ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПОРТАЛ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИКак вести деловую переписку на английском языке: полезные фразы и аббревиатуры
Устали от пожеланий «доброго времени суток!» и «легкого продуктивного дня» в деловой переписке? Тогда не пишите так, общаясь на английском. Анастасия Галич, одна из основательниц школы языкового развития Meliora, поделилась с нами примерами из практики переписки в Lionbridge – компании, которая является мировым лидером в секторе локализации. Среди клиентов Lionbridge – Google, Microsoft, Adobe, Motorola и другие.
Анастасия Галич
– Есть неплохая книга Commercial Correspondence издательства Oxford, в которой собраны правила и примеры по бизнес-переписке, – рассказывает Анастасия Галич. – По ней учат студентов в лингвистическом и других университетах, но зачастую эти примеры слишком официозны и сложно применимы в реальной жизни.
Я бы разделила бизнес-переписку на два вида: с партнерами и коллегами. В первом случае понятно, что писать лучше в более официальном тоне.
Но без всяких «Dear Sir/Madam…», больше в стиле business casual. Во втором случае допустимо использование аббревиатур.
1. Как уточнить дедлайнКогда необходимо указать дедлайн, то к конкретной дате или дню еще приписывают EOB (end of business day), что означает конец рабочего дня. Или SOB (start of business day) – начало рабочего дня. Еще могут уточнять временную зону, особенно если вы работаете с клиентами в США или Азии: Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET. Так как для Варшавы EOB – пять вечера, а в Mountain View это как раз 9 утра, что и есть SOB. CET в этой фразе – Central European time. Если вы пишите коллегам в своем офисе (или в одной временной зоне), достаточно будет сказать: The deadline is today EOB. Иногда можно встретить аббревиатуру EOQ (end of quarter) – «к концу квартала». Например: We are indeed working on meeting the goals by EOQ, and the progress has been steady with the exception of a few isolated issues. Другие фразы насчет дедлайнов: Please do your best to expedite, so we can deliver the project as requested (by the deadline). Please do your best to finish the task today so we can deliver on schedule. Еще в письмах часто можно встретить аббревиатуру TBD (to be determined) или TBA (to be announced), когда информация по срокам или дате еще не известна. Имея ввиду отпуск, пишут не vacation, а PTO (paid time off). Если вы решили взять отгул, то сообщить об этом лучше так: (Tomorrow) I’m OoO (on Friday). Что расшифровывается как Out of office |
Или: This goal is set by EOQ1, то есть цель должна быть выполнена к концу первого квартала.2. Как спросить о деталях проектаМногие носители английского языка любят слово follow-up, или FUP. Sorry for not following up sooner on this. Please, FUP with me ASAP. We made a few follow-ups with the manager, checking whether the project was finished and if we can close it, but never got a response. Контактное лицо, к которому вы (пере)направляете собеседника, называют POC (point of contact) : Maria is a better POC on this matter. Please get back to her.Хотите описать что-то по пунктам? На помощь придет вот эта хорошая фраза: Please find below a couple of bullets on my report’s observations:
Когда необходимо сообщить больше деталей по теме, вместо скучного I’ll let you know лучше написать: I’ll keep you in the loop или I’ll keep you posted. To include in the loop означает включить в переписку: Should you need my support to escalate this matter with any of our teams, in case of the support you receive does not meet our needs, please include me in the loop, so that I can facilitate the process. Еще в деловой переписке с иностранными коллегами часто можно встретить такие выражения: |
Оно используется как существительное и глагол. Часто его ставят в начале темы письма, чтобы сообщить о желании продолжить обсуждение какого-то вопроса. Когда от вас просят FUP, это значит, что вы должны развить тему, проинформировать о состоянии дел. Вот несколько примеров использования этого слова в предложениях:
