отпуск на восемь месяцев, чтобы помочь ухаживать за пожилым родителем — неоплачиваемый отпуск. Для кредитора, просматривающего ваши банковские выписки, вы выглядите безработным. С помощью объяснительного письма вы можете помочь своему кредитору понять, что решение о временном прекращении работы было добровольным. Это может смягчить опасения кредитора по поводу нового периода безработицы в ближайшем будущем.

Как написать письмо с объяснением

Если вам нужно отправить письмо с объяснением, не забудьте включить в него все ключевые детали традиционного делового письма — будь то почтовая или электронная почта:

• Имя кредитора и адрес
• Ваше имя (как оно указано в вашей заявке) и номер любого клиента/ссылки/файла
• Дата отправки письма и предполагаемая дата закрытия (если она известна)
• Резюме или короткое вступление, которое поможет страховщику быстро определить обсуждаемую тему
• Ваш текущий почтовый адрес, адрес электронной почты и номер телефона

Не нужно паниковать только потому, что кредитор запрашивает объяснительное письмо. Выполните следующие три шага, чтобы обеспечить мощную поддержку вашего заявления:

1. Будьте честны

Пословицу «правда сделает вас свободными» можно изменить на «правда поможет вам получить одобрение». Если ваш кредитор просит вас объяснить, очень важно быть прозрачным.

«Когда заявители на ипотеку оказываются в ситуациях, которые, по их мнению, могут негативно повлиять на решение о выдаче кредита, лучший совет — просто быть честным», — говорит Пит Бумер, исполнительный вице-президент и глава отдела распределения ипотечных кредитов PNC Bank. «В их интересах полностью раскрыть кредитору событие или события, которые могут повлиять на решение о ссуде».

2. Будьте кратки

Делитесь фактами, но придерживайтесь фактов. Роман писать не надо. Пишите кратко, сосредоточив внимание только на деталях, которые необходимо осветить. Помните, что кредиторы обрабатывают множество приложений. Вместо того, чтобы усложнять их работу серией плотных страниц, сосредоточьтесь только на информации, которую им нужно просмотреть, чтобы сделать вашу заявку на один шаг ближе к одобрению.

3. Будьте деловыми

Это письмо не похоже на обычное электронное письмо или сообщение в Slack, которое вы отправляете своему коллеге по поводу обеда. Получатель держит ключи к новой главе в вашей жизни: стать домовладельцем. Имея это в виду, подойдите к своему письму с повышенной степенью формальности. Заставьте своих бывших учителей английского гордиться безупречной орфографией, использованием заглавных букв и деловым, тщательно продуманным составом.

Шаблон объяснительного письма

Хотя точное содержание вашего письма зависит от ваших обстоятельств, вы можете использовать этот образец объяснительного письма ипотечному кредитору в качестве шаблона:

Документ

Образец объяснительного письма

Дата

Имя кредитора
Адрес кредитора
Город, штат и почтовый индекс кредитора

RE: Ваше имя и номер заявки

 

Уважаемый кредитный специалист:

 

Я пишу, чтобы объяснить отсутствие каких-либо депозитов заработной платы на моем расчетном счете [название банка] за январь и февраль этого года.

 

В течение этих двух месяцев из-за осложнений, связанных с рождением моего сына, я вынужден был взять неоплачиваемый отпуск по болезни у своего работодателя в соответствии с Законом об отпусках по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA). С тех пор я вернулся к работе на прежней должности и с полной оплатой труда. Я прилагаю еще одно письмо от моего работодателя, [его имя], которое подтверждает мой активный статус, дату, когда я возобновил работу, и мою зарплату.

 

Я готов ответить на любые дополнительные вопросы и с нетерпением жду предполагаемой даты закрытия 30 мая. штат и почтовый индекс Код
Ваш номер телефона

Если вы подали заявку с поручителем, вам также необходимо будет указать имя поручителя в письме.

Важно отметить, что пояснительное письмо можно сделать более убедительным, добавив подтверждающие данные и документы. В приведенном выше примере заемщик приложил письмо от своего работодателя, подтверждающее заявление о том, что он вернулся на работу после разрешенного отпуска.

Какой бы ни была причина, по которой вы написали объяснительное письмо, подумайте, есть ли другие документы , которые  могут подтвердить ваше заявление, и, если они у вас есть, отправьте их.

Дальнейшие действия для получения ипотечного кредита

После того как вы отправите объяснительное письмо, ипотечные кредиторы могут ответить не сразу, так что наберитесь терпения. Чтобы помочь вашему делу, убедитесь, что вы быстро отвечаете на любые дополнительные запросы. Кредиторы ценят заемщиков, которые относятся к процессу покупки жилья с той важностью, которой он заслуживает. Пока вы ждете, убедитесь, что вы готовы к последней части головоломки: закрытию. Вот что вы можете ожидать в процессе закрытия.

Что делать, если ваше объяснительное письмо отклонено

Будьте готовы: кредитор, который запрашивает ваше объяснительное письмо, может в конечном итоге отклонить его. В этом случае не сдавайтесь. Попробуйте написать новое объяснительное письмо, в котором содержится более подробная информация, которая поможет ответить на запросы кредитора, и которое подкрепляется дополнительной документацией, которую вы включаете. Тщательно подумайте обо всем, что вы могли случайно упустить из своего предыдущего объяснительного письма, и погрузитесь глубже в свои записи, чтобы подтвердить свое новое письмо.