3. Как сообщить о проблемеВ деловой переписке часто можно встретить выражение to flag. Его используют, когда хотят обратить внимание, сообщить о проблеме: Flagging you about the issue on… With this letter, I want to flag one problem to you… I’m wondering if it’s possible to fine-tune the process a little bit and ask the managers to continue flagging similar cases just FYA (for your awareness). Чтобы уточнить, нужны ли действия или комментарии с вашей стороны или со стороны клиента, говорят on my (our) (your) end: Please let me know if any action is needed on our end. I’m not sure how the things are now organized on your end. No comments on my end. Еще мне очень нравится слово workaround, которое можно перевести как: «выход из ситуации, обходное решение»: We’ll get back to you on the sound problem workaround – thanks for flagging the issue! Please adopt the best possible workaround to minimize the problem impact. |
4. Как поставить коллег в копиюФраза Sorry to jump in, but I’d like to… используется в начале письма, когда вы стоите в копии и «встреваете» посреди переписки, чтобы дополнить или что-то сообщить. Еще в начале письма часто пишут: I hope this email finds you well! Если вы ставите адреса в BCC (скрытую копию), сообщите об этом в самом начале в теле письма перед обращением курсивом в квадратных скобках: [Addressees in BCC]. Аналогично, если вы меняете тему письма или добавляете новых адресатов в копию: [Adding Steve to the thread] @Steve, I believe the next step is on you, right? Еще примеры: [Updated subject line and audience] [Updated subject line for easier tracking] I wanted to add to the thread («добавить свой комментарий в эту переписку») and echo what Peter said. Когда кого-то исключают из CC, это также уточняется в скобках [reduced audience] курсивом. |
5. Как сообщить, что вопрос срочныйХотите обратить внимание на срочность письма или важность темы? Не нужно ставить десятки восклицательных знаков. Достаточно просто в начале темы письма поставить ключевые слова в квадратных скобках: [AtRisk], [ActionRequired], [NoteAlert], [Reminder], [Urgent], [FYI], [Follow-up], [YourInputRequired]. Например, [AtRisk][ActionRequired] Project 43355. Если вы перечисляете темы совещания, в конце списка можно приписать AOB (any other business), то есть любые другие темы, прочие вопросы. |
6. Как выразить собственное отношение к вопросуСлово IMHO в деловой переписке употребляется нечасто. Популярнее другое выражение: My two cents on this topic:… Также будет уместным добавить фразу в конце переписки: These are just my two cents, что дословно означает: «Это просто мои два цента», то есть «Мое скоромное мнение». Когда вы не уверены на 100% в том, что утверждаете в письме, можно приписать  Еще мне всегда нравится, когда используют идиомы или устойчивые выражения в переписке, это придает краску и делает общение более живым: Hi Team, if there are no fires to put out tomorrow, I will leave earlier at 4:30 pm. Let me shed some light on this issue (problem). Все примеры, описанные в тексте, реальные и применимы на практике. Ставьте фильтры и не заваливайтесь тоннами писем! Don’t get swamped with emails! |
7. Правила этикета при перепискеРекомендуется уведомлять собеседника о том, что вы получили его письмо. Хороший тон – уточнить, что вы предпринимаете какие-то действия: I confirm the safe receipt, thank you! Если совсем нет времени писать целую фразу, напишите хотя бы: Well-received. Или: Well-noted, Duly noted. Если на ваше письмо не приходит ответа, можно дружелюбно напомнить такими фразами: A friendly ping to see if you could look into this question. I’d like to circle back on the (subject) which we discussed. Если вы припозднились с ответом, напишите так: Sorry for my belated feedback, I was swamped with emails… Sorry, this is my last-minute heads-up on…. Thanks for your email and apologies for the late reply. My inbox got snowed under and I’m only now digging my way back out. |
| Больше по теме можно почитать ниже: HBR: How to write email with military precision https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision HBR: How to improve your business writing с хорошими кейсами и примерами: https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing |
I think this is a horrible idea: фразы на английском, которых следует избегать, и полезные выражения, чтобы разрешить конфликт
Интервью Юваля Харари, 4 идеи о мотивации сотрудников и 8 отраслей для старта бизнеса в 2017 году: Weekly Digest мировых новостей
Есть идея: открыть школу языкового развития Meliora, чтобы помочь беларусскому бизнесу
Фото: apple.
com, startupdaily.net, 8thlight.com
Интересно? Поделитесь с друзьями!
Как вести переговоры на английском. 5 эффективных приемов
Чтобы успешно вести переговоры, люди подолгу учатся. Но есть простые и эффективные приемы, которые работают без особой подготовки. Рассказываем про них. Для русского языка, кстати, тоже работают.
Даже на самых дружелюбных переговорах обе стороны хорошо помнят, зачем они здесь. Поэтому используйте принцип «I’ll do this if you do that» (я сделаю это, если вы сделаете вот это). Если вас просят об уступках, просите чего-то взамен (in return).
You find the most suitable venue for us, and in return, we offer free access to all our events for your company.
Вы находите для нас самую подходящую площадку, а мы взамен бесплатно приглашаем вашу компанию на все наши мероприятия.
All we ask is that you do this on time.
Все, что мы просим, — это чтобы вы успели вовремя.
В переговорах каждая из сторон имеет право отказать. Это не испортит отношения, а только обозначит ваши позиции. Если не хотите выражаться резко, вот несколько полезных фраз.
Фразы на замену резкому no:
We appreciate the offer, but…
Мы ценим ваше предложение, но…
We understand your point, but…
Мы понимаем вашу точку зрения, но…
We would be happy to do this, but…
Мы были бы счастливы это сделать, но…
Чтобы серьезно настроились прокачать деловой английский, попробуйте наш имейл-курс «Английский для работы». В нем — примеры распространенных фраз, обучающие видео и советы, как эффективно общаться с иностранными коллегами.
В конце встречи важно договориться о том, что вы собираетесь делать дальше. И обсудить дедлайны.
Что можно делать с дедлайнами:
to set the deadline — поставить дедлайн
to extend the deadline — продлить дедлайн
to meet the deadline — успеть к дедлайну
to miss the deadline — опоздать к дедлайну
И вот если вы очень не хотите, чтобы заказчик miss the deadline, важно это проговорить.
Если точные сроки пока неизвестны, попросите вернуться с ответом in the near future. Эта фраза даст понять, что вы ждете, но не хотите давить.
Еще фразы, которые пригодятся:
as soon as possible (или ASAP) — как можно скорее
whenever you are ready — когда вы будете готовы
I’m sure it won’t take us long to do something — думаю, это не займет много времени
Так собеседник будет чувствовать, что его звонок (или что там у него) очень важен для вас. Серьезно. Чем больше слова «я», тем яснее считывается, что говорящий зациклен на себе и своих заслугах. Поэтому используйте we и our, когда говорите о совместных целях и достижениях.
Our aim for this year is reaching 8 million followers on corporate Instagram.
Наша цель на этот год — 8 миллионов подписчиков в инстаграме компании.
А вот I лучше подойдет, когда вы делитесь личным опытом и мнением. Например, высказывать негатив (причем не только в деловой среде) принято из так называемой «я-позиции». Не «вы говорите оскорбительные вещи», а «мне было обидно услышать это от вас».
Unfortunately, I was unable to come to an agreement with our Italian partners. However, I have found the other company to deliver 200 purple costumes.
К сожалению, мне не удалось договориться с итальянскими партнерами. Но я нашел другую компанию, которая доставит 200 фиолетовых костюмов.
«I hear you» — это не про шаблонную фразу «Коллеги, я вас услышал», а про активное слушание.Такая тактика поможет держать ситуацию под контролем и вовремя задавать нужные вопросы.
We would welcome any suggestions that you would like to make.
Мы будем рады любым вашим предложениям.
We are here to listen to your needs and find the ways to move forward.
Мы здесь, чтобы выслушать ваши запросы и найти способы двигаться дальше.
What do you feel is needed?
Как вы думаете, что нужно делать?
Возможно, собеседник решит ответить на эти вопросы во всех подробностях. И здесь у вас две задачи. Первая — не потерять нить повествования и запомнить самое важное (и мы в вас верим!). Вторая — продолжать показывать, что вы заинтересованы.
Показать, что вы внимательно слушаете (а не размышляете, что сегодня приготовить на ужин или какой сериал на нетфликсе посмотреть), помогут короткие фразы вроде ok, I see, sure, right.
крайний срок | значение крайнего срока в словаре современного английского языка Longman
из словаря современного английского языка Longmandeadlinedead‧line /ˈdedlaɪn/ ●●○ существительное [исчисляемое]
ЗАПЛАНИРОВАННОЕ ВРЕМЯДата или время, к которому вы должны что-то сделать или завершить крайний срок для
Он пропустил крайний срок подачи заявок.
Он должен быть внесен до крайнего срока 1 июля.
Я всегда работаю под давлением, чтобы уложиться в сроки (=завершить что-то вовремя).
Они установили крайний срок 12 часов дня. жесткий/строгий крайний срок (= тот, который должен быть выполнен, но трудный) РАЗГОВОРНЫЕ ГЛАГОЛЫ иметь крайний срокЛегче усердно работать, если у вас есть крайний срок. работать в срок (= нужно закончить что-то к крайнему сроку) работать в срок. уложиться в срок (=закончить что-то к сроку) Все очень усердно работают, чтобы уложиться в срок. пропустить срок (= не успеть что-то закончить к сроку) Будут штрафы, если правительство не уложится в срок, чтобы отключить эфир загрязнение.
установить крайний срок (=определить дату, когда что-то должно быть закончено) Крайний срок установлен на 31 января.продлить крайний срок (=сделать дату или время позже, чем было раньше)Мой редактор согласился продлить крайний срок на две недели. крайний срок приближается/вырисовывается. По мере приближения крайнего срока дела становились все более неистовыми. крайний срок проходит (=дата или время, к которому вы должны что-то сделать, проходит) крайний срок уже прошел для него, чтобы собрать деньги. ПРИЛАГАТЕЛЬНЫЕ/ СУЩЕСТВИТЕЛЬНОЕ + крайний срокстрогий крайний срок (=a время или дата, когда что-то обязательно должно быть завершено) Мы работаем в очень сжатые сроки. сжатые сроки (=сложные, потому что не дают много времени, чтобы что-то сделать) Как журналист, вы должны быть в состоянии работа в сжатые сроки. крайний срок в пятницу/декабрь и т. д. Проект продолжался намного позже дедлайна в декабре. Примеры из крайнего срока Корпуса • Работа под давлением, чтобы уложиться в срок, имела мотивирующий эффект.
• Многие считают, что ранние крайние сроки для квалификации ограничивали количество инициатив. Это сделало голосование. Делегаты установили ноябрьский срок для завершения переговоров в Женеве, которые начались 19 января.95.• Этот крайний срок быстро приближается, и с конца декабря Jubilee 2000 больше не будет.• Уилсон сказал, что постарается отодвинуть крайний срок либо путем подачи в суд, либо посредством апелляции.• Я не боюсь и, несмотря на крайний срок, который придумал Леттерман, никакой срочности. • Крайний срок регистрации для участия в предварительных выборах — 18 августа. • Крайние сроки относятся к тому времени, когда будут изучены условия конвергенции. строка /ˈdedlaɪn/ существительное [исчисляемое] дата или время, к которому вы должны что-то сделать или завершить 30 сентября — крайний срок для отправки вашей налоговой декларации. Я думаю, нам нужно установить крайний срок. вчерашнего крайнего срока для подачи своего годового отчета. Суд Онтарио продлил крайний срок подачи своего плана реструктуризации до 31 января.
Успешный заявитель должен иметь возможность работать в срок в условиях давления. Он был известен как требовательный начальник, который налагал жесткие сроки выполнения.
Крайний срок Определение и значение | Dictionary.com.
[ ded-lahyn ]
/ ˈdɛdˌlaɪn /
Сохранить это слово!
См. синонимы для: крайний срок / крайние сроки на Thesaurus.com
Показывает уровень оценки в зависимости от сложности слова.
существительное
время, к которому что-то должно быть закончено или представлено; самое позднее время для завершения чего-либо: крайний срок в пять часов.
линия или предел, которые нельзя переходить.
(ранее) граница вокруг военной тюрьмы, за которую заключенный не мог выйти, не рискуя быть застреленным охранниками.
ВИКТОРИНА
Сыграем ли мы «ДОЛЖЕН» ПРОТИВ. «ДОЛЖЕН» ВЫЗОВ?
Следует ли вам пройти этот тест на «должен» или «должен»? Это должно оказаться быстрым вызовом!
Вопрос 1 из 6
Какая форма обычно используется с другими глаголами для выражения намерения?
Происхождение крайнего срока
Впервые записано в 1855–1860 гг.
; dead + line 1
ДРУГИЕ СЛОВА ИЗ крайний срок
post·dead·line, прилагательноеСлова рядом с крайним сроком
мертвая нога, мертвая буква, мертвый почтовый ящик, мертвая тяга, мертвый свет, крайний срок, статическая нагрузка, тупик, мертвая потеря, смертельный, смертельный паслен
Dictionary.com Unabridged Основано на словаре Random House Unabridged Dictionary, © Random House, Inc., 2022 г.
Слова, относящиеся к крайнему сроку
предел, период, предел времени, граница, отсечка, установленная дата, временные рамки, нулевой час
Как использовать крайний срок в предложении хотя это не означает, что стало меньше команд, которые могли бы стать лучше к крайнему сроку.
Отделение покупателей MLB от продавцов в самый странный крайний срок сделки|Нил Пейн ([email protected])|28 августа 2020 г.|FiveThirtyEight
Кроме того, Департамент социальных служб штата Калифорния, который регулирует работу домов престарелых, не предоставил к установленному сроку данные о расследовании жалоб.
Подтвержденные жалобы на дома престарелых резко упали во время пандемии|Джаред Уитлок|25 августа 2020 г.|Голос Сан-Диего , чиновникам нужен был финансист.
Утренний отчет: Сделка до сделки на Эш-стрит, 101|Голос Сан-Диего|24 августа 2020 г.|Голос Сан-Диего
Сейчас компания сталкивается с быстро приближающимся крайним сроком, чтобы заключить сделку или рискнуть перед лицом полного закрытия своего американского бизнеса.
У американского бизнеса TikTok появился новый поклонник: Oracle|Клэр Зиллман, репортер|18 августа 2020 г.|Fortune
ожидайте подачи любых заявок до первоначального крайнего срока штата на следующей неделе.
Отчет Сакраменто: Билл позволит городскому прокурору собирать больше по делам потребителей|Голос Сан-Диего|7 августа 2020 г.|Голос Сан-Диего
Это было 20 декабря 1991 года, крайний срок для первичных выборов в Нью-Гэмпшире.
Марио Куомо, разочаровывающий герой демократов, умер в возрасте 82 лет|Элеонора Клифт|2 января 2015 г.
|DAILY BEASTверность форме.
Лучшие колонки 2014 года|Джон Авлон, Эррол Луи|31 декабря 2014|DAILY BEAST
Консерваторы ясно дали понять, что хотят, чтобы республиканские лидеры использовали декабрьский крайний срок, чтобы противостоять президенту по вопросам иммиграции.
Приближающееся волнение Республиканской партии по поводу иммиграции|Патриция Мерфи|20 ноября 2014|DAILY BEAST
Наполненные проклятиями полчаса, когда моя кровь кипела, когда крайний срок подачи документов уходил в прошлое.
Дж.К. Роулинг пишет величайшую историю ужасов: Долорес Амбридж была реальной|Кевин Фэллон|31 октября 2014 г.|DAILY BEAST
Мне нравится цитата, которую Шэрон Кляйн дала в выпуске на Deadline.
Секретное оружие хорошей жены: Мэтт Чукри о «Ужасном, ужасном году Кэри Агоса»|Кевин Фэллон|27 октября 2014 г.|DAILY BEAST
Он должен был быть доставлен ровно за неделю до срока, установленного получателями за закрытие завода.
|DAILY BEAST